【freee for Salesforce】Salesforceの取引先情報をfreeeに自動で連携する/関連付ける

取引先同期の概要

同期処理が実行されるタイミングと対象

取引先同期は、設定画面でfreeeの対象事業所が設定されているとき、次のいずれかによって実行されます。

• freee会計マスター取得処理が行われたとき（時間バッチまたはボタンクリック）
  
• 取引先同期設定画面の即時実行ボタンがクリックされたとき
  （※ ここから同期を実施した場合でも、取引先マスタの取得処理が同時に実施されます）
  

対象となる取引先は、次の３条件を満たす取引先レコードです。

1. 「freee for Salesforce 取引先同期対象フラグ（後述します）」にチェックが入っている
   
2. 前回の取引先同期処理以降に更新されている
   ※ 取引先同期設定画面の下部に、この履歴情報を表示・クリアできる欄があります
   
3. Salesforce取引先とfreeeの取引先の関連付けが、多対一となっていない
   • 複数のSalesforce取引先に関連付けられているfreee取引先の更新は、2024年9月現在サポートされていません

同期処理の内容

同期処理は、「freee請求書設定」タブにおける" Salesforce取引先とfreeeの取引先マスタの関連付け "が済んでいるかどうかによって内容が変わります。

• 関連付け設定されている場合
  • 関連付けられたfreee取引先をフィールドマッピング設定に従って更新する
• 関連付け設定されていない場合
  • マッチングキーを照合し、一致するものがある
    • それら取引先を関連付けた上で、freee取引先の情報を設定内容に従って更新する
  • マッチングキーを照合し、一致するものがない
    • 新規にfreee取引先を設定内容に従って作成し、関連付けを行う

処理の終了後に、処理の実行者宛に結果の通知メールが配信されます。

取引先同期の事前準備

1. 同期処理の設定

「freee管理」アプリの「freee請求書設定・マスター管理」タブから設定できます。

※ 古いバージョンから使い続けている場合、「freee請求書設定」と表示されることがあります

対象事業所及び必須項目を入力して保存することで、機能が有効化されます。

マッチングキーでは、自動で関連付けをする際にどのフィールドを照合のキーとするかを設定します。

フィールドマッピングでは、freeeの取引先マスタのどのフィールドにSalesforceのどのフィールドの情報を入力するかを設定します。
※ 「取引先敬称」、「請求書送付方法」、「口座種別」については入力する情報に留意が必要です

[注意] 取引先コードについて

freeeにて取引先コードを「使用する」にしている場合、フィールドマッピングでは取引先コードについても設定できます。しかしこの設定はSalesforceの情報をもとにfreeeに取引先を新規登録をする場合にのみ適用されるため、すでに関連づいたSalesforceの取引先コードと対応する情報を更新しても、freeeの取引先マスタの取引先コードは変更されませんのでご注意ください。

2. 同期対象フラグをページレイアウトに追加

freee for Salesforce 取引先同期対象フラグ（freee__SyncToPartnerFlag__c）が取引先オブジェクトに自動で追加されています。これに入力できるようにするため、設定 > オブジェクトマネージャ > ページレイアウト から画面に追加します。

※ 「取引先責任者」の情報を連携する必要があり、且つ単一の取引先に複数の取引先責任者が登録される場合はfreee for Salesforce 主取引先責任者についてもレイアウトに追加します。

3. 取引先マスタの整理及び対象フラグの入力

マッチングキーに設定した名称や電話番号が正しく入力されているか、Salesforceの取引先・freeeの取引先の双方のチェックを行います。

双方のマスタのマッチングキーが正しく入力された状態で、Salesforce取引先の「取引先同期対象フラグ」にチェックを入れることで、次回の同期処理の準備ができた状態になります。

一括でチェックを入れたい場合は、「既存の取引先情報を更新」を有効にしてインポートを用いてください。その際、「freee__SyncToPartnerFlag__c」を「freee for Salesforce取引先同期対象フラグ」に対応付けします。

なお、取引先データのエクスポートは、レポートからのエクスポートや、設定 > データ > データのエクスポート より「Account」を指定することで実施できます（※エディションによっては実施できないことがあります）。「freee__SyncToPartnerFlag__c」のカラムに「1」が入力されていると、チェックが入った状態となります。

■ 特定の条件の取引先データを抽出して設定したい場合は、次のような手順となります。
（例：直近1年で受注した取引先について抽出して、同期対象フラグを設定する）

1. 設定 > データ > データのエクスポート より、取引先に加えて請求書発行の元となるオブジェクトのデータを含めてエクスポート
   • 取引先「Account」と、商談の場合「Opportunity」
2. スプレッドシートにてフィルタをかけ、必要な条件のもの絞り込む
   • 例：StageNameが「商談成立」、CloseDateが直近1年の商談に絞り込む
3. 絞り込んで得たAccountIdのリストについて、重複を削除する
   
   • Googleスプレッドシートの場合
   • Excelの場合
4. 重複削除済みのAccountIdのリストに、マッチングキーに設定する「取引先」オブジェクトのフィールドを追加し、VLOOKUPなどで入力、内容を確認（必要があれば修正）します。
   • 例：取引先コード（PartnerCode__c）というカスタムフィールドを追加していて、AccountシートのAVカラム（48列目）に表示される場合
     
5. 重複削除済みのAccountIdのリストに「freee__SyncToPartnerFlag__c」のカラムを加えたデータを作成し、CSVファイルとして保存する
   • 必要な分について取引先のマッチングキーと取引先同期対象フラグを更新するファイルとなった状態
     
6. 作成したデータをSalesforce取引先へインポートし、マッチングキーに設定するフィールドと「freee for Salesforce 取引先同期対象フラグ」を一括で更新する

選択式のフィールドについて（取引先敬称/請求書送付方法/口座種別）

「取引先敬称」、「請求書送付方法」、「口座種別」については、規定の文字列しか入力を受け付けません。予め下記の選択肢を持つ選択リストのカスタムフィールドを作成し、用いてください。

項目	選択肢1	選択肢2	補足情報
取引先敬称	御中
	様
	(空白)		別途敬称を入力するので記載が不要な場合 ※括弧は半角
請求書送付方法 freee会計の一括送信 を利用した際に反映	email	メール	メールで送信
	posting	郵送	郵送代行で送信
	email_and_posting	メールと郵送	メールと郵送の双方で送信
口座種別	ordinary	普通	普通
	checking	当座	当座
	earmarked	納税準備預金	納税準備預金
	savings	貯蓄	貯蓄
	other	その他	その他

定められた選択肢を用いなかった場合エラーとなりますが、エラーについては結果の通知メールにも記載されます。

レコードページからの取引先作成への波及について

取引先の同期機能が有効となっている場合、レコードページからのfreee取引先作成においても同期のマッピング設定が反映されます。

Salesforce取引先とfreee取引先の関連付けが済んでいない状態で取引先や商談等のレコードページにアクセスすると、freee for Salesforceのコンポーネントから取引先を作成できます。

取引先責任者の情報を連携する場合

取引先責任者で持つ情報を連携したい場合はフィールドマッピングにて「取引先責任者」を指定してからフィールドを選択します。特に氏名やメールアドレス、住所などの反映に活用できます。

取引先責任者が複数存在する場合、取引先レコードで「freee for Salesforce 主取引先責任者」に選択されている取引先責任者の情報を用います。予め、「freee for Salesforce 主取引先責任者」をレイアウトに追加してから入力します。

手動での取引先の関連付け・関連付け状況の確認

Salesforce取引先とfreee取引先の関連付けは、「freee」アプリの「freee取引先設定」より確認・編集できます。こちらの画面では、一括操作は実施することはできません。

• 関連付けを実施する際は、画面右の鉛筆のアイコンをクリックします。
• 画面右上の検索ボックスからは、様々な情報で絞り込みが可能です。