追加した従業員に関して、給与計算等に必要な税(住民税・所得税)の情報を設定します。
このページでは、freee人事労務の画面上から1従業員ずつ所得税・住民税の情報を更新する場合の手順をご案内します。
CSVファイルを用いて所得税・住民税を一括更新する場合は、下記ページをご参照ください。
- ヘルプページ:「従業員の給与等を一括で更新する - 所得税の一括更新」
- ヘルプページ:「従業員の給与等を一括で更新する - 住民税の一括更新」
目次
設定の目的
従業員情報は、給与計算や各種手続き書類へ反映されます。
中でも税(住民税・所得税)は、給与から住民税や所得税を徴収するために必要です。
また、給与支払報告書などの住民税関連の書類には「特別徴収義務者指定番号」が必要であるため、
あわせて設定します。
※住民税・特別徴収義務者指定番号の設定の要否は、従業員の状況によって異なりますが、
所得税の設定は、すべての役員・従業員で必須となります。
事前準備1:設定の対象者を知る
設定の対象者は次の通りです。
所得税の設定はどの役員・従業員にも必要ですが、
住民税関連の設定は特別徴収する場合に必要となります。
メニュー | 設定 |
設定対象 |
---|---|---|
従業員情報 | 所得税 | ◎ |
住民税 |
◯ |
|
設定 | 特別徴収義務者指定番号 |
◯ |
特別徴収の対象に関しては、下記の「参考」をご参照ください。
(「参考」をスキップする場合は、事前準備2:設定に必要な書類を用意する へ進みます。)
参考:住民税を特別徴収(源泉徴収)する対象とは?
対象となる事業所
- 所得税を源泉徴収している事業主
- 原則として所得税を源泉徴収している事業主は、従業員の個人住民税を特別徴収する必要があります(地方税法)。
- ただし「事業所の総従業員数が2人以下※」の場合は、普通徴収へ切り替え可能です。
- (※他の市区町村に居住する従業員を含めた「事業所全体で給与を支払われる人数」から、後述の普通徴収の対象者を除いた従業員数)
対象となる従業員
-
前年中(1月1日〜12月31日)に給与の支払いを受けている、かつその年の4月1日時点で給与を支払われているすべての従業員
- パートやアルバイトでも、該当すれば特別徴収する必要があります。
- ただし次の場合は、「普通徴収切替理由書」を提出すれば、普通徴収にすることが可能です。
- 他の事業所で特別徴収されている場合
- 給与が少ない場合
- 年間100万円を超える給与収入のある場合、住民税の納税義務があります
- 障害者・未成年者・ひとり親・寡婦に該当している場合は、年間204万4千円以上の給与取得があると住民税がかかります。
- 給与の支払が不定期である場合
- 給与の支払が毎月でない場合など
- 退職済み、または5月末日までに退職予定の従業員の場合
- 休職等で4月1日現在で給与の支払を受けていない従業員を含みます。
- (※個人事業主のみ)事業専従者である場合
出典:東京都主税局「特別徴収Q&A」
事前準備2:設定に必要な書類を用意する
従業員に関する下記のような書類を準備しておくと、設定がスムーズです。
用意するもの | 発行時期 | 必要度 |
---|---|---|
従業員情報を管理しているエクセル等の表計算シート |
- |
必須 …住民税・所得税の入力に使用します |
源泉徴収票 | - |
必須 …所得税の入力に使用します |
住民税決定通知書 |
毎年5〜6月に、納税者を雇用する 雇用されていない場合、納税者に 転職者の場合は、次のとおりです。
|
必須 …住民税の特別徴収(源泉徴収)の場合、住民税額などの入力に使用します。 |
事前準備3:従業員情報更新に必要な設定を行う
所得税・住民税の設定の前に、事前に以下の設定を済ませておきます。
また、従業員情報の更新で必須かつ重要な操作を確認しておきます。
事前準備4:設定の流れを知る
以下のステップにわけて、税(住民税・所得税)の更新を進めます。
所要時間は5〜10分程度です。
ステップ |
設定対象 |
---|---|
Step0. 従業員詳細画面を開く | ◎ |
Step1. 所得税を設定する | ◎ |
Step2. 住民税を設定する |
◯ |
Step3. 特別徴収義務者指定番号を設定する |
◯ |
さっそく Step0. 従業員詳細画面(情報を更新する年月)を開く へ進みましょう。
Step0. 従業員詳細画面を開く
以下の手順は、「事前準備3:従業員情報更新に必要な設定を行う」 を完了した前提の手順です。
- [従業員]メニュー→[従業員情報]を開きます。
- 「従業員一覧」画面で、情報を更新したい従業員を選択します。
- 「従業員詳細」画面上部の年月ナビゲーション(年月ナビ)で、
情報を更新したい年月を選択します。
年月ナビゲーションで選択している月は、給与の支払い月です。
freee人事労務では月ごとに従業員データを持ち、給与計算します。データの参照・更新の際には、年月ナビで正しく年月を切り替えましょう。
詳細は「[Part3] 1. 年月ナビゲーション(年月ナビ)を理解する」をご参照ください。
- 年月が正しく切り替わったことを確認してから、
左メニューの[税]をクリックします。
- 税セクションが表示されたら、[編集]をクリックします。
- 編集画面が表示されたら、Step1. 所得税を設定する へ進みます。
Step1. 所得税を設定する
設定対象
- すべての役員・従業員
設定項目:計5項目
設定項目 |
設定対象 |
給与計算 | 書類作成 | 反映される主な書類 |
---|---|---|---|---|
所得税の計算 | ◎ | ◯ | ◯ |
|
所得税納税者区分 | ◎ | ◯ | ◯ |
|
所得の見積額 | ◎ | ◯ | - | - |
扶養親族等の数を自動計算 | ◎ | ◯ | - | - |
扶養親族等の数 | ◎ | ◯ | ◯ |
|
- 「Step0. 従業員詳細画面を開く」で情報を更新したい年月の「税」の編集画面を開いたら、
所得税の各項目を設定していきます。
-
所得税の計算を設定します。
所得税の計算の対象とする場合、✔を入れたままにします。次は ③へ進みます。
所得税の計算の対象外とする場合、✔を外します。次は ⑥へ進みます。所得税の計算をしない場合とは?
海外転勤者や大学教授/留学生等の場合は、所得税の計算を必要としない可能性があります。
詳しくは、国税庁サイト「非居住者等に対する課税のしくみ」「租税条約に関する届出」をご参照ください。
※ 対象としない場合は、該当月の該当従業員の支給は「課税支給」と「課税支給累計額」には含まれません。
所得税納税者区分が甲欄であっても88,000円未満により所得税が0円の場合は、所得税の計算「対象とする」のチェックを外さずに所得税の対象として自動計算を行ってください。
-
所得税納税者区分を設定します。
下記ポイントを参照して設定します(大半の従業員は「甲欄」を設定します)。
ポイント:甲・乙・丙の選択目安
- 甲
- その従業員に給与を支払っている事業者が1箇所の場合
- その従業員に給与を支払っている事業者が2箇所以上の場合は、一般的には勤務時間がより長い、または給与がより大きい場合
- ※上記のような場合は「給与所得者の扶養控除等申告書(マル扶)」を従業員に提出してもらい、甲欄を適用します。甲欄の従業員は、年末調整の対象です。
- 乙
- その従業員に給与を支払っている事業者が2箇所以上の場合、一般的には勤務時間がより短い、または給与額がより小さい場合
- ※マル扶の提出のない場合は、乙欄を適用します。乙欄の従業員は、年末調整の対象外となります。
- 丙
- 日雇いの場合
- 甲
-
所得の見積額を設定します。
ここでいう所得とは?
給与所得や副業の所得、不動産所得などを合計した、1年間のすべての所得のことです。
詳しくは、国税庁サイト「給与所得」「事業所得」「不動産所得」などをご参照ください。入力のしかた
今年1年間の所得の見積額(入社前の所得+入社後の所得)を入力します。
従業員から回収した源泉徴収票の情報を踏まえて入力します。項目の反映先
所得税の計算で必要な、配偶者控除額等の計算及び配偶者に係る扶養親族等の数の数え方に反映します。従業員の所得の見積額が900万円を超える場合で、かつ配偶者を扶養する場合、所得税額に影響があります。
上記を満たす場合、配偶者にかかる扶養親族を0人と数えます。扶養親族の人数が変わるため、毎月の給与計算の所得税額が変わります。
-
扶養親族等の数を自動計算・扶養親族等の数を設定します。
扶養親族等の数を自動計算
「する」に✔を入れておくことをおすすめします。
たとえば子供がいた場合、16歳以上であれば扶養親族として自動でカウントできます。自動計算しない場合は、✔を外します。
扶養親族等の数
自動計算する(✔有り)場合は、人数が合っているかを確認します。
自動計算しない(✔なし)場合は、その年の12月31日時点での親族・配偶者の人数を記入します。扶養親族等とは?
配偶者以外で納税者に扶養されている親族のことです。
扶養親族等の数に応じて、所得税額が変わってきます。扶養親族等の条件は、
- 納税者と生計を一にしている
- 所得金額が48万円以下である
などがあります。
詳しくは、国税庁サイト「扶養控除」をご覧ください。
- 所得税を入力できました!
- 従業員の状況に応じて、次のステップへ進みます。
次のステップ
- 該当の従業員について、住民税を特別徴収する場合
- 次は Step2. 住民税を設定する へ進みます。
- 該当の従業員について、住民税を特別徴収しない場合
- 次は ⑧へ進みます。
- 該当の従業員について、住民税を特別徴収する場合
- (住民税を特別徴収しない場合)
[保存]をクリックしたら、所得税の入力は完了です! - 次は [Part3] 10. 社会保険を設定する へ進みましょう。
(※住民税を特別徴収しない場合、本ページ内Step2〜3の設定は不要です)
Step2. 住民税を設定する
設定対象
- 住民税を特別徴収(源泉徴収)する役員・従業員、かつ住民税決定通知書が手元にある(※)場合
- ※通知書の届くタイミングは 事前準備2:設定に必要な書類を用意する を参照します。
設定対象外
- 住民税を特別徴収しない場合
- 設定不要です。次は [Part3] 10. 社会保険を設定する へ進みます。
- 特別徴収するが、通知書が手元にない場合
- 通知書が届き次第、本ステップに戻り対応します。
- 先に [Part3] 10. 社会保険を設定する へ進みます。
設定項目
設定項目 |
設定対象 |
給与計算 | 書類作成 | 反映される主な書類 |
---|---|---|---|---|
20XX年の住民税納付先の 市区町村コード |
◎ | - | ◯ |
|
20XX年◯月分 (各月の住民税額) |
◎ | ◯ | ◯ |
|
- Step1後のそのままの画面で、住民税の各項目を設定していきます。
-
20XX年の住民税納付先の市区町村コードを入力します。
その年度の納付先の市区町村コードを入力します。
※住民税の年度は、毎年6月から翌年5月です。
入力のしかた
- 空欄の場合
- 従業員が住んでいる市区町村から届く「住民税決定通知書」の情報から、市区町村コード(6桁)を調べて入力します。
- 市区町村コードは、総務省「全国地方公共団体コード」で確認できます。
- 住民票住所から自動反映された場合
- 基本的にそのままで問題ありません。
- 自動反映は、以下のように行われています。
- 前年度1月の本人情報の住民票住所から、本年度の市区町村コードへ自動反映します。
- 前年度1月の情報がない場合、本年度6月〜12月に情報があれば本年度の市区町村コードへ自動反映します。
項目の反映先
市区町村コードは、年末調整の給与支払報告書や住民税振込依頼ファイルに反映されます。
出力した住民税振込依頼ファイルは、お使いのインターネットバンキングのサイトで取り込むと、住民税を一括で振込できます。 - 空欄の場合
-
20XX年◯月分(各月の住民税額)を入力します。
ポイント
- 住民税決定通知書の納付額の◯月分とfreee人事労務の項目の◯月が一致するよう入力します。
- ◯月分の住民税は、◯月に支払う給与から控除します。
- freee人事労務の項目「20XX年◯月分」は給与支払い月ベースのため、月が一致するように入力します。
- 役員・従業員の入社時期によって会社に通知書がないが源泉徴収する場合は、従業員に各月の納税額を確認して入力しましょう。
入力例
- 正しい入力例
- 給与の支払い日が翌月の場合(例:末日締め翌10日払い)
- 6月分の住民税は、6/10に支払う給与(5/1〜5/31分給与)で控除します。
- 6月分の住民税額を、20XX年6月欄(給与支払い月の欄)に入力します。
- 誤った入力例
- 給与の支払い日が翌月の場合(例:末日締め翌10日払い)
- 7月分の住民税額を、8/10に支払う給与(7/1〜7/31分給与)で控除しようとして、
誤って20XX年8月欄に入力してしまった
- 住民税決定通知書の納付額の◯月分とfreee人事労務の項目の◯月が一致するよう入力します。
- [保存]をクリックしたら、税の設定は完了です!
- 状況に応じて、次のステップへ進みます。
次のステップ
- 「住民税決定通知書」が手元にある場合
- 次は Step3. 特別徴収義務者指定番号を設定する へ進みます。
- 「住民税決定通知書」が手元にない場合
- 次は [Part3] 10. 社会保険を設定する へ進みます。
- 「住民税決定通知書」が手元にある場合
Step3. 特別徴収義務者指定番号を設定する
設定対象
- 住民税を特別徴収(源泉徴収)する場合、かつ住民税決定通知書が手元にある(※)場合
- ※通知書の届くタイミングは 事前準備2:設定に必要な書類を用意する を参照します。
設定対象外
- 住民税を特別徴収しない場合
- 設定不要です。次は [Part3] 10. 社会保険を設定する へ進みます。
- 特別徴収するが、通知書が手元にない場合
- 通知書が届き次第、本ステップに戻り対応します。
- 先に [Part3] 10. 社会保険を設定する へ進みます。
項目の反映先
- 年末調整書類(給与支払報告書)や住民税振込依頼ファイル、退職手続き書類に反映されます。
-
[設定]メニュー→「支給・控除関連」内の[特別徴収義務者指定番号]をクリックします。
- 「特別徴収義務者指定番号」画面が表示されたら、指定番号の追加に必要な各項目を入力します。
何を見て入力する?
住民税決定通知書(毎年5月頃に会社に送付されます)を参照して入力します。必要項目
- 西暦
- 納入先(「都道府県」と「市/区」)
- 特別徴収義務者指定番号
- 必要項目を入力したら、[追加]をクリックします。
- 特別徴収義務者指定番号の追加が必要な分、③〜④を繰り返します。
- すべての特別徴収義務者指定番号を追加できたら、対応は完了です!
- 次は [Part3] 10. 社会保険を設定する へ進みましょう。