受信トレイでのオンライン回収について

オンライン回収の種類

受取請求書では、下記のオンライン回収方法があります。

受信トレイの追加方法

受信トレイは、書類タイプ毎や取引先毎など、用途に応じて複数作成することが可能です。
受信トレイ毎に専用メールアドレスと専用URLが自動で作成されます。

1. ［受信トレイ］メニュー →［トレイ設定］→［追加］ボタンの順にクリックします。
   

2. 「トレイ名称」に任意の名前をつけ、各種設定内容を指定します。
   ※各設定は後で変更することが可能です。

   • 有効/無効
     デフォルトでは「有効」になっています。ラジオボタンで「無効」を選択することで、作成段階でまだ使用しない受信トレイや使用しなくなったトレイを無効にすることができます。

   • メール受取
     受取用の専用メールアドレスを発行する場合はラジオボタンで「受け取る」を選択します。

   • WEB受取
     受取用の専用URLを発行する場合はラジオボタンで「受け取る」を選択します。

     • トレイ名称をサイトに表示
       アップロードメニューにトレイ名称を表示させる場合は、「表示する」を選択します。

   • 自動取込
     受信した書類を自動で受取請求書キャビネットや受取請求書インボイスへ取り込む場合は、ラジオボタンで「自動取込する」を選択します。

     • 自動取込時に適用する書類タイプを設定します。
     • デフォルト書類タイプの「請求書」を指定した場合のみ、受取請求書インボイスの処理対象となり［請求書］メニューに取り込まれます。
     • それ以外の書類タイプを指定した場合は、受取請求書キャビネットの処理対象となり［キャビネット］メニューに取り込まれます。
       

       自動取込はPDFファイルのみ対応しています。

   • アクセス制限
     メンバーやチーム(部門)毎に受信トレイ自体へのアクセス制限を付与することができます。
     ※書類へのアクセス制限は設定できません。
     

3. ［追加］をクリックすると、設定した内容で受信トレイが追加されます。
   

メールアドレス/URLの確認方法

［受信トレイ］メニュー→「トレイ設定一覧」画面、または任意の受信トレイをクリックして表示される画面より、作成済み受信トレイのメールアドレスとアップロードURLが確認できます。

ご利用になる受信トレイのメールアドレスやアップロードURLを取引先様に共有し、書類送付を依頼すれば完了です。

取引先様向けのメール送信手順については「共有されたURL/メールアドレスから書類を送付する方法について」に詳細な案内があります。
必要に応じて、メールアドレスやアップロードURLとあわせて、取引先様に共有ください。

受信データの取込方法

専用メールアドレス・専用URLを使用して回収された受信データは、全て受信トレイメニュー内で確認できます。書類データの取込方法は下記の通りです。

通常の取込方法

1. 受信データは、 ［受信トレイ］メニュー →［すべて］および任意で作成されたトレイに格納されます。
   ※アクセス権がない受信トレイにはアクセスできません。
   
2. 受信データをクリックすると、詳細情報と書類データを確認できます。
3. 内容に問題がないことを確認し、［ファイル取込］ボタンをクリックします。
   

書類データがzipファイル形式、またはメール本文に受取URLが記載されている場合は、次の「zipファイル形式の受取方法」の手順をご覧ください。

zipファイル形式の受取方法

パスワードなしの場合

受取請求書の専用アドレス宛にzipファイルが届くと、自動的に解凍された状態で書類データを確認できます。

パスワード付きの場合

1. 受取請求書の専用アドレス宛にパスワード付きのzipファイルが届くと、「zip解凍」のウインドウが表示されます。
2. パスワードを入力して、［解凍する］ボタンをクリックします。
   
3. 「解凍済み」となり、案内事項が表示されます。
   
4. ［受信トレイ］メニュー →［すべて］および任意で作成したトレイに、別ファイルとして格納されます。
   
5. 詳細画面を開くと、解凍された書類データを確認できます。
   

支払依頼申請を行う方法

オンライン回収された書類データを使って、受信情報画面から直接、支払依頼の申請を行うことができます。

1. 支払依頼に使用したい受信データをクリックします。
2. 内容に問題がないことを確認し、［Ⅴ］ボタン → ［支払依頼作成］ボタンをクリックします。
   
3. 支払依頼の新規作成画面へ遷移します。

添付資料として取り込む方法

オンライン回収された書類データは添付書類として取り込むことも可能です。

1. 添付資料として使用したい受信データをクリックします。
2. 内容に問題がないことを確認し、［Ⅴ］ボタン → ［添付資料として取り込み］ボタンをクリックします。
   
3. 添付資料として追加したい書類を選択し、［取込］ボタンをクリックします。
   

書類データをダウンロードする方法

回収した書類データをダウンロードすることも可能です。

1. ダウンロードを行いたい書類データが添付されている受信データをクリックします。
2. ［Ⅴ］ボタン → ［ダウンロード］ボタンをクリックします。
   

メール本文にファイル受取URLが記載されている場合

1. 自身がアクセス権を持つ受取請求書の専用アドレス宛にメールが届くと、［受信トレイ］メニュー →［すべて］および任意で作成したトレイに格納されます。
   
2. 詳細画面を開くと本文内に記載のURLが自動展開され、書類データを確認できます。
   

添付ファイルがないメールの場合

自動展開に対応していないURLが記載されているなど、何らかの理由により添付ファイルがないメールを受信した場合には、下記手順にて添付ファイルを手動でアップロードすることが可能です。

1. ファイルが添付されていないメールが届くと、「受信トレイ一覧」画面に［添付」欄が空のデータが表示されます。
   
2. ファイルが添付されていないメールを開くと、「取込可能な添付ファイルはありません」というメッセージが表示されます。
   
3. メールに対してファイルを追加したい場合は［ファイル追加］ボタンをクリックします。
   
4. 「書類の追加」画面左側の［ファイル選択］欄をクリックすると、任意のファイルが追加できます。
   
5. ファイルを追加し、必要事項を入力したら［キャビネットへ取込］ボタンをクリックします。
   
6. メールに添付ファイルが追加されます。
   
7. 以降の取込手順は「通常の取込方法」と同様です。