対象プラン |
新プラン | スタンダード | アドバンス |
| 旧プラン | プロフェッショナル | エンタープライズ | |
| その他 | 労務管理 | 勤怠管理 | 勤怠・労務管理 |
※ 本記事はfreee人事労務についてのヘルプページです。freee勤怠管理Plusについては「freee勤怠管理Plusのカテゴリー」をご覧ください。
「ワークフロー機能」とはfreee上で「従業員」が勤怠や身上変更にまつわる各種申請を行い、「リーダーやマネージャーなどの管理者」が承認を行う仕組みです。
各機能はそれぞれ以下のプランでご利用いただけます。
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勤怠ワークフロー：
- スタンダードプラン（または旧プロフェッショナルプラン）
- アドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）
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身上変更ワークフロー：
- アドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）
ここでは、申請機能を利用するためにfreee人事労務「管理者」が申請経路の設定をする方法についてご紹介します。
申請経路を設定する
freeeを初めてご利用の方向け： あんしん初期設定ガイド のご案内
勤怠ワークフロー（勤怠申請）に関して、「あんしん初期設定ガイド」をご用意しています。
事前準備すべきことや具体例、用語の意味など、
適宜確認しながら、スムーズにfreeeを使い始められます。
詳しくは、「[Part2] 4. 勤怠ワークフロー（勤怠申請）を設定する」のヘルプページをご覧ください。
freee人事労務で利用する申請経路を作成します。
なお、経路を作成しなくても最初から以下2つの経路は使用することができます。
| 経路名 | 詳細 |
|---|---|
| 承認者の指定なし |
freee人事労務に登録されている全従業員が承認できます。 ※ 身上変更ワークフローでは個人情報を申請するため、「承認者の指定なし」の経路を使用することはおすすめしません。 |
| 承認者を指定 | 従業員が申請を作成するタイミングでfreee人事労務に登録されている全従業員から承認者を指定します。 |
申請経路に部門・役職設定を用いたい場合は、まず従業員に所属の設定を行います。
詳しくは、「部門・役職設定を行う」のヘルプページをご覧ください。
- 管理者のアカウントでfreee人事労務にログインします。
- ［設定］メニュー →［申請経路］を開きます。
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「申請経路の設定」画面が表示されます。［＋新規作成］ボタンから、freee人事労務用の経路を作成することができます。
デフォルトの申請経路である「指定なし」は勤怠申請・身上変更申請共にOFFに、「承認者を指定」は勤怠申請・身上変更申請共にONになっています。変更方法は次の通りです。
- 申請経路名の行をクリックします。
- 申請経路の詳細画面で［編集］ボタンをクリックします。
- 「この経路を適用する申請種別」のチェックボックスを任意の状態に操作した後［保存する］ボタンをクリックします。
-
必要項目を入力します。
各項目の説明は以下のとおりです。項目 説明 申請経路名 一覧や申請時に表示される名称です。 説明 どのようなときに使用する申請経路かなど任意の内容を記入できます。 申請経路 申請経路に関するルールを設定できます。
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承認者を指定: 部門や役職に関わらず、特定のメンバーを承認者として指定します。以下の2通りの設定が可能です。
①-1. 申請時に申請者が承認者を指定: 申請経路設定時には指定せず、申請の度に申請者が承認者を指定します。
①-2. あらかじめ承認者を指定: 申請経路作成時に承認者を指定します。申請時に申請者が承認者を指定することはできません。
※ 承認者名にはfreeeアカウント管理の［ユーザー管理］メニュー→［プロフィール］で「表示ユーザー名」を設定している場合、その名前が反映されます。
- 部門および役職を指定: 特定のメンバーではなく、部門や役職で承認者を指定します。部門および役職を指定する場合の設定方法は別表(この表のすぐ下)をご覧ください。
承認ステップを追加 2段階以上の承認を設定したい場合にチェックを入れます。
承認者の指定方法は1段階目の指定と同様です。経路に設定できるステップは15個までです。
この経路を適用する申請種別 作成した経路をどの申請種別に使用することが可能かを指定します。 申請経路で［部門および役職を指定］を設定する際の各項目の説明は以下のとおりです。
項目 説明 部門 以下の3通りから選びます。
1. 申請時に申請者が部門を指定
申請の度に申請者が部門を指定します。指定された部門の予め指定された役職のユーザーが承認者になります。
2. 申請者の所属部門を自動指定
申請者がその時点で所属している部門が自動的に指定されます。申請時に申請者が部門を指定することはできません。
3. あらかじめ部門を指定
申請経路作成時に特定の部門を指定します。申請時に申請者が部門を指定することはできません。
上位部門も含めて指定する チェックを入れると、申請者の所属部門内で該当する役職者がいる場合はその役職者を表示します。
申請者の所属部門に該当する役職者がいない場合は、該当する役職者が現れるまで、所属部門の上位階層まで遡り、該当する役職者を表示します。
役職 選択された部門の、どの役職のメンバーが承認者になるかを指定します。複数の役職を承認者として指定することも可能です。
[一人の承認]: 承認可能なメンバーのうち1名だけの承認を必要とする。
[全員の承認]: 承認可能なメンバーの全員の承認を必要とする(複数の役職を承認者として指定した場合は選択不可)
-
- ［作成する］ボタンをクリックします。
申請経路を編集・コピー・削除する
デフォルトの申請経路および作成した申請経路は、「申請経路」画面の一覧で、該当の申請経路の右側の［・・・（その他操作）］から［編集］［コピー］［削除］ができます。
承認できる申請経路の事例
事例をもとに申請経路で［部門および役職を指定］→「部門」項目で［申請者の所属部門を自動指定］を選択した場合の設定について説明します。
例：営業部、マーケティング部の部門があり、その上位部門に営業本部がある場合
- 営業部の申請経路
- 営業部 一般社員Aさん → 営業部 課長 → 営業部 部長 → 上位部門の営業本部 本部長
- マーケティング部の申請経路
- マーケティング部 一般社員Bさん → マーケティング部 課長 → マーケティング部 部長 → 上位部門の営業本部 本部長
上記の申請経路を図で表すと次のようになります。
| 営業本部 本部長 | ||
| 営業部 部長 | マーケティング部 部長 | |
| 営業部 課長 | マーケティング部 課長 | |
| 営業部 一般社員Aさん | マーケティング部 一般社員Bさん | |
ケース1：所属する部内において、一般社員 → 課長 → 部長という申請経路の場合
【申請経路の作成】
次のように承認者の指定をした申請経路を作成します。
- 承認ステップ①
- 部門：申請者の所属部門を自動指定
-
役職を指定：課長
- 承認ステップ②
- 部門：申請者の所属部門を自動指定
-
役職を指定：部長
【申請時】
申請時にケース１で作成した申請経路を選択すると、申請者の所属部門を自動で取得し、申請経路にその部門と役職の組み合わせに該当する従業員を自動で承認者に指定します。
同じ申請経路を利用しても、申請者の所属部門によって異なる承認者を自動で指定します。
申請者の所属部門入力が不要になるため、経路設定の間違いや手間を省くことができます。
- 営業部 Aさんが申請した場合の経路
- 営業部 一般社員Aさん → 営業部 課長 → 営業部 部長 → 上位部門の営業本部 本部長
- マーケティング部 Bさんが申請した場合の経路
- マーケティング部 一般社員Bさん → マーケティング部 課長 → マーケティング部 部長 → 上位部門の営業本部 本部長
上記の申請経路を図で表すと次のようになります。
| 営業本部 本部長 | ||
| 営業部 部長 | マーケティング部 部長 | |
| 営業部 課長 | マーケティング部 課長 | |
| 営業部 一般社員Aさん | マーケティング部 一般社員Bさん | |
ケース２：ケース１の部内での承認の後に、所属する本部内本部長の承認が必要な場合
【申請経路の作成】
ケース１の申請経路をコピーして、承認ステップを追加します。
- 承認ステップ③
- 部門：申請者の所属部門を自動指定
- 「上位部門も含めて指定する」にチェック
-
役職を指定：本部長
【申請時】
申請者の所属部門からその上位部門階層をたどって、役職者を自動で承認者に指定します。
営業部 Aさんが申請した場合、「営業部」の上位部門階層の「営業本部」をたどって、営業本部長を承認者に指定します。
途中承認者の上位部門の入力が不要になるため、経路設定の間違いや手間を省くことができます。
- 営業部 Aさんが申請した場合の経路
- 営業部 一般社員Aさん → 営業部 課長 → 営業部 部長 → 上位部門の営業本部 本部長
上記の申請経路を図で表すと次のようになります。
| 営業本部 本部長 | ||
| 営業部 部長 | マーケティング部 部長 | |
| 営業部 課長 | マーケティング部 課長 | |
| 営業部 一般社員Aさん | マーケティング部 一般社員Bさん | |
注意点・よくある質問
注意点
- 未承認の申請がある状態でその申請者を招待解除すると、該当の申請が未承認のまま残ってしまうため、承認してから招待解除を行ってください。
よくある質問
| 質問 | 回答 |
|---|---|
| 承認者が指定されずエラーになったり、意図しない従業員が表示されます。 | 申請者の部門と、申請経路が合っていない可能性があります。選択した申請経路が正しいかご確認ください。 |
| 「上位部門も含めて指定する」にチェックを入れている場合の挙動はどうなりますか？ |
まず、申請者の所属部門内で該当する役職者を探し、いる場合はその役職者を表示します。 申請者の所属部門に該当する役職者がいない場合は、該当する役職者が現れるまで、所属部門の上位階層まで遡り、該当する役職者を探します。 |
| 申請者が兼務している場合は所属部門はどうなりますか？ | 申請時に、プルダウンで自部門の所属から申請内容に応じて選択します。 |
| 上位部門階層を探した結果、該当者がいない場合はどうなりますか？ |
エラーになります。 選択した申請経路、設定している「部門」「役職」をご確認ください。 |
| 承認ステップ1で自部門の役職名「部長」、ステップ2で上位部門の同じ役職名「部長」にした場合はどうなりますか？ | 自部門に「部長」がいる場合、ステップ1もステップ2も自部門の部長が指定されます。そのため、自部門と上位部門で同じ役職を持っている場合は、役職設定で異なる役職名で登録してください。 |
| 部門役職設定はfreee人事労務を購入していないと利用できませんか？ |
freee人事労務の従業員情報登録は無料でご利用いただけます。 詳しくは「申請経路の部門・役職連携を行う」のヘルプページをご覧ください。 |
| 組織構造（部門・役職・従業員）が一覧できる機能はありますか？ |
部門を作成し、各従業員に部門を付与していると、「従業員情報 - 所属 - 閲覧」権限を持つユーザー（「管理者」を含む）は組織図を確認することができます。個別に権限をカスタマイズする設定は「カスタム権限について」のヘルプページをご参照ください。 またアドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）では、従業員へ組織図の公開設定や、組織図の表示を切り替えることができます。 |
| アプリ版ではどうなりますか？ | Web版と同様に申請経路に部門役職を含む経路の選択、および申請の承認が可能です。 |
| 管理者を承認者にすることはできますか？ |
可能です。 設定が必要な場合がありますので、詳細は「管理者を申請の承認者に設定する」のヘルプページをご参照ください。 |