【企業ユーザー】取引額上限アラート機能を利用する

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パートナーごとに年間の取引上限額を設定し、上限額を超える際にアラートを出す、もしくは発注を制限する機能です。

取引額上限アラート機能の利用方法について、説明します。

※本機能はfreee側で有効化が必要です。ご希望の方はfreee株式会社までお問い合わせください。

  • ［取引上限金額］は役割に関係なく、全企業ユーザーが表示・設定・編集できます。
  • アラートや発注制限は、タスク作成画面で［パートナー］欄に指定されたパートナーに対して発生します。
    ［パートナー(参加)］［パートナー(タスク実行)］欄に指定されたパートナーの取引上限額はカウントされません。これらのユーザーの取引上限を超える発注がされても、アラートや発注制限は発生しません。

目次

パートナーに取引上限額を設定する

  1. ［パートナー］タブをクリックします。
  2. 設定したいパートナーの［・・・（3点リーダー）］をクリックします。
  3. ［カスタム項目を設定する］をクリックします。
    パートナー一覧画面で［パートナー］メニューと設定したいパートナーの［・・・（3点リーダー）］→［カスタム項目を設定する］を指し示しているスクリーンショット
  4. 「取引上限金額(年内)」に、設定したい取引上限額を入力します。
  5. ［更新］をクリックします。
    パートナーの設定画面で「取引上限金額(年内)」欄と［更新］ボタンを指し示しているスクリーンショット

    カスタム項目の一括更新機能では「取引上限金額(年内)」を設定できません。

取引額の算出条件

下記の条件を全て満たしているタスクと請求書の合計金額が取引額となります。

1. タスクの発注・請求金額

  • ステータスが［依頼中］〜［検収済み］になっている
  • ［納期］が当年内（1/1〜12/31）で設定されている
  • 請求書が紐づいていない

※ステータスが［依頼中］［開始前］［作業中］の場合は"発注金額"、ステータスが［提出済み］［差し戻し］［検収済み］の場合は提出後の"請求金額"が参照されます。

2. 請求書の請求金額

  • ［支払期日］が当年内（1/1〜12/31）で設定されている

取引上限額アラートまたは発注制限の発生タイミング

①タスク作成、一括タスク作成、CSV一括作成

アラートもしくは発注制限のタイミングは以下の通りです。

1. 取引上限額の90%超えのアラート

  • タスク作成画面のアラート表示
    取引上限額が90%を超えている状態でタスクを新規発注すると、アラートが表示されます。
    例）
    • 累積取引額が95％あり、新規タスク発注額を足して96％になる場合は、アラートが出ます。
    • 累積取引額が80％あり、新規タスク発注額を足して95％になる場合は、アラートは出ません。

テンプレート作成時と下書き保存時は、アラートや発注制限は発生しません。

タスク作成画面でアラートを指し示しているスクリーンショット

  • アラートモーダルの表示（発注承認が［無効］の場合）
    取引上限額が90%を超えている状態でタスクを新規発注し、［依頼する］ボタンをクリックすると、画面上部にアラートが表示されます。
  • アラートモーダルの表示（発注承認が［有効］の場合）
    取引上限額が90%を超えている状態でタスクを新規発注し、担当者が［発注承認を申請］ボタンをクリックしたタイミングと、承認者が発注の［承認］ボタンをクリックしたタイミングで、画面上部にアラートが表示されます。
    タスク作成画面で画面上部のアラートを指し示しているスクリーンショット
  • ［経理］への通知
    取引上限額の90%を超えている状態でタスクが新規発注された場合、役割が［経理］の全企業ユーザーに通知が届きます。

    例：取引上限額の00%を超えたタスクが依頼されました。

2. 取引上限額の100%超えの発注制限

  • 制限エラーの表示（上長発注承認が［無効］の場合）
    累積取引額と新規発注額を足して上限額の100%を超える場合、タスクの［依頼する］ボタンをクリックすると制限がかかり、発注できない状態となります。
  • 制限エラーの表示（発注承認が［有効］の場合）
    累積取引額と新規発注額を足して上限額の100%を超える場合、承認者が発注書［承認］ボタンをクリックすると制限がかかり、発注できない状態となります。
    タスク作成画面で制限エラーが表示されているスクリーンショット

②定期タスク

1. 取引上限額の90%超えのアラート

  • ［担当者］への通知（発注承認が［無効］の場合）
    取引上限額が90%を超えている状態で新規定期タスクが発行された場合、［担当者］に定期タスクが作成された旨の通知が届きます。アラートはありません。
  • ［担当者］への通知（発注承認が［有効］の場合）
    取引上限額が90%を超えている状態で新規定期タスクが発行された場合、［担当者］に定期タスクが作成された旨の通知が届きます。定期タスクは自動で［発注承認者］へ承認申請されます。アラートはありません。
  • ［経理］への通知
    取引上限額の90%を超えている状態で新規定期タスクが発行された場合、役割が［経理］の全企業ユーザーに通知が届きます。

2. 取引上限額の100%超えの発注制限

  • ［担当者］への通知（発注承認が［無効］の場合）
    累積取引額と新規発注額を足して上限額の100%を超える場合、定期タスクは発行されずに［下書き］に入ります。定期タスクが［下書きタスク］になった旨の通知が［担当者］に届きます。
  • ［担当者］への通知（発注承認が［有効］の場合）
    累積取引額と新規発注額を足して上限額の100%を超える場合、定期タスクが作成された旨の通知が［担当者］に届きます。定期タスクは自動で［発注承認者］へ承認申請されます。
  • 制限エラーの表示（発注承認が［有効］の場合）
    累積取引額と新規発注額を足して上限額の100%を超える場合、発注承認者が［承認］ボタンをクリックしたタイミングで制限がかかり、発注できない状態となります。

③公募タスク

アラートもしくは発注制限のタイミングは以下の通りです。

※取引上限額の90%もしくは100%を超えたパートナーでも、公募タスクに応募できます。

1. 取引上限額の90%超えのアラート

  • アラートモーダルの表示（発注承認が［無効］の場合）
    取引上限額が90%を超えている状態で新規公募タスクが発行され、［採用］ボタンをクリックすると、画面上部にアラートが表示されます。
  • アラートモーダルの表示（発注承認が［有効］の場合）
    取引上限額が90%を超えている状態で新規公募タスクが発行され、担当者が［採用］ボタンをクリックしたタイミングと、発注承認者が［承認］ボタンをクリックしたタイミングで、画面上部にアラートが表示されます。
  • ［経理］への通知
    取引上限額が90%を超えている状態で新規公募タスクが発行された場合、役割が［経理］の全企業ユーザーに通知が届きます。

2. 取引上限額の100%超えの発注制限

  • 制限エラーの表示
    累積取引額と新規公募タスク額を足して上限額の100%を超える場合、公募タスクの［採用］ボタンをクリックしたタイミングで制限がかかり、発注できない状態となります。

パートナーの年内取引額の確認方法

タスク一覧と請求書一覧で、次の条件で絞り込み、［総計］を足した金額が［取引額］となります。

1. タスク一覧の絞り込み条件（タスク提出後の数量変更を利用していない場合）

  • パートナー：年内の取引額を確認したいパートナーを選択
  • ステータス：［依頼中］［開始前］［作業中］［提出済み］［差し戻し］［検収済み］を選択
  • 納期：当年内の［1/1］〜［12/31］を設定
  • 請求書の発行状況：［未請求の品目あり］を選択

タスク一覧画面の絞り込み条件部分のスクリーンショット

2. 請求書の請求金額

  • パートナー：年内の取引額を確認したいパートナーを選択
  • ステータス：［作成済み］［申請中］［差し戻し］［完了］を選択
  • 支払期日：当年内の［1/1］〜［12/31］を設定

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