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freee for Salesforceの見積書・請求書発行では、同時に作成元のオブジェクトへ書類の発行カウント数・発行日を記録する機能があります。これらに設定する数値型・日付型のフィールドには自動で処理がなされるため、カスタムフィールドの追加時は特別の配慮は必要ありません。
請求書の発行有無を確認できる他、プロセスビルダーを用いた自動化などでも活用できます。
※ 便宜上「商談」で説明していますが、他のオブジェクトから発行する場合も同様です
発行数の記録機能について
「freee請求オブジェクト設定」の基本設定・明細行設定にて、下記の項目を用意しています。
- 請求書発行カウントアップフィールド
- 見積書発行カウントアップフィールド
数値型のフィールドを設定でき、書類の発行ごとに入力値に+1されます。（設定以前の発行分は加味されない点に留意してください）
また、明細行のカウントアップフィールドについては、請求対象フラグがfalseで書類に記載されなかった場合は+1されません。
発行済み書類数の集計機能について
「freee請求オブジェクト設定」の基本設定にて、下記の項目を用意しています。
- 請求書数集計フィールド
数値型のフィールドを設定でき、書類の発行・freeeとの請求書のステータス同期の度に数値が更新されます。（対象操作があったのち、数秒から十数秒後に反映されます）
こちらでは、カウントアップフィールドとは異なり、カウントアップの設定以前のものも含めて集計値を表示できる点が異なります。
発行日付の記録機能について
「freee請求オブジェクト設定」の基本設定にて、下記の項目を用意しています。
- 最終請求更新日フィールド API参照名
- 最終見積発行日フィールド API参照名
これらへ日付型のフィールドを設定すると、以降書類の発行時に当該フィールドへ書類の発行日付が入力されるようになります。
- 日付が入力されるための条件
- 「freee請求オブジェクト設定」画面の「基本設定」タブにて、「最終請求更新日フィールド API参照名」/「最終見積発行日フィールド API参照名」に日付型のフィールドを設定している
- 日付が入力されるタイミング
- 見積書・請求書を作成したとき
- 入力される日付
- 「請求日」の設定がある場合
- 書類上に記載される発行日
- 「freee請求オブジェクト設定」画面の「基本設定」タブにおける「請求日フィールド API参照名」に設定したフィールドに入力されている日付
- 「請求日」の設定がない場合
- 操作を行った日付
- 「請求日」の設定がある場合
これにより、商談や案件等の請求書発行の元となったオブジェクト側で書類の発行状況を把握できます。作業の重複を防ぐための絞り込みや、プロセスビルダーのトリガとして活用できます。