[Part2] 4. 勤怠ワークフロー（勤怠申請）を設定する

更新日:

勤怠ワークフロー設定では、従業員が有給休暇や残業の申請をするためのフローを設定します。

設定対象

  • freee人事労務で打刻・勤怠集計をする場合
    • 本ページの設定を行います。

設定対象外

目次

設定の目的

従業員が有給休暇や残業の申請をするためのフローを設定します。

併せて部門や役職を設定すると、「営業部に所属する従業員の申請承認は営業部の部長が行う」などの
フローを登録できます。

事前準備1：設定に必要な情報を用意する

確認するポイント

  • 有給休暇や残業の申請を承認する役職や順番をあらかじめ決めておきましょう。
    • すでに申請経路が決まっている場合は、順番や単位を整理しておきましょう。

      例

      • 従業員全員の申請を労務担当者が1人で承認する場合
        • 部門や役職の設定は不要です。
      • 1部署に対して1人の承認者が承認する場合
        • 部署ごとの承認者の役職を洗い出します。
      • 同じ部署でも、申請の内容で承認者を変えたい場合
        • 承認者ごとに何の申請を承認するかを洗い出します。
      • 部署よりも細かい組織単位で承認者を変えたい場合
        • 細かい組織単位まで部署・役職の設定が必要になるため、細かい部署・役職を
          洗い出します。
  • freee人事労務で従業員が申請できる申請を把握しましょう。
    • 使用しない申請は、後述の勤務・賃金の設定で「不使用」と設定できます。

申請の種類と内容

申請の種類 勤怠カレンダーへの反映 内容
勤務時間修正 反映される 打刻・勤怠カレンダーから登録した勤務時間の修正または削除を申請します。
有給休暇 反映される 各休暇の取得日、取得理由を申請します。
特別休暇 反映される 各休暇の取得日、取得理由を申請します。
振替休日 反映される 振替休日の休日と出勤日、取得理由を申請します。
代休 反映される 代休の取得日、取得理由を申請します。
欠勤 反映される 欠勤日、欠勤理由を申請します。
勤怠タグ 反映される 勤怠タグの付与を申請します。
残業 反映される 勤務・賃金設定から「反映する」または「反映しない」を選択できます。
遅刻 反映されない 遅刻理由を申請します。
早退 反映されない 早退理由を申請します。
休日出勤 反映されない 出勤日、出勤理由を申請します。
勤怠カスタム申請 反映されない 名称や項目など自由にカスタマイズできる会社独自の「勤怠カスタム申請」を申請します。

※勤怠カレンダーへ反映されない申請は、「理由」を取得するための申請です。
　承認しても勤務時間として登録されません。

事前準備2：設定の流れを知る

勤怠ワークフローの設定では、基本的に下記の2ステップにわけて設定します。

Step1で部門・役職を設定すると、Step2の勤怠の申請経路において
「営業部に所属する従業員の申請承認は、営業部の部長が行う」などの部署や役職に応じた
フローが登録可能になります。

そのため、「同じ部署でも申請経路を2つに分ける（承認者を2人に分ける）」など、部署と申請の単位が異なる場合は、申請経路で指定できるようにそれぞれ役職を作成しておきましょう。

※下記のように部門・役職の設定が不要な場合は、Step2. 勤怠の申請を設定する のみ行います。

  • 申請の承認者が会社全体で労務担当者1人だけの場合
  • 部門や役職情報の管理をfreee人事労務で行わない場合 など

Step1. 部門・役職を作成する

ご参考
部門を作成すると、freee人事労務で下図のような階層を持つ組織構造を設定できます。
部門名部分のスクリーンショット

  1. ［設定］メニュー→「事業所設定」内の［部門・役職］をクリックします。
    ［部門・役職］を指し示すスクリーンショット
  2. ［＋部門を追加］をクリックします。
    部門・役職設定画面で［＋部門を追加］を指し示すスクリーンショット
  3. 部門の新規作成画面で「部門名」「部門コード」「上位部門」を入力し、［保存］をクリックします。
    ※一度保存すると「上位部門」の内容は変更できなくなるため、一番上位の部門から順番に作成していきます。
    部門の新規作成画面のスクリーンショット
    「上位部門」を設定しない場合は、その部門が最上位部門 または 独立部門となります。

    設定例

    • 例1. 本社営業部の中に営業1部と営業2部がある場合
      本社営業部の中に営業1部と営業2部がある場合のイメージ図
      • ①まず、上位部門である「本社営業部」を一番先に作成します。
        このとき、上位部門は指定しません。
      • ②次に、営業1部と営業2部をそれぞれ作成します。
        上位部門に①で作った本社営業部を指定します。
    • 例2. 上位部門の無い独立した組織（創立記念プロジェクト）を作る場合
      上位部門の無い独立した組織（創立記念プロジェクト）を作る場合のイメージ図
      • 独立した組織を作る場合、作成する順番は考慮しなくて構いません。
        上位部門を指定せずに作成します。

  4. 必要な部門の分、②〜③を繰り返します。

    部門の作成が完了したら、次は役職の作成に移ります。

  5. ［役職］タブをクリックし、［＋役職を追加］をクリックします。
    ［役職］タブの［＋役職を追加］を指し示すスクリーンショット
  6. 「役職名」「役職コード」を入力し、［保存］をクリックします。
    役職の編集画面のスクリーンショット
  7. 必要な役職の分、⑤〜⑥を繰り返します。

  8. 必要な役職を作成できたら、「Step1. 部門・作成を作成する」は完了です！

    ※部署・役職と従業員との紐づけは、後の「[Part3] 2. 本人情報・所属を設定する」内で行います。

  9. 次は、Step2. 勤怠の申請経路を設定する へ進みます。

Step2. 勤怠の申請経路を設定する

「Step2. 勤怠の申請経路を設定する」では、次の流れで設定を行います。

Step2-1. 勤怠申請を有効にする

  1. ［設定］メニュー→「事業所設定」内の［申請］をクリックします。
    ［申請］を指し示すスクリーンショット
  2. ［勤怠］の［勤怠の申請機能を有効にする］に✔を入れ、［保存］をクリックします。
    ［勤怠］タブの［勤怠の申請機能を有効にする］を指し示すスクリーンショット
  3. ブラウザを更新して「申請一覧」画面が表示されたら、有効化は完了です！
  4. 次は、Step2-2. 申請経路の作成を開始する へ進みます。

Step2-2. 申請経路の作成を開始する

  1. ［設定］メニュー→「事業所設定」内の［申請経路］をクリックします。
    ［申請経路］を指し示すスクリーンショット
  2. ［＋新規作成］をクリックします。
    申請経路画面で［＋新規作成］を指し示すスクリーンショット
  3. 次は、設定したい内容に近い例のステップに進んで設定を行います。

    ステップ

Step2-3-A. 申請経路を作成する（全部署の申請を労務担当者1人が承認する場合）

  1. 「申請経路の作成」画面で、
    全部署の申請を労務担当者1人が承認する場合の設定を進めます。
    申請経路の新規作成画面のスクリーンショット

  2. 申請経路名（上図①）は、「労務承認」など任意の名称を入力します。
    この名称は、従業員が申請経路を選択する際に表示されるので、選択しやすい名称にします。

    申請の内容によって申請経路を変えたい場合
    それぞれの名称で申請経路を作成します。
    （→従業員が申請する時に、所定の申請経路名を選択してもらいます。）

    例：有給休暇の申請と勤務時間修正の申請の承認者を別にしたい場合

    • 下記のような申請経路名で、経路を作成します。
      • 申請経路1の名称：有給休暇申請用
      • 申請経路2の名称：勤務時間修正申請用
    • → 有給休暇の申請時には、従業員自身が「有給休暇申請用」の経路を
      選択して申請します。
      ※勤怠申請の内容に応じて自動で経路を判別することはできません。
  3. 説明は、空欄のままでもかまいません。
    入力した場合、従業員が申請経路を選択する画面に説明文が表示されます。
  4. 申請経路は、次のように設定します。
    • 「申請経路」（上図②）で「承認者を指定」を選択する
    • 「あらかじめ承認者を指定」（上図③）を選択する
    • ［＋承認者を指定］（上図④）から承認者の名前を選択する
      • ※すでに従業員登録・招待が完了している人のみ選択できます。
  5. この経路を適用する申請種別（上図⑤）は、「勤怠申請」に✔を入れます。
  6. ［作成する］（上図⑥）をクリックします。
  7. 画面上部に「申請経路を作成しました」と表示されたら、申請経路の作成は完了です！
  8. 次は、Step2-3.初期登録済の申請を「使用しない」に変更する へ進みます。

Step2-3-B. 申請経路を作成する（部署ごとに各部長が承認する場合）

部署ごとに各部長が承認する例

  • 営業部の従業員の申請は、営業部の部長が承認
  • 経理部の従業員の申請は、経理部の部長が承認
  1. 「申請経路の作成」画面で、
    部署ごとに各部長が承認する場合の申請経路を設定します。
    申請経路の新規作成画面のスクリーンショット
  2. 申請経路名（上図①）は、「部署自動指定」　など任意の名称を入力します。
    この名称は、従業員が申請経路を選択する際に表示されるので選択しやすい名称にします。
  3. 説明は、空欄のままでもかまいません。
    入力した場合、従業員が申請経路を選択する画面に説明文が表示されます。

  4. 申請経路は次のように設定します。

    • 「部門」（上図③）で「申請者の所属部門を自動指定」を選択する
    • 「上位部門も含めて指定する」（上図④）に✔を入れる
    • 「役職」（上図⑤）で［＋役職を指定］から「部長」を選択する

    ※2人目の承認者を追加する場合は「＋承認ステップを追加」で同じように追加します。

  5. この経路を適用する申請種別（上図⑥）は「勤怠申請」に✔を入れます。

  6. ［作成する］（上図⑦）をクリックします。

  7. 画面上部に「申請経路を作成しました」と表示されたら、申請経路を作成できました！

  8. 必要な申請経路の分、下記を繰り返します。

    • 「申請経路」画面の［新規作成］をクリック
    • → 本ステップ（Step2-3-B）の①〜⑧の手順

  9. 必要な申請経路がすべて作成できたら、対応完了です！

  10. 次は、Step2-3.初期登録済の経路を「使用しない」に変更する へ進みます。

Step2-3. 初期登録の申請経路を「使用しない」に変更する

初期状態で登録されている「承認者を指定」の名称の申請経路（下図）は、従業員が承認者を自由に指定できる設定となっています。
承認者を指定部分のスクリーンショット

freee人事労務に登録・招待されている人であれば、管理者自身を含めて誰でも承認者として指定できる経路であり、意図しない申請承認が行われる可能性があります。

 

この申請経路を従業員に使用させないようにするには、下記の手順で「使用しない」設定に変更します。

  1. ［設定］メニュー→「事業所設定」内の［申請経路］をクリックします。
    ［申請経路］を指し示すスクリーンショット
  2. 「申請経路名：承認者を指定」かつ「更新者：デフォルト」の申請をクリックします。
    承認者を指定部分のスクリーンショット
  3. 表示された画面の右上［編集］をクリックします。
    「承認者を指定の詳細」画面で［編集］を指し示すスクリーンショット
  4. 画面下までスクロールし、「この経路を適用する申請種別」の✔をすべて外します。
    申請経路の編集画面の「この経路を適用する申請種別」を指し示すスクリーンショット
  5. ［保存する］をクリックします。

  6. 画面上部に「申請経路を更新しました」と表示されたら、
    「Step2-3. 初期登録済の申請経路を『使用しない』に変更する」は完了です。

    そして、これで勤怠ワークフロー設定が完了しました！

    ワンポイントメモ

    もう1つの初期状態の経路として登録されてある「指定なし」の経路は、
    使用する申請種別に✔が入っていないため、作業不要です。

  7. 次は、[Part3] 0. 従業員情報を設定する（設定の流れを確認する） へ進みましょう。

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