受取請求書キャビネットでは、任意のフォルダを作成し、フォルダ別に書類を管理することができます。この記事では、フォルダ機能について説明します。
フォルダとは
運用に合わせて部署やチームなどのフォルダを登録できます。アップロードした各書類にフォルダを付与することで、書類の保管や検索を効率化します。
※現在はベータ版のため機能が限定的です。
フォルダの作成
- 「キャビネット」メニュー → ［フォルダ］を選択します。
- フォルダの利用設定で「利用する」を選択します。
※プライマリーオーナー、管理者、オーナー権限のユーザーのみに表示されます。 - ［＋追加］ボタンをクリックします。
- 「フォルダ追加」画面のフォルダ名欄に任意のフォルダ名を入力します。
- 「フォルダの場所」として既設のフォルダを上位フォルダとして選択することも可能です。
- ［追加］ボタンをクリックすれば登録完了です。
- ［フォルダ］メニュー内に、追加した内容が反映されます。
作成したフォルダの直下に下層のフォルダを作成したい場合は、フォルダ名の右に表示される［+］ボタンからフォルダを追加することも可能です。
フォルダ名左側をドラッグすることで、感覚的にフォルダの位置を変更することも可能です。
フォルダは３階層まで作成できます。
フォルダの指定方法
各書類の保管先フォルダは下記いずれかの方法にて指定できます。
アップロード時に指定する
- 「キャビネット」メニュー →「書類一覧」にて、任意の書類タイプを選択します。
- ［+追加］ボタンをクリックします。
- アップロードしたい書類を選択し、［次へ］ボタンをクリックします。
- 「フォルダ」欄にて作成済みのフォルダを選択することができます。
- 希望のフォルダが選択されていることを確認したら、［アップロード］ボタンをクリックして完了です。
受信トレイからの取り込み時に指定する
- 「受信トレイ」メニュー→任意の受信トレイにて、任意の書類を選択します。
- 右上の［ファイル取込］をクリックします。
- 「フォルダ」欄にて作成済みのフォルダを選択することができます。
- 希望のフォルダが選択されていることを確認したら、［取込完了］ボタンをクリックし、て完了です。
アップロード後に変更する
- 「キャビネット」メニュー上で、フォルダを変更したい書類を選択します。
- 「書類情報」 →「フォルダ」のプルダウンから、別のフォルダへ変更することができます。
※今後はフォルダごとのアクセス権などが実装される予定です。