受取請求書では、書類のやり取りを行う取引先様の情報もしっかりと効率的に管理することができます。この記事では、取引先情報のマスタ管理を行うための「取引先リスト」について説明します。
目次
「取引先リスト」メニューでできること
「取引先」メニューでは、取引先に関する情報をマスタ管理できます。
取引先情報を登録することで、社判被りなどの理由によりAI-OCRでの読み取りが難しい書類でも、電話番号などをキーにして正しい取引先とマッチングさせることができます。
※旧字体（「高」⇒「髙」）などが含まれている場合、csv取り込み時にエラーとなるケースがあります。
その際はcsvファイルを開き、「ファイル」→「名前をつけて保存」→「CSV UTF-8 (カンマ区切り) (*.csv)」を選択し保存した後、再度取り込みをお試しください。
取引先情報として登録できる項目
取引先に紐づけて、下記の情報を登録することができます。
| 項目名 |
説明 |
|---|---|
| ［基本情報］取引先名（表示用） |
受取請求書内で表示する名称を入力してください。会計システムなどへの外部連携時にも使用される取引先名となります。 ※ 効率的な取引先管理のため、同一の取引先名称を複数登録することはできません。 |
| ［基本情報］OCR取引先名(読取対象) | 書類に記載されている名称を入力してください。OCR時のマッチング処理に使用します。 |
| ［基本情報］カナ名 | 取引先名のカナを入力する事が出来ます。 |
| ［基本情報］国税登録名 | インボイス番号のAPI照会時に自動保存されます。手動での編集は行えません。 |
| ［基本情報］コード | 社内管理用の取引先コードを登録できます。 |
| ［基本情報］ドメイン | 取引先のメールドメインを登録できます。メール受信時のマッチングに使用します。 |
| ［基本情報］電話番号 |
取引先に紐づく電話番号を登録できます。 ※国内、国際両方に対応しております。 |
| ［基本情報］「番号で取引先を判定」のチェックボックス |
登録した電話番号がOCR対象の書類内に含まれる場合に、取引先判定に電話番号を使用するかを選択できます。 チェックを入れると、社名に印影が重なっている場合などに認識率が向上します。 |
| ［基本情報］法人区分 |
法人または個人を選択してください。 |
| ［基本情報］メモ |
取引先に関するメモを入力できます。 |
| ［支払情報］締め日 |
取引先さまの締め日を登録できます。 |
| ［支払情報］支払いサイト（月） |
月を選択できます。 |
| ［支払情報］支払いサイト（日） |
日にちを入力できます。 |
| ［支払情報］振込手数料の負担 |
振込手数料の負担を先方/当方から選択できます。 |
| ［支払情報］振込先 |
振込先情報として以下を設定できます。
|
| ［住所情報］国内/国外 |
国内か国外かを選択します。 |
| ［住所情報］郵便番号 |
郵便番号を入力します。 |
| ［住所情報］都道府県 |
都道府県を入力します。 |
| ［住所情報］市区町村・番地 |
市区町村・番地を入力します。 |
| ［住所情報］建物名・部屋番号など |
建物名・部屋番号などを入力します。 |
|
［インボイス］インボイス制度／免税区分 |
インボイス制度対応に関する情報を登録できます。 |
| ［インボイス］法人番号／インボイス登録番号 | 国税庁発行の番号を登録できます。 |
| ［インボイス］インボイス対応の確認状況 ※法人番号/インボイス番号を入力すると表示されます。 |
法人番号/インボイス番号からインボイス制度への対応状況を照会し、そのステータスを表示します。 詳細は「取引先のインボイス対応状況照会について」をご確認ください。 |
| ［インボイス］照会ボタン ※法人番号/インボイス番号を入力すると表示されます。 |
国税庁が提供しているAPIを活用して、法人番号からインボイス制度への対応状況を照会します。 |
取引先の追加
下記いずれかの方法で、取引先を追加することができます。
メニュー上での個別追加
- 「取引先」メニュー →「取引先リスト」→［追加］ボタンの順にクリックします。
- 取引先画面にて、取引先の情報を入力します。
タブを切り替えて、各種情報を入力が可能です。 - ［更新］ボタンをクリックし、完了です。
csvでの一括作成 （freee会計以外）
- 「取引先」メニュー →「取引先リスト」→［インポート］ボタンの順にクリックします。
- ［空白データ］または［サンプルデータ］をダウンロードします。
※ サンプルデータには参考用の項目例が入力された状態でダウンロードされます。 - 必要項目を入力して、csvファイル形式で保存します。
- インポートメニューの［ファイル選択］で対象ファイルをセットし、［一括作成］ボタンをクリックし、完了です。
一括作成用csvで指定する項目
| 項目名 | 必須／任意 |
|---|---|
| 取引先コード | 必須 |
| 取引先名（表示用） | 必須 |
| OCR取引先名（読み取り対象） | 必須 |
| カナ名 | 任意 |
| 法人区分（個人／法人） | 必須 |
| 表示する（Yes ／ No） | 必須 |
| ドメイン （例：freee.co.jp） | 任意 |
|
電話番号１ |
任意 |
|
電話番号２ 電話番号2を取引先判定に利用（Yes ／No） |
任意 |
|
電話番号３ 電話番号3を取引先判定に利用（Yes ／No） |
任意 |
| インボイス制度／免税区分 （適格 / 免税 / 指定なし） | 必須 |
| 法人番号／インボイス番号 （Tを除く13桁） | 任意 |
| メモ | 任意 |
| 締め日 | 任意 |
| 支払サイト月 | 任意 |
| 支払サイト日 | 任意 |
| 先方負担区分 | 必須 |
| 銀行コード（※） | 任意 |
| 支店コード（※） | 任意 |
| 預金種別（※） | 任意 |
| 口座番号（※） | 任意 |
| 口座名義人名（※） | 任意 |
| 顧客コード１ | 任意 |
| 顧客コード２ | 任意 |
| EDI情報 | 任意 |
※銀行口座の情報を入力する場合は、（※）がついている項目を全て埋める必要があります。
ファイル作成時には、下記の点にご注意ください。
- 一括作成用ファイルで既存項目の更新はできません。更新と追加は分けて行う必要があります。
- コードや名称が重複している場合はエラーとなります。
- 一部項目のみコードを入力することはできません。コード入力が必要な場合、すべての項目に対してコードを入力してください。
- インポート時にエラーが発生した場合、表示されるエラー内容とエラー位置に従って修正してください。
- 「①」「❷」などの丸囲み数字や、「㈱」「㍿」などの法人格表記などの機種依存文字（環境依存文字）は文字化けの原因となり、システム間の連携に影響を及ぼす可能性があるため、利用を控えてください。
ワンクリック連携（freee会計）
freee会計と連携済みの場合、ワンクリックでマスタの同期を行うことが可能です。
「取引先」メニュー →「取引先リスト」→［+同期］の順にクリックし、すれば完了です。
-
全ての取引先情報が同期されない場合
取引先情報の一部項目で設定されている文字数制限が、freee会計と受取請求書で異なるため、freee会計に登録された取引先情報を受取請求書に同期する際、取引先情報を正しく参照できず、同期後に成功メッセージが表示されても受取請求書に取引先情報が同期されない可能性があります。
【解消方法】
受取請求書の文字数制限に合わせて、freee会計の取引先情報を編集する事で解消されます。
※同期時は［使用停止］も含めたすべての取引先情報を参照しています。
ひとつでも文字数制限を超えた取引先がある場合は、すべての取引先情報が同期されない可能性があります。
該当の項目は下記の通りです。
| 項目名 | 文字数 | |
|---|---|---|
| 受取請求書 | freee会計 | |
| 市区町村・番地の文字数 | 200文字以下 | 255文字以下 |
| 建物名・部屋番号 | 100文字以下 | 255文字以下 |
-
取引先の口座情報が同期されない場合
下記のいずれかの項目が、freee会計に登録された取引先の口座情報に入力されていない状態で同期を行うと、口座情報のみ受取請求書へ同期されない可能性があります。
銀行番号
支店番号
口座番号
受取人名（カナ）
【解消方法】
freee会計側で上記の項目をすべて入力したあと、同期を行うことで解消されます。
取引先の編集
下記いずれかの方法で、取引先を編集することができます。
メニュー上での個別編集
- 「取引先」メニュー →「取引先リスト」の一覧画面にて、編集したい取引先をクリックします。
- 内容を編集の上で［更新］ボタンをクリックし、編集完了です。
csvでの一括更新（freee会計以外）
- 「取引先」メニュー →「取引先リスト」→［インポート］の順にクリックします。
- 「更新」タブを選択します。
- ［登録済みデータ］からをダウンロードします。
※ 既存の取引先情報が全て入力された状態でダウンロードされます。 - 必要項目を入力して、csvファイル形式で保存します。
- インポート→「更新」タブの［ファイル選択］ボタンからで対象ファイルをセットし、［一括更新］をクリックし、すれば完了です。
一括更新用csvで指定する項目（ * は必須項目）
| 項目名 | 必須／任意 |
|---|---|
| 取引先コード | 必須 |
| 取引先名（表示用） | 必須 |
| OCR取引先名（読み取り対象） | 必須 |
| カナ名 | 任意 |
| 法人区分（個人／法人） | 必須 |
| 表示する（Yes ／ No） | 必須 |
| ドメイン （例：freee.co.jp） | 任意 |
|
電話番号１ |
任意 |
|
電話番号２ 電話番号2を取引先判定に利用（Yes ／No） |
任意 |
|
電話番号３ 電話番号3を取引先判定に利用（Yes ／No） |
任意 |
| インボイス制度／免税区分 （適格 / 免税 / 指定なし） | 必須 |
| 法人番号／インボイス番号 （Tを除く13桁） | 任意 |
| メモ | 任意 |
| コード | 必須 |
ファイル作成時には、下記の点にご注意ください。
- 「コード-上書き修正用」は自動付与されます。コードは削除・編集をしないでください。
- 一括更新用ファイルで新規登録はできません。更新と追加は分けて行う必要があります。
- コードや名称が重複している場合はエラーとなります。
- 一部項目のみコードを入力することはできません。コード入力が必要な場合、すべての項目に対してコードを入力してください。
- インポート時にエラーが発生した場合、表示されるエラー内容とエラー位置に従って修正してください。
- 「①」「❷」などの丸囲み数字や、「㈱」「㍿」などの法人格表記などの機種依存文字（環境依存文字）は文字化けの原因となり、システム間の連携に影響を及ぼす可能性があるため、利用を控えてください。
取引先の削除（freee会計以外）
- 「取引先メニュー」から対象の取引先を選択します。
- 左下の［ごみ箱］をクリックすると削除されます。
会計ソフトとしてfreee会計と連携してご利用の場合、受取請求書上で取引先の削除ができません。
freee会計上で削除を行った後、［同期］を行うことで受取請求書からも削除されます。
連絡先リスト
サブメニューにある「連絡先リスト」から、取引先の担当者など個別の「連絡先」の追加や管理を行うことができます。
登録済みの連絡先に対して、テンプレートを活用した「請求書送信依頼メール」を送付することも可能です。
詳しくは「連絡先リストについて」をご覧ください。