受取請求書は、電子帳簿保存法(以下『「電帳法」』)に対応しています。
本ページ内では、まず「電帳法について」で電帳法の概要についてご案内した上で、受取請求書がどのように対応しているのか、求められる要件毎に「受取請求書要件別の電帳法対応確認」で細かくご案内します。
電帳法について
定義:そもそも何?
電帳法(電子帳簿保存法)とは
今まで紙で最低7年間保管する事が義務付けられていた国税関係の帳簿書類(国税関係帳簿書類)を一定の要件を満たせばデータで保存・管理することを認めたものです。本制度により、所轄税務署への申請や、紙での保存が義務付けられていた書類の電子化が可能となりました。
また、電子取引に関わる電子データの保存が2022年1月1日より義務化された為、電子データを確実に保存・管理する必要があります。ただし、スキャナ保存については義務化されていません。
電子取引とは
「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引です。
具体的にはEDI(電子データ交換)取引、インターネットを介した取引、添付ファイルを含んだ電子メールによる取引、また受取請求書のようにインターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引のことです。
(抜粋:国税庁「一問一答:問2」)
電子データとは
最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成された電子的な書類。
「対象となる書類は?」の書類をパソコン端末などで作成したデータとなります。
(引用:国税庁「適用要件:問4」)
スキャナ保存とは
紙媒体で受領した書類を複合機・スキャナ・スマホカメラ等で電子化して保存すること。スキャナ保存により紙媒体を廃棄することができますが、決められたルールでスキャン・保存する必要があります(解像度・階調(カラー)・大きさ情報・帳簿との相互関連性の確保等)。
背景:なぜ必要なの?
長期間、物理的な紙の書類を管理すると
- 書類の保管スペースを確保する
- 書類の保管のための什器や設備の管理をする
- 書類のファイリングや整理をする
- 経年劣化によって書類の印字が汚れたり薄れたりして読めなくなる
このような企業の負担やリスクを軽減し、業務をスムーズに行うことができるようにと作られたのがこの法律です。受取請求書を使えば、請求書の処理ステータスの管理や、確認が必要になった書類の検索も簡単に行え、安心・安全に長期間保存ができます。
対象となる書類は?
国税関係帳簿書類
- 帳簿
仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕訳帳、総勘定元帳等 - 書類
貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算に関して作成した書類、領収書、請求書、契約書、納品書、見積書、注文書、検収書、送り状等
データを保存できれば良いの?
答えは「NO」です。一定の要件が必要です。
要件
-
「電子取引」で授受した電子データであること
受取請求書を通じて電子ファイルを授受した場合も含まれます。
- ネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引
- 電子メールにより取引情報を授受する取引
(引用:国税庁「一問一答:問2」)
-
電子データ保存要件をクリアしていること
- 電子データの保存先が「一定の要件に対応している」必要があります。
詳しい要件は「受取請求書要件別の電帳法対応確認」でご案内します。
- 電子データの保存先が「一定の要件に対応している」必要があります。
受取請求書要件別の電帳法対応確認
受取請求書は「電子取引」による「電子データ保存」、ならびに「スキャナ保存」に対応しています。
電帳法が定める基準について、「JIIMA」の認証チェックリストをもとに項目別に確認します。
※受取請求書はJIIMAの電子取引認証を取得済です。
電子データ保存
電子機器上で作成された帳簿や書類を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存します。電子データが改ざんされないか、信頼性が確保(「真実性の確保」)されているか確認できること、また、電子データが見やすく、検索、管理しやすくなっているか、視認性・検索機能が確保(可視性の確保)されていることが求められます。
(引用:国税庁「電子帳簿保存法上の電子データの保存要件」)
電子データ信頼性の確保(真実性の確保)
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訂正削除履歴
受取請求書では、差し替え前の書類やごみ箱へ移動した書類を確認することができ、真実性が確保されています。
※オプションとしてタイムスタンプ機能を有効にすることで、より真実性を増してご利用できます。タイムスタンプ機能が有効になると、アップロード時点で書類にタイムスタンプが付与されます。 -
保存期間
税法上の法定保存期間(7年間)中は必ずデータを保存します。なお、7年経過後についても、お客様の同意なくデータを削除する事はありません。 -
システム関係書類等の備え付け
ヘルプセンターにて、常に最新のマニュアルをご用意しています。 -
ダウンロード
受取請求書に取り込まれた書類は、PDF形式またはオリジナルのファイル形式でダウンロードすることができます。
視認性・検索機能の確保(可視性の確保)
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見読性
ディスプレイ表示
- 書類のファイルは拡大、縮小表示する事ができます。1ページを全画面で表示したり、複数枚のデータは2ページ表示で閲覧したりすることもできます。また、ファイルをデータで確認したい場合は画面からダウンロードする事もできます。
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印刷
画面から直接印刷する事も、書類をダウンロードして印刷する事もできできます。印刷の際に用紙サイズ・1枚あたりのページ数・倍率などが指定することで、明瞭さを確保し原稿サイズのまま分割せずに1枚の紙に印刷できます。
電子帳簿保存法にて定めている「解像度: 200dpi以上」「RGB256階調相当以上」のプリンタでも印刷可能です。 -
検索
- 各一覧画面において、書類情報を簡単に検索することができます。
- なお、受取請求書各一覧画面において、では「ダウンロード」機能を実装しているため、下記の要件は不要となります。
- 「日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。」
※日付の範囲指定は可能です。
- 「日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。」
-
フィルタ
- 日付「受信日」「取引日」「支払日」を指定し、一覧で表示できます。
- 各一覧画面において、特定の項目でフィルタリングを行い、合致した条件の書類を一覧で表示できます。複数の条件を指定することも可能です。
スキャナ保存
スキャナ保存制度は、取引の相手先から受け取った請求書等及び自己が作成したこれらの写し等の国税関係書類について、税務署長等の承認を受けた場合には、書面による保存に代えて、一定の要件の下で、スキャン文書による保存が認められる制度です。
参考:国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問1スキャナ保存制度はどのような内容となっていますか。」
国税関係書類のスキャナ保存要件
種別 | 対象書類 | 解像度 | 画像カラー |
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重要書類 | 請求書 納品書 契約書 領収書 など |
200dpi(A4サイズで約 387 万画素相当)以上 | 24bitカラー以上 グレースケール不可 |
一般書類 | 見積書 注文書 検収書 など |
同上 | グレースケール可 |
※電帳法の改正により解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要となったのに伴い、2024年1月1日以降に保管した書類については解像度などのファイル情報を記載しない仕様となっていますが、スキャナ時には対応した機器でスキャンする必要があります。