このページでは、freeeサイン for Salesforceを利用するために必要な権限設定の手順を説明します。
この作業を行うSalesforceユーザーは、下記の条件をすべて満たす必要があります。
- freeeサインとSalesforceに登録しているメールアドレスが同一であること
- freeeサインの権限が「全権管理者」であること
- 以下が割り当てられていること
- システム管理者プロファイル
目次
-
権限の種類と概要
- freeeサインパッケージのライセンス
- Salesforceの権限セット
- freeeサインの権限 -
①-1 freeeサインパッケージのライセンス
- ライセンス数について
- ライセンスの有効期限について
- ライセンスを解除する場合のご注意 -
①-2 Salesforceの権限セット
- 管理者向け
- 利用者向け
- 管理者・利用者共通
- 各権限セットについて -
①-3 freeeサインの権限設定
- 管理者向け
- 利用者向け - ②パッケージのライセンスを付与する
-
③権限セットを割り当てる
- ［ユーザー］メニューから設定する
- ［権限セット］メニューから設定する - ④freeeサインの権限を設定する
権限の種類と概要
freeeサイン for Salesforceを利用するには、権限の設定が必要です。
設定が必要な権限は以下の3種類です。
| 権限の種類 | サービス | 内容 |
|---|---|---|
| freeeサインパッケージのライセンス | Salesforce | Salesforceでfreeeサインアプリを起動できる権限（本番組織のみ） |
| Salesforceの権限セット | Salesforce | Salesforceの操作画面上に、文書の作成・送信・締結に関する操作ボタンや関連項目を表示・編集ができる権限 |
| freeeサインの権限 | freeeサイン | freeeサインで実際に文書の作成・送信・締結などを行う権限 |
freeeサインパッケージのライセンス
freeeサイン for Salesforceを利用するユーザーがfreeeサインアプリを起動するには、ライセンスの付与が必要です。
ライセンスを付与されたユーザーは、アプリケーションランチャーにfreeeサインアプリが表示され起動できます。
ライセンスの詳細は、本ページ「①-1 freeeサインパッケージのライセンス」をご覧ください。
Salesforceの権限セット
ライセンス付与後、実際に操作を行うには権限セットの割り当てが必要です。権限セットを割り当てることで、文書の作成・送信・締結などの操作が可能になり、操作に必要なボタンや関連項目の表示・編集ができます。
権限セットの詳細については、本ページ「①-2 Salesforceの権限セット」をご覧ください。
freeeサインの権限
権限セットはSalesforce上での操作を可能にしますが、実際の処理はfreeeサインで行われます。そのため、freeeサイン側でも適切な権限設定が必要です。この権限によって、文書の作成・送信・締結などが実際に処理できるかどうかが決まります。
freeeサインの権限の詳細については、本ページ「①-3 freeeサインの権限設定」をご覧ください。
各権限の設定を行う前に、本ページ「①-1 freeeサインパッケージのライセンス」「①-2 Salesforceの権限セット」「①-3 freeeサインの権限設定」の概要を確認してから設定を進めてください。
①-1 freeeサインパッケージのライセンス
freeeサインパッケージのライセンスは、本番組織にのみ割り当てます。Sandbox環境では、ライセンス付与自体がなく、権限セットを割り当てることでアプリが表示され利用可能になります。
パッケージのインストールを実行したユーザーには、自動的にライセンスが割り当てられます。
ライセンス数について
パッケージインストール直後は6ライセンスが付与されます。Salesforce連携オプションの有料契約開始後、ご契約内容のライセンス数に変更されます。
freeeサインのユーザーアカウント数は無料で無制限に追加できますが、Salesforce連携で使用するパッケージのライセンスは対象外です。
Salesforce連携オプションに含まれる基本ライセンス数は50アカウントです。追加する場合は別途お申込みが必要です。
ライセンスの有効期限について
パッケージインストール直後の有効期限は14日間です。Salesforce連携オプションの有料契約開始後、freeeサインのご契約期間に変更されます。
ご契約はfreeeサインと同じく年単位となります。
ご契約を更新すると、自動で1年間延長されます。
有効期限は、Salesforceの［設定］→［クイック検索］→［インストール済みパッケージ］→「freeeSign」パッケージの有効期限欄で確認できます。
ライセンスを解除する場合のご注意
「認証プロバイダ」の実行ユーザーにライセンスを付与していないとfreeeサインとの連携を維持できません。
ユーザーが異動や退職などされた場合にユーザーの無効化やライセンスを解除する際には「freeeサイン for Salesforce 設定変更-アカウントを無効化する場合に必要なこと（認証プロバイダーの実行ユーザーを変更する）」のヘルプページご覧ください。
なお、アプリを起動してもレコードの参照や作成などの操作を行うには、権限セットの割り当てが必要です。権限セットについては、本ページ「①-2 Salesforceの権限セット」をご覧ください。
①-2 Salesforceの権限セット
権限セットは管理者向け、利用者向けに応じて設定します。
管理者向け
| 権限セット名 | 権限内容 |
|---|---|
| freeeサイン_Admin | freeeサインアプリに関するすべての操作と設定が可能 |
| freeeサイン_TMPAdmin | 文書作成～締結に加えて、freeeサインに登録したテンプレートの取り込みとマッピング設定が可能 |
利用者向け
| 権限セット名 | 権限内容 |
|---|---|
| freeeサイン_User参照 | FS契約レコードの作成と参照が可能な権限 |
| freeeサイン_User作成 |
|
| freeeサイン_User送信 |
|
| freeeサイン_User締結 |
|
※システム管理者プロファイルの場合、上記権限セットを割り当てなくても利用できます。
管理者・利用者共通
| 権限セット名 | 権限内容 |
|---|---|
| freeeサイン_User_SAML （※） |
FS契約作成後、FS契約レコードに登録されるリンク項目から、freeeサインの文書詳細ページにSSO（シングルサインオン）で遷移する権限 |
※freeeサイン_User_SAMLの権限セットはパッケージに含まれないため、別途作成いただきます。詳細や作成方法については、本ページの設定後に行う「freeeサイン for Salesforce 初期設定-4.シングルサインオン(SSO)設定を行う」で説明します。
ステータスに応じて各権限セットでできることについては、「権限セット一覧」の表をご参照ください。
各権限セットについて
記号の説明
| 記号 | 説明 |
|---|---|
| 〇 |
ボタンが表示されます。 メッセージと有効期限は登録と編集が可能です。 |
| - |
ボタンは表示されません。 メッセージと有効期限は参照のみ可能です。 |
権限セット一覧
| ステータス | 操作 | 権限セット | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 参照 | 作成 | 送信 | 締結 | TMPAdmin | Admin | ||
| 未作成 | 作成ボタン表示 | - | 〇 | - | - |
〇 | 〇 |
| メッセージ設定 | 〇 | 〇 | 〇 | - | 〇 | 〇 | |
| 有効期限変更 | 〇 | 〇 | 〇 | - | 〇 | 〇 | |
| 作成中 | 送信ボタン表示 | - | - | 〇 | - | 〇 | 〇 |
| メッセージ設定 | 〇 | 〇 | 〇 | - | 〇 | 〇 | |
| 確認待ち・ 有効期限切れ |
再送信ボタン表示 | - | - | 〇 | - | 〇 | 〇 |
| メッセージ設定 | - | - | 〇 | - | 〇 | 〇 | |
| キャンセルボタン表示 | - | - | 〇 | - | 〇 | 〇 | |
| メッセージ設定 | - | - | 〇 | - | 〇 | 〇 | |
| 要確認 | 締結ボタン表示 | - | - | - | 〇 | 〇 | 〇 |
| 却下ボタン表示 | - | - | - | 〇 | 〇 | 〇 | |
| 差し戻しボタン表示 | - | - | - | 〇 | 〇 | 〇 | |
| メッセージ設定 | - | - | - | 〇 | 〇 | 〇 | |
①-3 freeeサインの権限設定
freeeサインで設定できる権限は以下の表の通りです。
管理者向け
| 権限 | 文書作成 | 文書送信 | 承認操作 | テンプレート登録・編集 | freeeサイン全般の設定 |
|---|---|---|---|---|---|
| 締結・文書管理 | 〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
× |
| 全権管理 | 〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
利用者向け
| 権限 | 文書作成 | 文書送信 | 承認操作 | テンプレート登録・編集 | freeeサイン全般の設定 |
|---|---|---|---|---|---|
| 作成 | 〇 |
× |
× |
× |
× |
| 作成・送信 | 〇 |
〇 |
× |
× |
× |
| メンバー | 〇 |
〇 |
〇（※） |
〇 |
× |
| 文書管理 | 〇 |
〇 |
× |
〇 |
× |
※文書の締結は「メンバー」権限でも可能ですが、自分が送信した文書のみ締結できます。
freeeサインの権限の詳細や変更方法については、「チームメンバーの権限設定を変更する」のヘルプページをご覧ください。
実際の操作を行うためにはfreeeサインの権限とSalesforceの権限セットの権限種別を対応させる必要があります。
freeeサインとSalesforceの権限が異なると、以下のような問題が発生します。
- freeeサインでは締結する権限があるのに、Salesforceでは締結ボタンが表示されず実行できない
- Salesforceで締結を実行しても、freeeサインでは権限が不足して締結処理がエラーになり締結されない
②パッケージのライセンスを付与する
この手順では、Salesforceでfreeeサインアプリを使用するユーザーにパッケージライセンスを付与します。
※Sanbox環境をご利用の場合は、本手順をスキップして「③権限セットを割り当てる」へ進んでください。
- Salesforceの「設定」画面で、画面左部の「クイック検索」欄に「インストール済みパッケージ」と入力して検索します。検索結果から［インストール済みパッケージ］を選択し、「freeeSign」の［ライセンスの管理］をクリックします。
- 「freeeSign」の「パッケージマネージャー」画面へ遷移したら、［ユーザーの追加］をクリックします。
- 「選択可能なユーザー」に表示されているユーザー一覧から、freeeサインアプリを利用するユーザーにチェックを入れます。
チェックを入れたユーザーが「選択済みのユーザー」に表示されていることを確認し、［追加］をクリックします。 - 「freeeSign」の「パッケージマネージャー」画面に戻ります。手順③で追加したユーザーが表示されてることを確認したら、パッケージライセンスの付与は完了です。
つづいて、「③権限セットを割り当てる」へ進みます。
③権限セットを割り当てる
Salesforceでfreeeサインアプリを操作するための権限セットを設定します。
権限セットの割り当ては、［ユーザー］または［権限セット］のどちらかのメニューから設定できます。
メニューごとに割り当てる場合の設定単位は、以下の表の通りです。
| メニュー | ユーザー設定単位 | 権限セット設定単位 |
|---|---|---|
| ユーザー | 1人ずつ |
複数個 |
| 権限セット | 複数名 |
1つずつ |
それぞれの設定手順については、以下を参照してください。
［ユーザー］メニューから設定する
- クイック検索で「ユーザー」を検索し、ユーザーの一覧から権限セットを割り当てるユーザーの［氏名］をクリックします。
- 「ユーザー」画面へ遷移したら、［権限セットの割り当て］をクリックします。
※［権限セットの割り当て］が表示されない場合は、本ページ「［権限セット］メニューから設定する」の手順で設定します。 - 「権限セットの割り当て」グループから、［割り当ての編集］をクリックします。
- 「権限セットの割り当て」画面へ遷移したら、「利用可能な権限セット」一覧から任意の権限セットを選択し、（複数選択可）、「追加」下の［▶］（右向き黒三角ボタン）をクリックします。
割り当てる権限セットについては、本ページ「①-2 Salesforceの権限セット」を参照してください。 - 選択した権限セットが「有効化された権限セット」に移動したことを確認し、［保存］をクリックします。
- 「権限セットの割り当て」グループに手順④～⑤で追加した権限セットが登録されていることを確認したら、権限セットの割り当ては完了です。他のユーザーにも権限セットを割り当てる場合は、本手順を繰り返します。
つづいて、後述「④freeeサインの権限を設定する」に進みます。
［権限セット］メニューから設定する
- クイック検索で「権限セット」を検索し、アルファベットフィルターから［F］を選択します。表示された一覧から「freeeサイン_」で始まる権限セットを確認します。
- 表示された権限セットから、割り当てる権限セットを選択します。
この手順では、FS契約レコードを参照可能にする「freeeサイン_User_参照」を割り当てる場合を例に説明します。
割り当てる権限セットについては、本ページ「①-2 Salesforceの権限セット」を参照してください。 - 権限セットの設定画面へ推移したら、［割り当ての管理］をクリックします。
- ［割り当てを追加］をクリックします。
- 割り当てるユーザーにチェックを入れ、［次へ］をクリックします。
- 手順⑤で選択したユーザーの氏名が表示されていることを確認し、［割り当て］をクリックします。
※有効期限を指定すると、設定した期限を過ぎた時点で自動的に割り当てが解除されます。一時的に権限を与える場合に利用してください。 - 画面上に「割り当てに成功しました」と表示されたら、［完了］をクリックし、権限セットの割り当ては完了です。
必要に応じて本手順を繰り返し、その他の権限セットを割り当てます。
つづいて、後述「④freeeサインの権限を設定する」に進みます。
④freeeサインの権限を設定する
freeeサインの権限を設定する前に、freeeサインで利用するメンバーをチームに招待し、参加済みである必要があります。チームに参加していない場合は権限の設定ができないため、先にチームへ招待し、参加してもらいます。
メンバーを招待する際に権限を設定できます。すでに参加済みの場合や、後から権限を変更する場合の方法については、「チームメンバーの権限設定を変更する」のヘルプページをご覧ください。
メンバーの招待方法については、招待する方法に応じて以下のヘルプページをご覧ください。
- 個別に招待する：チームにメンバーを招待する
- 一括で招待する：チームメンバーを一括で招待する
招待されたメンバーが承認を行う方法については、「チームへの招待を承認する」のヘルプページを参照してください。
freeeサイン for Salesforceを利用するユーザーは、freeeサインとSalesforceアカウントのメールアドレスが同一である必要があります。
Salesforceの「ユーザー情報」には、「ユーザー名」と「メールアドレス」項目があり、どちらもメールアドレス形式で登録できます。そのため、「ユーザー名」に登録したメールアドレスがfreeeサインと同じであっても、「メールアドレス」項目が一致していないと利用できません。
つづいて、FS契約レコードからSSO（シングルサインオン）でfreeeサインの文書詳細ページに遷移するには、外部クライアントアプリケーションの作成と設定が必要です。設定方法については、「freeeサイン for Salesforce 初期設定-4.シングルサインオン(SSO)設定を行う」のヘルプページをご覧ください。