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単一の得意先の複数の事業所と取引がある、あるいは複数の部門と取引があるというケースはよくあります。そのような場合のfreee for Salesforceの運用について、注意点を説明します。
目次
freee及びfreee for Salesforceの仕様
複数の宛先の運用を検討するにあたり、考慮しておくべきfreee及びfreee for Salesforceの仕様です。
- freeeの取引先マスタには、取引先に対して親子関係を設定するなど、単一取引先に対して複数の情報を保持することを扱う機能はありません。
そのためfreeeの取引先マスタに部署情報、事業所情報等の階層構造を持たせることはできません。 - freee for SalesforceによりSalesforce上のメールアドレス情報をTo、CCに設定することがv2.80.0より可能になりました。
そのため、freeeに親子関係をコピーすることなく、freeeの取引先マスタに依存せず、それぞれの帳票に適切に宛先を設定することが可能です。
複数の宛先を運用する方法
上記の仕様により、運用方法として次の３通りを考えることができます。
Salesforceのメールアドレス情報を活用する方法（推奨）
商談等の発行元オブジェクトにメールアドレス情報を保持するフィールドを追加し、freee for Salesforceを連携することで、メール送付時のTo、CCを設定できるようになりました。
例えば、異なる部署の担当者にメールを送る必要がある場合に、A案件のレコードにはtanaka@sample.com、B案件のレコードにはyamada@sample.com…等と入力の上で連携すると、A案件、B案件で異なる担当者を送付先として設定することが可能です。
詳細な利用方法は「【freee for Salesforce】任意のメールアドレスを帳票送付時のTo, CCに設定する」をご参照ください。
メリット
- 単一の法人が単一の取引先となることで、他のfreeeの機能の利用で齟齬が生じない。
- Salesforce上で宛先が正確に設定されていれば、送り先を自動で案件に対応する形で設定ができる
デメリット
- 特になし
取引先マスタ上で分けて用いる方法
Salesforce上の取引先とfreeeの取引先が１対１で対応するように、freeeに宛先毎に取引先を作成します。
メリット
- 請求書に正しく情報を残せる。
デメリット
- レポートでの表示の粒度が各社でバラつきがでてしまう。
都度マスタ情報を更新する方法
「freee請求オブジェクト設定」によって請求書取引先名・住所・電話番号等のフィールドを連携し、請求書作成時に一時的に請求書の宛先情報の割り当てを変更することが可能です。
メリット
- 単一の法人が単一の取引先となることで、他のfreeeの機能の利用で齟齬が生じない。
デメリット
- 取引先情報が異なる請求書が発行されるため、発行の都度各フィールドの値を入れる必要がある。