freee工数管理では、プロジェクトに携わる従業員の追加や編集を行うことができます。
システム管理者、プロジェクトマネージャーもこの画面から追加します。
従業員の追加は「一人ずつ追加する」「freee人事労務からインポートする」「CSVファイルからインポートする」の3つの手段で行うことができます。
利用できる権限：システム管理者
目次
一人ずつ追加する
- ［従業員］メニューの［従業員］タブを開くと従業員一覧が表示されます。
- ［従業員を追加］ボタンを押して「従業員を新規作成」を選択します。
- 従業員の追加画面が表示されるので必要な情報を入力します。
項目名 詳細
名前 従業員の氏名を入力します
名前カナ 従業員の氏名のカナを入力します
メールアドレス 従業員のメールアドレスを入力します。このメールアドレスに招待メールが送信されます。
※ すでに同じメールアドレスでfreee人事労務の従業員として登録されている場合、自動的に紐付けが行われ工数入力画面に勤怠情報が連動されます。権限 従業員の権限を選択します。 標準単価 従業員の標準単価を単価マスタから選択します。
※ ここで適用した単価がその従業員の標準単価となりますが、後からプロジェクト側の設定で別の単価を設定することも可能です。勤怠連携 連携したい勤怠管理サービスを選択します。
※ アプリ連携設定したサービスのみが選択肢として表示されますので、選択したいアプリが表示されない場合は、設定メニューのアプリ連携から設定を行ってください。
※ 連携可能なサービスは随時追加されるため、最新の情報はfreee工数管理の設定画面の［アプリ連携］メニューを御確認ください。
- 必要な情報を入力したのち［招待］ボタンを押すと、従業員に招待メールが送信されます。
- 従業員に届いた招待メールから招待を受けることでfreee工数管理を利用することができるようになります。
ユーザーライセンスの種類と招待可能な従業員の権限
ユーザーライセンスには、管理者とメンバーの２種類があります。それぞれのライセンスで招待可能な従業員の権限は以下となります。
| ライセンス | 招待可能な権限 |
|---|---|
| 管理者 | メンバー・プロジェクトマネージャー・システム管理者 |
| メンバー | メンバー |
総ライセンス数や残招待枠の確認方法
画面左メニューの従業員から確認が可能です。
- 総ライセンス数：管理者とメンバーのライセンスの合計数です。
- 管理者ライセンス数：管理者ライセンスの数です。
ライセンスが上限に達しているときに従業員を追加したい場合は、freeeアカウント管理から数量の変更が必要です。
詳しくは「freee工数管理のプラン・料金について - 契約変更とお支払いについて」のヘルプページをご覧ください。
freee人事労務からインポートする
- この機能を使うにはfreee人事労務を利用している必要があります。
- freee工数管理に招待するには従業員のメールアドレスが必須となります。
freee人事労務で先に従業員をメールアドレスで招待してから、本項目の手順でfreee工数管理にインポートを行ってください。
【理由】
freee人事労務側でログインID招待している従業員を本項目の手順でインポートして、freee工数管理側でメールアドレス招待した場合、同じ名前であってもfreee人事労務・freee工数管理それぞれで別のアカウントの扱いとなります。
その場合、勤怠連携の機能が利用できなくなります。
【同一従業員をfreee人事労務でログインID招待、freee工数管理でメールアドレス登録をした場合の対処方法】
該当従業員について次の手順で操作することで、freee人事労務・freee工数管理で同じアカウントにすることができます。
- freee人事労務側でログインIDによる招待を解除します。
詳細および注意点は、「ログインIDで従業員を招待する - 参考：ログインIDでの招待を解除する」のヘルプページをご覧ください。 - freee人事労務側でメールアドレスで招待の操作を行います。
詳しくは「メールアドレスで従業員を招待する - 【管理者】既に登録されている従業員をメールアドレス招待する」のヘルプページをご覧ください。
- メニューの「従業員」を選択すると従業員一覧が表示されます。
- ［従業員を追加］ボタンを押して「freee人事労務から追加」を選択します。
- ［freee人事労務から従業員を取得］ボタンをクリックします。
- freee人事労務に登録されている従業員が一覧で表示されるので、freee工数管理に招待したい従業員を選択して［進む］ボタンをクリックします。
freee工数管理に招待するにはメールアドレスが必須のため、メールアドレスが入力されていない場合はこの画面で入力して進めることができます。
- 招待したい従業員の「権限」「標準単価」を選択します。
項目名 詳細
権限 従業員の権限を選択します。
標準単価 従業員の標準単価を単価マスタから選択します。
※ ここで適用した単価がその従業員の標準単価となりますが、後からプロジェクト側の設定で別の単価を設定することも可能です。 - 必要な情報を入力したのち［招待］ボタンを押すと、対象の従業員全員に招待メールが送信されます。
- 従業員に届いた招待メールから招待を受けることでfreee工数管理を利用することができるようになります。
CSVファイルからインポートする
- ［従業員］メニューの［従業員］タブを開くと従業員一覧が表示されます。
- ［従業員を追加］ボタンを押して「CSVファイルから追加」を選択します。
- ［テンプレートダウンロード］ボタンを押してインポート用CSVファイルのテンプレートをダウンロードします。
- ダウンロードしたCSVファイルを編集して、インポートする従業員の情報を追加します。
項目名 詳細
姓名 従業員の氏名を入力します
姓名カナ 従業員の氏名のカナを入力します
メールアドレス 従業員のメールアドレスを入力します。このメールアドレスに招待メールが送信されます。
※ すでに同じメールアドレスでfreee人事労務の従業員として登録されている場合、自動的に紐付けが行われ工数入力画面に勤怠情報が連動されます。 - 編集したCSVファイルを画面からアップロードします。
- CSVファイルに追加された従業員が一覧で表示されるので、freee工数管理に招待したい従業員を選択して［進む］ボタンをクリックします。
- freee工数管理に招待するにはメールアドレスが必須のため、メールアドレスが入力されていない場合はこの画面で入力して進めることができます。
- 招待したい従業員の「権限」「標準単価」を選択します。
項目名 詳細
権限 従業員の権限を選択します。
標準単価 従業員の標準単価を単価マスタから選択します。
※ ここで適用した単価がその従業員の標準単価となりますが、後からプロジェクト側の設定で別の単価を設定することも可能です。 - 必要な情報を入力したのち［招待」ボタンを押すと、対象の従業員全員に招待メールが送信されます。
- 従業員に届いた招待メールから招待を受けることでfreee工数管理を利用することができるようになります。
従業員インポートに関して、一度に多くの従業員数を追加する際、従業員毎に［権限］［標準単価］を都度入力する作業に時間を要する場合があります。
その場合、仮の状態でインポートを実施し、後ほど従業員設定を一括で変更する方法を活用いただくことで対応時間を短縮することができます。
詳しい操作方法は「従業員の設定を一括変更する」のヘルプページをご覧ください。
従業員情報をエクスポートする
［エクスポート］ボタンを押すとCSVファイルがダウンロードされます。
ダウンロードされるCSVファイルの項目
| 項目名 |
詳細 |
|---|---|
| システムID |
システムで自動的に割り振っているIDです。 |
| 姓 |
設定されている姓です。 |
| 名 | 設定されている名です。 |
| 姓カナ | 設定されている姓カナです。 |
| 名カナ | 設定されている名カナです。 |
| メールアドレス |
従業員のメールアドレスです。 |
| ステータス |
従業員の招待ステータスです。 |
| 権限 |
従業員に設定されている権限名です。 |
| 標準単価 |
従業員に設定されている標準単価名です。 |
| 勤怠連携 |
従業員の勤怠がどのサービスと連携設定されているか。 |
| 勤怠連携ステータス |
勤怠連携しているサービスとの連携ステータスです。 |
サンプル
招待中の従業員に招待メールを再送信する
- ［従業員］メニューをクリックし「従業員一覧」を表示します。
- 「ステータス」が「招待中」となっている従業員の［編集］ボタンをクリックします。
- 「従業員の編集」画面の「メールアドレス」項目にて、［招待メール再送信］ボタンをクリックすると招待メールが再送信されます。
招待メールの有効期限が切れている場合は、同様の手順で再度招待するか、一度招待を中止した後にもう一度新規追加することで再度招待することできます。
従業員の招待を中止する
- ［従業員］メニューをクリックし「従業員一覧」を表示します。
- 「ステータス」が「招待中」となっている従業員の［編集］ボタンをクリックします。
- 「従業員の編集」画面の「メールアドレス」項目にて、［招待中止］ボタンをクリックすると従業員の招待が中止され、招待情報が削除されます。
再度招待する場合は、再度従業員の新規追加を行ってください。