受取請求書キャビネットでは、書類の属性に合わせた書類タイプを作成し、タイプ別に書類を保管・閲覧することができます。この記事では、書類タイプ機能について説明します。
書類タイプとは
請求書、見積書、納品書、契約書など、書類の属性を登録できます。アップロードした各書類に 書類タイプを付与することで、書類の保管や検索を効率化します。
書類タイプの作成
書類タイプの各種設定が行えるのは、プライマリーオーナーおよびオーナーのみとなります。
- ［キャビネット］メニュー →［書類タイプ］を選択します。
- ［＋追加］ボタンをクリックします。
- 書類タイプ追加画面の名称欄に任意の書類タイプ名を入力します。
※ 表示色も任意で変更することができます。 - 電子帳簿保存法に関連する「国税関係書類」かどうかを指定します。
「国税関係書類」に該当する場合、「重要書類」または「一般書類」の指定を行います。 - 書類タイプへのアクセス制限を設定します。
制限を行う場合、アクセスを許可するメンバーやチームを指定します。
※ プライマリーオーナーとオーナーは、すべての書類にアクセスできます。 - ［追加］ボタンをクリックし、登録完了です。
［書類一覧］メニュー、および［書類タイプ］メニュー内に、追加した内容が反映されます。
※ 各書類タイプの左側の矢印をドラッグすると、表示順を並び替えることができます。
あらかじめセットされている「請求書」は、請求書メニューと共通で使用されるデフォルトの書類タイプとなり、仕訳や支払などの請求業務管理の対象となります。
キャビネットプランのみのご契約で請求書を保管したい場合には、仕訳や支払といった請求業務管理の対象外となります。
保管に加えて請求業務管理を行いたい場合には、インボイスプランの追加契約をご検討ください。
書類タイプの指定方法
書類タイプは、各書類に対して下記いずれかの方法にて指定します。
アップロード時に指定する
- ［キャビネット］メニュー →［書類一覧］にて、任意の書類タイプを選択します。
- ［+追加］ボタンをクリックします。
- アップロードしたい書類を選択し、［次へ］をクリックします。
- 「書類タイプ」欄には、デフォルトで手順1で設定した書類タイプが表示されます。
※ 必要に応じて、プルダウンから他の書類タイプに変更も可能です。 - 希望の書類タイプが選択されていることを確認したら、［アップロード］ボタンをクリックして完了です。
アップロード後に変更する
- 「キャビネット」メニュー上で、書類タイプを変更したい書類を選択します。
- 「書類情報」メニュー→「書類タイプ」のプルダウンから、別の書類タイプへ変更することができます。
※ 操作アカウントがアクセス権を持つ書類タイプのみ、表示および各種操作が可能です。
※請求書は書類ステータスが「未処理」の場合のみ書類タイプを変更可能です。
自動で分類する
書類タイプ設定から「自動分類キーワード」を設定すると、受信トレイから書類を自動で取り込む際に、AI-OCRが書類の内容を照合して、指定したキーワードと一致する書類を自動で指定の書類タイプに分類します。
設定方法は以下の通りです。
- 書類タイプ設定で任意の「自動分類キーワード」を入力して［更新］をクリックします。
※複数のキーワードを設定する場合、いずれかに一致すれば分類されます。 - 受信トレイメニューを開き、トレイ設定で「自動取込する」を選択します。
※受信トレイの自動取込設定については「書類の取り込み（アップロード）方法について」から確認できます。 - ［書類タイプ］に「自動分類」を記入します。
- ［更新］をクリックします。
自動分類されたデータはキャビネットメニューの「自動分類」でまとめて確認できます。
分類されなかった書類データは「未分類」の書類タイプに保存されます。
［未確認］タブの一覧から書類情報画面を開き、［チェック］をすると［確認済］タブに書類を移動できます。