受信トレイでのオンライン回収について

オンライン回収の種類

受取請求書では、下記のオンライン回収方法があります。

受信トレイの追加方法

受信トレイは、書類タイプ毎や取引先毎など、用途に応じて複数作成することが可能です。
受信トレイ毎に専用メールアドレスと専用URLが自動で作成されます。

1. ［受信トレイ］メニュー →［トレイ設定］→［追加］ボタンの順にクリックします。
   

2. 「トレイ名称」に任意の名前をつけ、各種設定内容を指定します。
   ※各設定は後で変更することが可能です。

   • 有効/無効
     デフォルトでは「有効」になっています。ラジオボタンで「無効」を選択することで、作成段階でまだ使用しない受信トレイや使用しなくなったトレイを無効にすることができます。

   • メール受取
     受取用の専用メールアドレスを発行する場合はラジオボタンで「受け取る」を選択します。

   • WEB受取
     受取用の専用URLを発行する場合はラジオボタンで「受け取る」を選択します。

     • トレイ名称をサイトに表示
       アップロードメニューにトレイ名称を表示させる場合は、「表示する」を選択します。

   • 自動取込
     受信した書類を自動で受取請求書キャビネットや受取請求書インボイスへ取り込む場合は、ラジオボタンで「自動取込する」を選択します。

     • 自動取込時に適用する書類タイプを設定します。
     • デフォルト書類タイプの「請求書」を指定した場合のみ、受取請求書インボイスの処理対象となり［請求書］メニューに取り込まれます。
     • それ以外の書類タイプを指定した場合は、受取請求書キャビネットの処理対象となり［キャビネット］メニューに取り込まれます。
       ※自動取込は添付ファイルのファイル形式がpdfの書類のみに対応しています。

   • アクセス制限
     メンバーやチーム(部門)毎に受信トレイ自体へのアクセス制限を付与することができます。
     ※書類へのアクセス制限は設定できません。
     

3. ［追加］をクリックすると、設定した内容で受信トレイが追加されます。
   

メールアドレス/URLの確認方法

［受信トレイ］メニュー→「トレイ設定一覧」画面、または任意の受信トレイをクリックして表示される画面より、作成済み受信トレイのメールアドレスとアップロードURLが確認できます。

ご利用になる受信トレイのメールアドレスやアップロードURLをお取引先様に共有し、書類送付を依頼すれば完了です。

お取引先様向けのメール送信手順については「共有されたURL/メールアドレスから書類を送付する方法について」に詳細な案内があります。
よろしければメールアドレスやアップロードURLとあわせて、お取引様に共有ください。

ファイル回収後の確認方法

専用メールアドレス・専用URLを使用して回収された書類データは、全て受信トレイメニュー内でご確認いただけます。確認および取り込み方法は下記の通りです。

通常の受取方法

1. 自身がアクセス権を持つオンラインでの受信データは、 ［受信トレイ］メニュー →［すべて］および任意で作成したトレイに格納されます。
   
2. 確認したい受信データをクリックすると、詳細情報と書類データを確認できます。
3. 内容に問題がないことが確認できましたら、［ファイル取込］をクリックします。
   

書類データがzipファイル形式またはメール本文に受取URLが記載されている場合、次の「zipファイル形式の受取方法」の手順にて書類データを確認することができます。

zipファイル形式の受取方法

パスワードなしの場合

受取請求書の専用アドレス宛にzipファイルが届くと、自動的に解凍された状態で書類データを確認できます。

パスワード付きの場合

1. 受取請求書の専用アドレス宛にパスワード付きのzipファイルが届くと、「zip解凍」のウインドウが表示されます。
2. パスワードを入力して、［解凍する］ボタンをクリックします。
   
3. 「解凍済み」となり、案内事項が表示されます。
   
4. ［受信トレイ］メニュー →［すべて］および任意で作成したトレイに、別ファイルとして格納されます。
   
5. 詳細画面を開くと、解凍された書類データを確認できます。
   

メール本文にファイル受取URLが記載されている場合

1. 自身がアクセス権を持つ受取請求書の専用アドレス宛にメールが届くと、［受信トレイ］メニュー →［すべて］および任意で作成したトレイに格納されます。
   
2. 詳細画面を開くと本文内に記載のURLが自動展開され、書類データを確認できます。
   

添付ファイルがないメールの場合

自動展開に対応していないURLが記載されているなど、何らかの理由により添付ファイルがないメールを受信した場合には、下記手順にて添付ファイルを手動でアップロードすることが可能です。

1. ファイルが添付されていないメールが届くと、「受信トレイ一覧」画面に［添付」欄が空のデータが表示されます。
   
2. ファイルが添付されていないメールを開くと、「取込可能な添付ファイルはありません」というメッセージが表示されます。
   
3. メールに対してファイルを追加したい場合は［ファイル追加］ボタンをクリックします。
   
4. 「書類の追加」画面左側の［ファイル選択］欄をクリックすると、任意のファイルが追加できます。
   
5. ファイルを追加し、必要事項を入力したら［キャビネットへ取込］ボタンをクリックします。
   
6. メールに添付ファイルが追加されます。
   
7. 以降の取込手順は「通常の受取方法」と同様です。