受取請求書では、書類のやり取りを行う取引先の情報を効率的に管理することができます。この記事では、「取引先メニュー」の基本操作について説明します。
目次
- 取引先メニューとは
- 取引先情報として登録できる項目
-
取引先の追加
- 取引先メニューから個別追加する
- キャビネットメニューから個別追加する
- 請求書メニューから個別追加する
- CSVで一括追加する（freee会計以外）
- ワンクリック連携（freee会計） -
取引先の同期に関するエラーと解消方法について
- 全ての取引先情報が同期されない場合
- 取引先の口座情報が同期されない場合
- freee会計（取引先マスタ）の住所項目が同期されない場合
- 取引先の新規登録や編集・同期するとエラーが表示される場合
- 複数口座を登録している取引先を同期するとエラーが表示される
- 適格請求書発行事業者が「指定なし」で登録される -
取引先の編集
- 取引先メニューから個別編集する
- キャビネットメニューから個別編集する
- 請求書メニューから個別編集する
- CSVで一括更新する（freee会計以外） -
取引先の削除
- freee会計と連携していない場合
- freee会計と連携している場合 - 連絡先リスト
取引先メニューとは
取引先メニューでは、取引先に関する情報を管理することができます。
取引先情報を登録することで、AI-OCRでの読み取りが難しい書類でも正しくマッチングさせることができます。
取引先メニューは、管理者以上の権限をもつメンバーがアクセス可能です。
取引先情報として登録できる項目
| タブ | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 基本情報 | 取引先名（表示用） |
受取請求書内で表示する名称を入力してください。会計システムなどへの外部連携時にも使用される取引先名となります。 ※ 効率的な取引先管理のため、同一の取引先名称を複数登録することはできません。 |
| 基本情報 | OCR取引先名(読取対象) | 書類に記載されている名称を入力してください。OCR時のマッチング処理に使用します。 |
| 基本情報 | カナ名 | 取引先名のカナを入力する事が出来ます。 |
| 基本情報 | 国税登録名 | インボイス番号のAPI照会時に自動保存されます。手動での編集は行えません。 |
| 基本情報 | コード | 社内管理用に任意で取引先コードを設定いただけます。 ※freee会計の取引先マスタ上で取引先コードを[使用しない]に設定している場合、このコードは自動生成されます。 |
| 基本情報 | ドメイン | 取引先のメールドメインを登録できます。メール受信時のマッチングに使用します。 |
| 基本情報 | 電話番号 |
取引先に紐づく電話番号を登録できます。 ※国内、国際両方に対応しております。 |
| 基本情報 | 「番号で取引先を判定」のチェックボックス |
登録した電話番号がOCR対象の書類内に含まれる場合に、取引先判定に電話番号を使用するかを選択できます。 チェックを入れると、社名に印影が重なっている場合などに認識率が向上します。 |
| 基本情報 | 法人区分 | 法人または個人を選択してください。 |
| 基本情報 | メモ | 取引先に関するメモを入力できます。 |
| 支払情報 | 締め日 | 取引先さまの締め日を登録できます。 |
| 支払情報 | 支払いサイト（月） | 月を選択できます。 |
| 支払情報 | 支払いサイト（日） | 日にちを入力できます。 |
| 支払情報 | 振込手数料の負担 | 振込手数料の負担を先方/当方から選択できます。 |
| 支払情報 | 振込先 |
振込先情報として以下を設定できます。
|
| 住所情報 | 国内/国外 | 国内か国外かを選択します。 |
| 住所情報 | 郵便番号 | 郵便番号を入力します。 |
| 住所情報 | 都道府県 | 都道府県を入力します。 |
| 住所情報 | 市区町村・番地 | 市区町村・番地を入力します。 |
| 住所情報 | 建物名・部屋番号など | 建物名・部屋番号などを入力します。 |
| インボイス | インボイス制度／免税区分 | インボイス制度対応に関する情報を登録できます。 |
| インボイス | 法人番号／インボイス登録番号 | 国税庁発行の番号を登録できます。 |
| インボイス |
インボイス対応の確認状況 ※法人番号/インボイス番号を入力すると表示されます。 |
法人番号/インボイス番号からインボイス制度への対応状況を照会し、そのステータスを表示します。 詳細は「取引先のインボイス対応状況照会について」をご確認ください。 |
| インボイス |
照会ボタン ※法人番号/インボイス番号を入力すると表示されます。 |
国税庁が提供しているAPIを活用して、法人番号からインボイス制度への対応状況を照会します。 |
取引先の追加
下記いずれかの方法で、取引先を追加することができます。
取引先メニューから個別追加する
- 取引先メニュー →「取引先リスト」→［追加］ボタンの順にクリックします。
- 取引先画面にて取引先の情報を入力後、［更新］ボタンをクリックすると完了となります。
※タブを切り替えて、各種情報を入力が可能です。
キャビネットメニューから個別追加する
- キャビネットメニュー→「書類一覧」から書類タイプを選択し、追加したい取引先の書類をクリックします。
- 取引先欄をクリックし、［＋”〇〇〇”を取引先に追加］を選択します。
- 取引先画面にて取引先の情報を入力後、［追加］をクリックして完了となります。
請求書メニューから個別追加する
- 請求書メニュー→「請求書一覧」から追加したい取引先の書類をクリックします。
- 取引先欄をクリックし、［＋”〇〇〇”を取引先に追加］を選択します。
- 取引先画面にて取引先の情報を入力後、［追加］をクリックして完了となります。
CSVで一括追加する （freee会計以外）
- 取引先メニュー →「取引先リスト」→［インポート］ボタンの順にクリックします。
- ［空白データ］または［サンプルデータ］をダウンロードします。
※ サンプルデータには参考用の項目例が入力された状態でダウンロードされます。 -
必要項目を入力して、csvファイル形式で保存します。
インポートメニューの［ファイル選択］で対象ファイルをセットし、［一括作成］ボタンをクリックし、完了です。
一括追加用csvで指定する項目
| 項目名 | 必須／任意 |
|---|---|
| 取引先コード | 必須 |
| 取引先名（表示用） | 必須 |
| OCR取引先名（読み取り対象） | 必須 |
| カナ名 | 任意 |
| 法人区分（個人／法人） | 必須 |
| 表示する（Yes ／ No） | 必須 |
| ドメイン （例：freee.co.jp） | 任意 |
| 電話番号１ 電話番号1を取引先判定に利用 （Yes ／No） ※電話番号1入力時は選択必須 |
任意 |
|
電話番号２ 電話番号2を取引先判定に利用（Yes ／No） |
任意 |
|
電話番号３ 電話番号3を取引先判定に利用（Yes ／No） |
任意 |
| インボイス制度／免税区分 （適格 / 免税 / 指定なし） | 必須 |
| 法人番号／インボイス番号 （Tを除く13桁） | 任意 |
| メモ | 任意 |
| 締め日 | 任意 |
| 支払サイト月 | 任意 |
| 支払サイト日 | 任意 |
| 先方負担区分 | 必須 |
| 銀行コード（※） | 任意 |
| 支店コード（※） | 任意 |
| 預金種別（※） | 任意 |
| 口座番号（※） | 任意 |
| 口座名義人名（※） | 任意 |
| 顧客コード１ | 任意 |
| 顧客コード２ | 任意 |
| EDI情報 | 任意 |
※銀行口座の情報を入力する場合は、（※）がついている項目を全て埋める必要があります。
ファイル作成時には、下記の点にご注意ください。
- 一括追加用ファイルで既存項目の更新はできません。更新と追加は分けて行う必要があります。
- コードや名称が重複している場合はエラーとなります。
- 一部項目のみコードを入力することはできません。コード入力が必要な場合、すべての項目に対してコードを入力してください。
- インポート時にエラーが発生した場合、表示されるエラー内容とエラー位置に従って修正してください。
- 「①」「❷」などの丸囲み数字や、「㈱」「㍿」などの法人格表記などの機種依存文字（環境依存文字）は文字化けの原因となり、システム間の連携に影響を及ぼす可能性があるため、利用を控えてください。
- ※旧字体（「高」⇒「髙」）などが含まれている場合、csv取り込み時にエラーとなる場合があります。この場合はCSVファイルを開き、「ファイル」→「名前をつけて保存」→「CSV UTF-8 (カンマ区切り) (*.csv)」を選択・保存した後、再度取り込みをお試しください。
ワンクリック連携（freee会計）
freee会計と連携済みの場合、ワンクリックでマスタ同期を行うことが可能です。
取引先メニュー →「取引先リスト」画面右上の［+同期］をクリックすることで、同期が完了します。
同期実行後は、受取請求書側に情報が正しく反映されているかご確認ください。
意図した通りに同期されない場合は、「取引先の同期に関するエラーと解消方法について」をご確認ください。
取引先の同期に関するエラーと解消方法について
このセクションの内容はfreee会計を利用している方が対象です。
全ての取引先情報が同期されない場合
取引先情報の項目によっては設定されている文字数制限が、freee会計（取引先マスタ）と受取請求書で異なります。
そのため、freee会計（取引先マスタ）に登録した文字数が、受取請求書の上限文字数を超えている場合は取引先情報を正しく参照できず、同期後に成功メッセージが表示されても受取請求書に取引先情報が同期されない可能性があります。
解消方法
受取請求書の文字数制限に合わせて、freee会計（取引先マスタ）の取引先情報を編集することで解消されます。
※同期時は［使用停止］も含めたすべての取引先情報を参照しています。
ひとつでも文字数制限を超えた取引先がある場合は、すべての取引先情報が同期されない可能性があります。
該当の項目は下記の通りです。
| 項目名 | 文字数 |
|---|---|
| 市区町村・番地の文字数 | 200文字以内 |
| 建物名・部屋番号 | 100文字以内 |
| 郵便番号 | 20文字以内 |
取引先の口座情報が同期されない場合
- freee会計（取引先マスタ）に登録された取引先の口座情報のうち、下記いずれかの項目が空欄の場合は、口座情報が受取請求書へ同期されない可能性があります。
- 銀行番号
- 支店番号
- 口座番号
- 受取人名（カナ）
解消方法
freee会計（取引先マスタ）の画面にて、上記すべての項目を入力後に同期を行います。
- freee会計（取引先マスタ）に登録された取引先の口座情報「受取人名（カナ）」が下記いずれかの状態の場合、口座情報が受取請求書へ同期されない可能性があります。
- 文字数が30文字を超過している
- 以下の使用できない記号が含まれている（半角・全角問わず）
- :（コロン）
- '（アポストロフィ）
- +（プラス）
- ?（クエスチョンマーク）
- ･（中黒）
解消方法
freee会計（取引先マスタ）の画面にて、以下の方法を行うと解消されます。
- 「受取人名（カナ）」を30文字以内に修正後、同期を行う。
- 使用できない記号を削除後、同期を行う。
freee会計（取引先マスタ）の住所項目が同期されない場合
freee会計（取引先マスタ）にて住所項目を「空欄」に変更した後、受取請求書で同期を行った場合、以下の事象が発生する可能性があります。
- 受取請求書に「空欄」が反映されない。
- freee会計（取引先マスタ）の住所が受取請求書の住所項目（変更前の古い情報）に上書きされる。
解消方法
既に登録されている住所項目を空欄にしたい場合はfreee会計側ではなく、受取請求書側で以下の操作を行うことで解消されます。
- 受取請求書画面で、対象の取引先の編集画面を開きます。
- 該当の住所項目を空欄にします。
- ［同期して更新］ボタンをクリックします。
取引先の新規登録や編集・同期するとエラーが表示される場合
freee会計（取引先マスタ）で取引先マスタの申請・承認機能を有効にしている場合、受取請求書の画面から取引先の新規登録や編集・同期を行うことができません。詳細は「申請・承認機能および申請経路の設定をする（取引先マスタ）」のヘルプページをご確認ください。
エラー内容
エラー：freee会計: 取引先の申請・承認機能が有効になっています。Webの取引先マスタの画面より申請を行ってください。
解消方法
freee会計の取引先マスタの申請・承認機能を「使用しない」に変更後、以下の方法で「同期」を行うと解消されます。
- freee会計の取引先マスタ画面にある「設定」メニュー →［申請・承認］をクリックする
- 作成申請・編集申請の設定を「使用しない」に変更する
※詳細は「申請・承認機能および申請経路の設定をする（取引先マスタ）」のヘルプページをご確認ください。 - 受取請求書の画面に戻り、取引先の［同期］（または［同期して更新］）をクリックする
- （freee会計側の設定を戻す場合）同期完了後、取引先マスタの申請・承認機能を「使用する」に変更する
※取引先マスタの申請・承認機能を使用し続ける場合は、受取請求書画面にて取引先の「新規登録」「編集」「同期」は行えません。
複数口座を登録している取引先を同期するとエラーが表示される
freee会計（取引先マスタ）と受取請求書で複数の口座を登録している場合、同期される口座情報はメイン口座のみとなります。なお、口座情報登録時の仕様が両者で異なるため、下記のような不具合が発生する可能性があります。
発生する不具合
受取請求書でメイン口座の変更・新規登録を行う際、更新された口座情報がfreee会計の取引先マスタにメイン以外の口座として登録済の場合、エラーが発生する
※freee会計（取引先マスタ）では「銀行番号」「支店番号」「口座種別」「口座番号」が全て同一の口座は、重複登録ができない仕様となっているためエラーになります。
受取請求書側でメイン口座以外に設定されている口座をfreee会計（取引先マスタ）側でメイン口座に設定すると、同期を行った際に、受取請求書上で口座が重複して登録されます。
※受取請求書ではメイン口座の情報のみを同期するため以下の図のように、メイン口座とメイン以外の口座の内容が重複します。
解消方法
- メイン口座を変更する場合、freee会計（取引先マスタ）で変更操作を行い、受取請求書では同期のみ行います。
- メイン口座以外の口座を変更する場合、freee会計（取引先マスタ）と受取請求書それぞれで手動修正を行います。
適格請求書発行事業者が「指定なし」で登録される
取引先情報画面の「インボイス」→ 「インボイス制度／免税区分」の項目で「免税事業者等」にチェックを入れたまま同期を行った場合、freee会計（取引先マスタ）では自動的に「適格請求書発行事業者：指定なし」として登録されます。
解消方法
この事象はfreee会計に「免税事業者」の選択肢がないことが原因のため、freee会計と会計ソフト連携している場合は、「適格請求書発行事業者」または「指定なし」をご選択ください。
取引先の編集
下記いずれかの方法で、取引先を編集することができます。
取引先メニューから個別編集する
- 取引先メニュー →「取引先リスト」の一覧画面にて、任意の取引先をクリックします。
- 内容を編集の上で［更新］ボタンをクリックし、編集完了です。
キャビネットメニューから個別編集する
- キャビネットメニュー→「書類一覧」画面にて任意の取引先の書類をクリックします。
- 取引先欄をクリックし、編集したい取引先の［編集］をクリックします。
- 取引先情報画面で編集が完了したら、［同期して更新］ボタンをクリックします。※freee会計と会計ソフト連携していない場合は、［更新］ボタンをクリックします。
請求書メニューから個別編集する
- 請求書メニュー→「請求書一覧」画面にて任意の取引先の書類をクリックします。
- 取引先欄をクリックし、編集したい取引先の［編集］をクリックします。
- 取引先情報画面で編集が完了したら、［同期して更新］ボタンをクリックします。※freee会計と会計ソフト連携していない場合は、［更新］ボタンをクリックします。
CSVで一括更新する（freee会計以外）
※こちらの方法は、freee会計と会計ソフトと連携していない場合にのみご利用いただけます。
- 取引先メニュー →取引先リスト一覧右上の［インポート］をクリックします。
- 「更新」タブをクリックします。
- ［登録済みデータ］をダウンロードします。
※ 既存の取引先情報が全て入力された状態でダウンロードされます。 - 必要項目を入力して、csvファイル形式で保存します。
- インポート→「更新」タブの［ファイル選択］ボタンからで対象ファイルをセットし、［一括更新］をクリックすれば完了です。
一括更新用csvで指定する項目（ * は必須項目）
| 項目名 | 必須／任意 |
|---|---|
| 取引先コード | 必須 |
| 取引先名（表示用） | 必須 |
| OCR取引先名（読み取り対象） | 必須 |
| カナ名 | 任意 |
| 法人区分（個人／法人） | 必須 |
| 表示する（Yes ／ No） | 必須 |
| ドメイン （例：freee.co.jp） | 任意 |
| 電話番号１ 電話番号1を取引先判定に利用 （Yes ／No） ※電話番号1入力時は選択必須 |
任意 |
|
電話番号２ 電話番号2を取引先判定に利用（Yes ／No） |
任意 |
|
電話番号３ 電話番号3を取引先判定に利用（Yes ／No） |
任意 |
| インボイス制度／免税区分 （適格 / 免税 / 指定なし） | 必須 |
| 法人番号／インボイス番号 （Tを除く13桁） | 任意 |
| メモ | 任意 |
| コード | 必須 |
ファイル作成時には、下記の点にご注意ください。
- 「コード-上書き修正用」は自動付与されます。コードは削除・編集をしないでください。
- 一括更新用ファイルで新規登録はできません。更新と追加は分けて行う必要があります。
- コードや名称が重複している場合はエラーとなります。
- 一部項目のみコードを入力することはできません。コード入力が必要な場合、すべての項目に対してコードを入力してください。
- インポート時にエラーが発生した場合、表示されるエラー内容とエラー位置に従って修正してください。
- 「①」「❷」などの丸囲み数字や、「㈱」「㍿」などの法人格表記などの機種依存文字（環境依存文字）は文字化けの原因となり、システム間の連携に影響を及ぼす可能性があるため、利用を控えてください。
取引先の削除
freee会計と連携していない場合
- 取引先メニューから対象の取引先を選択します。
- 左下の［ごみ箱］をクリックすると削除されます。
freee会計と連携している場合
freee会計と会計ソフト連携している場合、受取請求書の画面上で取引先を削除することはできません。
そのため、freee会計の取引先マスタの画面にて対象の取引先をアーカイブ（削除）します。
その後、受取請求書で［同期］を実行することで、取引先リストから削除されます。
freee会計側の詳しい操作方法については、「freee会計で取引先を登録する - 取引先をアーカイブする」よりご確認ください。
連絡先リスト
サブメニューにある「連絡先リスト」から、取引先の担当者など個別の「連絡先」の追加や管理を行うことができます。
登録済みの連絡先に対して、テンプレートを活用した「請求書送信依頼メール」を送付することも可能です。
詳しくは「連絡先リストについて」をご覧ください。