e-Gov電子申請用の各種書類CSVファイルをダウンロードする

事前準備

電子証明書を取得する

e-Gov（電子政府の総合窓口）をご利用いただくには、登記所などが発行する電子証明書が必要です。
詳しくは以下のリンク先をご覧ください。

• e-Gov電子申請「電子証明書のご案内」

必要なプログラムをあらかじめダウンロードしておく

freeeからダウンロードしたCSVファイルをe-Govにアップロードする前に、日本年金機構提供の「届書作成プログラム」の仕様チェック機能でファイルのチェックをする必要があります。

※ freee人事労務は最新の届書作成プログラムに対応しています。

プログラムは、以下の日本年金機構のホームページからダウンロードできます。

• 各種様式のダウンロード｜日本年金機構

※ 届書作成プログラムはWindowsのみの対応です。
※ 届書作成プログラムのダウンロードに関するお問い合わせは、「 日本年金機構電子申請・電子媒体申請照会窓口 」へお問い合わせください。

freee人事労務から電子申請用のCSVファイルをダウンロードする

事前に健康保険関連の設定を行う

freee人事労務にログインして、下記の各画面で健康保険関連の設定を行います。

設定画面	設定が必要な項目	手順の詳細
事業所基本設定	・代表者名 ・郵便番号 ・都道府県 ・市区町村・番地 ・事業所名（正式名称または表示名）	ヘルプページ
健康保険・厚生年金保険	・厚生年金保険の事業所整理記号 ・厚生年金保険の事業所番号	ヘルプページ
従業員	・被保険者氏名 ・（賞与対象者が全員70歳以上の場合）基礎年金番号 ・厚生年金保険の被保険者整理番号	ヘルプページ

※ freee人事労務で入力必須となっていない項目についても、電子申請用CSV出力に際して入力が必要な場合があります。

電子申請用のCSVをダウンロードする

1. 電子申請用のCSVをダウンロードしたい書類の出力画面まで進みます。
   書類の出力手順は、各種書類のヘルプページをご覧ください。
   • 賞与支払届：賞与支払い後に発生する事務作業
   • 算定基礎届：社会保険料の定時決定を行う（算定基礎届）
     
   • 月額変更届：社会保険料の随時改定を行う（月額変更届）
   • 雇用保険 被保険者資格取得届（連記式）：従業員の入社時の手続を行う
   • 雇用保険 被保険者資格喪失届（離職票交付あり/なし）：従業員の退職時の手続きを行う
2. 各ダウンロードボタンをクリックして、CSVをダウンロードします。
   • 賞与支払届・算定基礎届・月額変更届：
     ［ファイルダウンロード］→［電子申請用形式（CSV）］をクリックします。
     ※ ここでは［賞与］メニューの「賞与支払届」画面の画像を用いて説明しています。
     
   • 雇用保険 被保険者資格取得届：
     ［ファイルダウンロード］→［ダウンロード（CSV）］ボタンをクリックします。
     
     

     雇用保険 被保険者資格取得届の書類について、入社日が同じ従業員の書類を複数人分まとめてe-GoV用CSVを出力する場合、次の条件に該当する従業員のみ出力されます。
     

     • 「雇用保険に加入させる」にチェックが入っており、かつ入社手続き済みが「完了」以外の従業員

     ※ 対象従業員がいない場合は、［ダウンロード］ボタンがクリックできません。

   • 雇用保険 被保険者資格喪失届：
     • 雇用保険 被保険者資格喪失届（離職票交付あり）
       ［離職票を編集して申請・ダウンロード］→［ファイルダウンロード］→［電子申請用形式（離職票あり）（CSV）］ボタンをクリックします。
       
     • 雇用保険 被保険者資格喪失届（離職票交付なし）
       ［ファイルダウンロード］→［電子申請用形式（CSV）］ボタンをクリックします。
       

媒体通番（通し番号）を設定する

e-Govの電子申請では、媒体通番を付記する必要があります。

媒体通番とは申請の通し番号のことで、申請を行うごとに、常に前回とは異なる番号の設定が必要となります。
媒体通番の番号設定については、日本年金機構の「 媒体通番の設定方法について教えてください。 」ページをご覧ください。

1. ［電子申請用CSV作成］ボタンをクリック後、媒体通番の入力画面が表示されますので、「媒体通番」を半角数字で入力します。
   
   ※ e-Govでの申請１回ごとに、前回と異なる媒体通番の設定が必要となります。番号が重複すると、e-Gov申請後に差し戻しとなり再申請が必要となります。
   ※ freeeからCSVをダウンロードし、申請を行わずに再ダウンロードする場合は、同じ媒体通番を設定して問題ありません。
   ※ 媒体通番は、freee以外で出力したデータでの申請も含めたカウントとなります。

   例：

   • 1回目にfreeeで媒体通番「001」でCSVダウンロードし、申請を完了
   • 2回目にCD-ROMなどで媒体通番「002」でCSVダウンロードし、申請を完了
   • 3回目にfreeeでCSVダウンロードする場合、媒体番号は「003」に設定する
2. ［保存］ボタンをクリックします。
3. PCの保存先を選択し、CSVファイルを保存します。
   ※ ダウンロード後にCSVファイルの内容を修正する場合は、freee人事労務上で項目を修正し、再ダウンロードします。

CSVダウンロード中のエラーについて

freee側の項目の入力不足や、e-Govで読み込めない文字があるなどでCSVファイルをダウンロードできない場合、媒体通番の入力・保存後にエラー内容が表示されます。

エラー内容と対象の設定画面へのリンクが表示されます。各エラー内容に沿って修正を行った後に、再度、本ページの「 電子申請用のCSVをダウンロードする 」の手順でCSVをダウンロードします。

【エラーの一覧】

事業所情報
設定画面	項目	エラー原因
事業所基本設定	事業所名（正式名称または表示名）	未入力 e-Govで使用できない文字 ※1 e-Govで使用できる文字数を超えている（25文字）
	代表者名	未入力 e-Govで使用できない文字 ※1 姓と名の間に全角スペースが入っていない e-Govで使用できる文字数を超えている（12文字）
	郵便番号	未入力 数字7桁以外 0000-000のようなハイフンの位置が4文字目でないもの
	都道府県	未入力
	市区町村・番地	未入力 e-Govで使用できない文字 ※1 e-Govで使用できる文字数を超えている（37文字） ※ 「都道府県＋市区町村・番地＋建物名・部屋番号」の合計文字数が37文字以上の場合にエラーとなります。
	建物名・部屋番号（入力されていたら）	e-Govで使用できない文字 ※1 e-Govで使用できる文字数を超えている（37文字） ※ 「都道府県＋市区町村・番地＋建物名・部屋番号」の合計文字数が37文字以上の場合にエラーとなります。
	局番123（事業所の電話番号）	e-Govで使用できる文字数を超えている（5文字、4文字、5文字） ※ 「00000-0000-00000」以上の桁数の場合にエラーとなります。
健康保険・厚生年金保険	厚生年金保険の事業所整理記号	未入力
	厚生年金保険の事業所番号	未入力
雇用保険	雇用保険の事業所番号	未入力
	管轄のハローワーク	未入力

※1：e-Gov電子申請システムで使用できない文字の例については、「 【e-Gov】入力可能な文字について 」をご参考ください。

従業員情報
設定画面	項目	エラー原因
本人情報	被保険者氏名	e-Govで使用できる文字数を超えている（カナ25文字）（漢字11文字） ※ 氏名の文字数が上記を超過する場合は、以下の対応を行います。 従業員情報の氏名欄を使用可能な文字数以内で設定する。 フルネームが記載された書類のPDFをfreee外で作成し、添付の上申請する。
	（賞与対象者が全員70歳以上の場合）基礎年金番号	未入力
給与情報	厚生年金保険の被保険者整理番号	未入力 6文字以上
	雇用保険の被保険者番号	未入力
入社手続き画面	被保険者になった原因	未入力
	賃金 (月額換算)	未入力 ※ 1000 以上の値を入力してください。
	1週間の所定労働時間	未入力 ※ 20 以上の値を入力してください

CSVファイルの仕様チェックを行う

freeeからダウンロードしたCSVファイルを本ページの「 事前準備 」で紹介した「届書作成プログラム」の仕様チェック機能に通し、電子申請前にファイル内容をチェックします。

※ freee人事労務は最新の届書作成プログラムに対応しています。

操作説明書は、以下の日本年金機構のホームページからPDFファイルをご覧ください。

• 各種様式のダウンロード｜日本年金機構

※ 届書作成プログラムはWindowsのみの対応です。
※ 届書作成プログラムの操作に関するお問い合わせは、「 日本年金機構電子申請・電子媒体申請照会窓口 」へお問い合わせください。
※ 届書作成プログラムにてfreeeからダウンロードしたCSVファイルにエラーが発生した場合は、本ページの「 参考：仕様チェック機能のエラーについて 」の項目をご覧ください。

e-Govで電子申請する

「届書作成プログラム」の仕様チェック機能でファイルに問題がないことを確認したら、e-Govで電子申請を行います。

以下の厚生労働省ページから、申請したい書類のマニュアルをご覧ください。

• e-Gov電子申請利用マニュアルの紹介
  • 電子証明書の選択で、本ページの「 事前準備 」で取得した電子証明書を選択します。
  • 「署名する添付書類を指定」の画面で、freee人事労務からダウンロードして仕様チェックを完了したCSVファイルを添付します。

※ e-Govでの操作に関するお問い合わせは、「 日本年金機構電子申請・電子媒体申請照会窓口 」へお問い合わせください。
※ e-Govでの電子申請時にfreeeからダウンロードしたCSVファイルにエラーが発生した場合は、エラー画面のスクリーンショットをご用意いただき、freeeサポートデスクへお問い合わせください。

---

参考：仕様チェック機能のエラーについて

freeeからダウンロードしたCSVファイルを「届書作成プログラム」の仕様チェック機能に通してエラーが発生した場合は、こちらをご参照ください。

• 「事業所管理レコードの識別符号[kanri]とデータレコード識別符号[data]を正しく設定してください。」のエラーが発生する場合
  • CSVファイルのフォーマットが崩れている可能性があります。
    CSVファイルをメモ帳以外のアプリケーション（Excelなど）で開いて保存すると、アプリケーションの仕様によりダウンロード時と異なるフォーマットで保存されてしまいます。
    そのため、基本的にはfreeeからダウンロードしたCSVファイルはメモ帳以外のアプリケーションで開かず、そのまま仕様チェックを行ってください。
  • 上記ご確認いただいても改善しない場合、以下の手順をお試しください。
    
    1. ダウンロードしたCSVファイルを右クリックします。
    2. ［プログラムから開く］で［メモ帳］を選択します。
    3. ［ファイル］メニュー →［名前を付けて保存］をクリックし、保存します。
    4. 「届書作成プログラム」の仕様チェック機能にかけます。

上記お試しいただいても解決しない場合、またはその他のエラーが発生した場合は、エラー画面のスクリーンショットをご用意いただきfreeeサポートデスクへお問い合わせください。

---

参考：70歳以上の従業員情報を電子申請したい場合

70歳以上の「健康保険」被保険者がいる場合、freee人事労務の従業員詳細で「厚生年金保険」を［加入］の設定にしていないと「算定基礎届」「月額変更届」「賞与支払届」の出力書類に該当の従業員情報が反映されません。

上記の出力書類に該当の従業員情報を反映させたい場合は、実際には「厚生年金保険」の資格を喪失していても、freee人事労務上では［加入］の設定にする必要があります。

※ この場合、［加入］の設定にしても給与計算時は年齢から厚生年金保険料は控除されません。

また、電子申請CSVファイルの加工が必要な場合があります。
操作手順および加工の要否については、以下の通りです。

【① 従業員設定を行う・CSVファイルをダウンロードする】

1. ［従業員］メニュー →［従業員情報］より該当の従業員詳細画面を開き、「社会保険」項目の編集で厚生年金保険の［加入］にチェックを入れます。
   標準報酬月額は、健康保険に準じて選択します。
2. 同画面の「厚生年金保険の被保険者整理番号」欄に、「健康保険」と同じ番号を入力します。
   ※ こちらの番号は後ほどCSVから消去するため、仮の番号でもかまいません。（削除する際に判別しやすい「0000」などの入力でも問題ありません）
3. 本ページの「電子申請用のCSVをダウンロードする」の手順に沿って、電子申請用CSVをダウンロードします。

【② CSVファイルを加工する】

70歳以上の従業員がいる場合、「70歳以上被用者届のみ提出」に「1」を追記する加工の必要があります（※組合健保のみ対応しています）。

登録している従業員の年齢によって、CSVファイルの記載内容と加工の要否が異なります。以下の表より、ご利用の事業所でCSVファイルの加工が必要かどうかご確認ください。

従業員の年齢	対応
従業員が全員70歳以上の場合	CSVファイルの加工は不要です。 出力したCSVの全従業員の「70歳以上被用者届のみ提出」のカラムに自動で「1」が追記されます。
70歳以上と70歳未満の従業員が混在している場合	CSVファイルの加工が必要です。 出力したCSVの70歳以上の従業員の行「70歳以上被用者届のみ提出」のカラムが空となるため、「1」を追記する加工が必要となります。 加工方法は以下の手順をご覧ください。
従業員が全員70歳未満の場合	CSVファイルの加工は不要です。 出力したCSVの従業員の行「70歳以上被用者届のみ提出」のカラムに「1」を追記する必要はありません。

【③ 仕様チェックを行う】

CSVを「届書作成プログラム」の仕様チェック機能にかけます。
詳しくは本ページの「CSVファイルの仕様チェックを行う」の項目をご覧ください。