受信トレイメニューの基本操作

［受信トレイ］メニューでできること

専用のアップロードURLやメールアドレス宛にオンラインで送られてきたさまざまな書類（請求書・見積書・注文書・契約書・領収書・納品書など）を、直接「受取請求書」上の受信トレイで効率的に管理することができます。

1. オンライン回収に向けた事前設定
2. オンライン回収の実施
   • 「連絡先リスト」を使った取引先への案内
   • 書類送付元の操作
   • 回収後の確認および取り込み

オンライン回収の種類

※詳細は 「オンライン回収について」 をご覧ください。

基本的な操作の流れ

［受信トレイ］メニューを使用するにあたって、基本的な操作の流れをご説明します。

1. オンライン回収に向けた受信トレイの作成

受取請求書でのオンライン回収を行うためには、ご利用する受信トレイの作成が必要です。
［トレイ設定］→［追加］をクリックして作成します。

※詳細は「受信トレイでのオンライン回収について」をご覧ください。

2. オンライン回収の実施

受信トレイの作成が完了したら、オンライン回収を始めます。

「連絡先リスト」を使った取引先への案内

まずは、オンライン回収にご協力いただく取引先様にご案内を送ります。

いつものコミュニケーションの中で専用メールアドレスや専用URLを共有いただくだけでも問題ありませんが、テンプレート文章を使ったご案内を送付することも可能です。
詳細は「連絡先リストについて -  オンライン送付依頼の送信」をご覧ください。

書類送付元の操作

オンライン回収依頼を受け取った取引先様が、どのような手順で操作を行うかを説明します。

• メール送付の場合
  ​依頼メールに記載のメールアドレス宛に書類データを添付し、通常のメールと同じように送信します。
  詳細は 「共有されたURL/メールアドレスから書類を送付する方法について」 をご覧ください。
• 専用URLからのアップロードの場合
  依頼メールに記載のURLにアクセスし、専用アップロード画面から書類データをアップロードします。
  詳細は「共有されたURL/メールアドレスから書類を送付する方法について」をご覧ください。

回収後の確認および取り込み

オンラインでの書類回収が完了したら、［受信トレイ］メニューにて内容の確認と受取請求書への取り込みを実行します。

1. ［すべて］または任意の受信トレイを開いて、受信データ一覧を表示します。
   
2. 確認したい受信データをクリックし、詳細画面を開きます。
3. 内容に問題がないことが確認できましたら、［ファイル取込］をクリックします。
   
   

   インボイス（［請求書］メニュー）をご利用の方は、受信トレイから支払依頼の申請を行うことも可能です。
   申請を行う場合は、「ファイル取込」右のプルダウンから［支払依頼作成］をクリックします。

   
   ※支払依頼の操作については、「支払依頼（現場ワークフロー）について」を確認ください。
4. 「書類タイプ」 を設定し、［取込完了］をクリックします。
   • 【デフォルト書類タイプの「請求書」で取り込みを行なった場合】
     受取請求書インボイスの処理対象となり［請求書］メニューに表示されます。
   • 【デフォルト書類タイプ以外で取り込みを行なった場合】
     受取請求書キャビネットの処理対象となり［キャビネット］メニューに表示されます。
     
5. 取り込まれた書類は、［キャビネット］メニューまたは［請求書］メニュー上で確認できます。
   
6. 添付書類として取り込みも可能です。
   確認したい受信データをクリックして、詳細画面を開きます。
   内容に問題がないことが確認できましたら、［∨］→［添付資料として取り込み］をクリックします。
   
7. 取引先を選択し、添付したい元ファイルを選択し［取り込み］をクリックします。
   
8. 上記で選択したファイルが「添付」として取り込まれていることが確認できます。