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目次
明細の申請項目カスタマイズ機能とは
経費申請時の項目を明細単位で自由に追加してカスタマイズできる機能です。
経費の種類に応じて申請者に入力させたい項目をあらかじめ指定することで、入力漏れや誤入力を防ぐことができます。
例えば、交際費利用の場合は参加人数・取引先名、日当の場合は宿泊数や出発時間等を必須入力化することで承認工数を削減する事が可能です。
また、あらかじめ条件と計算式を設定することで、入力した内容から金額を自動計算することができます。
経費科目を設定する
本機能を利用するには、経費科目を設定する必要があります。
カスタマイズする項目は経費科目に紐づいています。
例えば、交際費の経費科目を選択した場合は交際費専用の項目を表示することができます。
経費科目の作成を始める
- ［申請の設定］メニュー →［経費科目］をクリックします。
- ［＋経費科目を作成］ボタンをクリックします。
経費科目の基本設定をする
経費科目に関する情報や経費科目一覧で表示される説明文、表示順の設定ができます。
| 項目名称 | 説明 |
|---|---|
| 経費科目名 |
経費科目の名称です。 申請者が経費精算の作成で選択する際の表示名となります。 |
| 勘定科目 | 経費科目を選択した際に選ばれる勘定科目です。 |
| 税区分 |
経費科目を選択した際に選ばれる税区分です。 ※％表示の無い税区分は、経費申請で作成される取引の発生日に応じて適切な税率が選択されます。 |
| 品目 | 経費科目を選択した際に選ばれる品目です。 |
| 経費科目の説明 |
経費科目の説明を記載します。 申請者が経費精算の作成時に経費科目を選択する際の説明書きとして表示されます。 |
| 表示順 |
申請者が経費科目を選択する際の一覧での表示順序を設定できます。 小さい数ほど上位に表示されます。（1以上の数字のみ・マイナス不可） 未入力の場合は、表示順が後ろになります。 同じ数字が入力された場合は、登録順で表示されます。 |
デフォルト申請項目を設定する
経費申請にあらかじめ用意されている項目の設定ができます。
| 項目名称 | 設定内容 | 説明 |
|---|---|---|
| 内容 | 内容の使用 | 経費科目の入力項目として内容をどのように扱うかの設定ができます。 |
| 初期値 | 内容の入力欄にあらかじめ設定しておいた内容を記述することができます。 | |
| 追加説明 |
内容に対する説明を入力します。 申請者が内容を入力する際に、この説明を参照することできます。 |
|
| 添付ファイル | 添付ファイルの使用 | 申請者からのファイル添付を必須もしくは任意のどちらかで設定することができます。 |
カスタム申請項目を設定する
カスタム申請項目の［＋追加］ボタンをクリックすると設定カセットが表示されます。経費申請に追加したい項目を自由に追加することができます。
また、作成したカスタム申請項目は後述する金額計算式の項目としても利用できます。
カスタム申請項目の設定カセット
※カスタム申請項目として下記の入力形式を選択できます。
※それぞれの項目に対して任意 / 必須の選択ができます。
経費の申請時に必須入力の項目が入力されていない場合は申請を実施することができません。
※カスタム申請項目は一つの経費科目に20項目まで増やすことができます。
| 入力形式 | 説明 | 金額計算式 |
|---|---|---|
| 1行文字列 |
短文形式で自由入力する想定の項目で利用できます。 例）出張訪問先、会食利用店舗、URLなど |
ー |
| 複数行文字列 | 長文形式で自由入力する想定の項目で利用できます。 例）利用用途、出張旅程など |
ー |
| 日付 |
年月日を選択する想定の項目で利用できます。 例）会食実施日、購入日など |
ー |
| 日付と時刻 | 年月日何時何分形式で入力する想定の項目で利用できます。 | ー |
| 期間 |
ある日付から別の日付までの期間を選択する想定の項目で利用できます。 例）出張期間など |
可能 |
| 数値 |
数値を入力する想定の項目で利用できます。 例）宿泊日数、参加人数、移動距離など |
可能 |
| プルダウン |
複数の選択肢から一つの回答を選択する想定の項目で利用できます。 また計算式での利用にチェックをつけると、対応する値（数値）の入力が可能となり、計算式で使用する事ができる様になります。 （選択時のみ選択肢が表示されるため、選択肢が多い場合におすすめ） |
可能 |
| チェックボックス | 複数の選択肢から複数の回答を選択する想定の項目で利用できます。 | ー |
| ラジオボタン |
複数の選択肢から一つを選択する想定の項目で利用できます。 ※選択肢が常に展開して表示されるため、選択肢が少ない場合におすすめです。 |
ー |
プルダウンの入力形式で［計算式で使用する］にチェックをつけると、選択項目に値（数値）を代入する設定をする事が可能です。
選択項目と対応する値の確認もしやすく、柔軟な計算式の設計ができます。
出張の出発時間帯で手当を追加したい場合
宿泊日数を数値で設定します。
入力形式プルダウンで、選択項目で出発時間帯を入力し、対応する値（数値）に追加の手当金額を入力します。
選択項目と対応する値（数値）を確認することができます。
計算式を「宿泊日数×3,000＋出発時間帯」と設定します。
申請者は、宿泊日数に数値を入力し、宿泊時間帯は選択肢から選ぶだけで追加手当を含む日当の計算ができます。
アイコンから計算式と代入されている数字を確認することが可能です。
金額計算方法を設定する
経費科目を選択した際に金額を計算する方法を設定する事ができます。
| 金額計算方法の設定 | 説明 |
|---|---|
| 設定しない | 添付した証憑をOCRで読み込んだ金額、もしくは申請者が手動で入力した金額が反映されます。 |
| 固定金額を設定する |
経費科目に設定した金額が反映されます。 経費精算の申請作成時には申請者側で金額の編集はできなくなります。 |
| 自動計算を設定する |
設定した条件と計算式に該当する内容で自動算出された金額が反映されます。 経費精算の申請作成時には申請者側で金額の編集はできなくなります。 詳しい設定方法は後述の「金額の計算方法-自動計算を設定する」をご確認ください。 |
金額計算方法の設定 - 固定金額を設定する
経費申請でその経費科目を選ぶと固定の金額が自動で入力されるように設定できます。
金額計算方法の設定 - 自動計算を設定する
申請者が経費申請の作成時に特定の経費科目を選択し表示された項目を入力すると、経費科目に設定した計算式もしくは条件と計算式で自動的に金額を計算し表示されます。
| No. | 名称 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 条件・計算式カセット |
条件と計算式が0：1もしくは1：1で設定できます。 条件と計算式の設定方法については後述の設定方法を参照してください。 |
| ② | 「+追加」ボタン |
条件・計算式カセットを追加するボタンです。 一つの経費科目に対して最大50の条件を設定できます。 |
| ③ | 「端数処理」設定 | 計算式で算出された金額が小数になった場合の端数の処理を「切り捨て」「切り上げ」「四捨五入」から選択できます。 |
条件の設定方法
申請者の役職に合わせて金額計算の条件分岐を設定できます。
- 役職はfreee人事労務で設定されている内容に紐付きます。
- 条件は上部に設定されているものほど優先度が高くなります
-
条件設定の方法を選びます。
条件設定を「設定しない」を選んだ場合は条件の設定はここで終わりです。
設定種別 説明 設定しない その事業所に所属しているすべての申請者が後続する計算式の対象になります。 設定する 条件式を設定できるようになります。
一つの条件式に対して一つの計算式を設定できます。
条件・計算式カセットは50まで増やすことができます。（「上記の条件をのぞく全て」を含む）
上記の条件を除くすべて 「設定する」で設定した条件をのぞくすべてが後続する計算式の対象になります。
以降に条件・計算式セットを追加することはできません。
-
「設定する」を選んだ場合、役職と比較方法を設定できます。
比較方法 説明 いずれかに該当する申請者 選択した役職の従業員が経費精算を申請した場合、同じカセットの計算式で金額が算出されます。 いずれにも該当しない申請者 選択した役職以外の従業員が経費精算を申請した場合、同じカセットの計算式で金額が算出されます。
計算式の設定方法
カスタム申請項目で設定した項目などを使い金額を自動計算できます。
| No. | 名称 | 説明 |
|---|---|---|
| ① | 計算式表示エリア | 入力した計算式が表示されます。 |
| ② | ［一つ削除］ボタン | その条件・計算式カセットに入力した最新の項目を1つ消去できます。 |
| ③ | ［全て削除］ボタン | その条件・計算式カセットに入力した計算式を全消去できます。 |
| ④ | カスタム申請項目・演算子ボタン |
その経費科目に設定されているカスタム申請項目と演算子を計算式表示エリアに入力するためのボタンです。 計算式に使えるカスタム申請項目は入力形式が「期間」「数値」「プルダウン」（計算式での利用のチェック必要）の3種類です。 |
| ⑤ | 数値入力 | 小数点を含む整数を入力する場合に利用します。 |
日当の設定例
例：役員は1日3,000円、部長は1日2,000円、それ以外は一日1,000円の支給の場合
- 基本設定、デフォルト申請項目を入力します。
-
カスタム申請項目で「日数」を作成します。
※申請者が金額計算に必要な項目を確実に入力するよう「必須」に設定することを推奨します。
- 「金額計算方法」で「自動計算を設定する」を選択します。
-
条件・計算式カセットを条件分作成し、それに紐づく計算式を設定します。
-
「プレビュー」で経費申請の画面を確認します。
※プレビューの確認方法は後述の「プレビューで申請者が見る画面を確認する」をご確認ください。
プレビューで申請者が見る画面を確認する
経費科目の設定、編集画面右下の［プレビュー］ボタンをクリックすると、経費申請の申請者に表示する項目を表示できます。
設定したデフォルト申請項目、カスタム申請項目の表示や計算式の動作を確認できます。
※実際の経費申請画面とエラー表示が異なる部分があります。計算式を設定してプレビューを開いた場合、必要な値が入力されていないため計算が失敗しているエラーが表示されます。必要な項目を入力後に計算式の動作を確認してください。
カスタム項目の情報の取引・仕訳への反映
カスタム項目の情報は取引の備考と仕訳の摘要に自動で反映され、取引・仕訳から常に閲覧することが可能です。
また、自動で反映された情報は経費申請のcsvエクスポートにも反映されます。
設定者向け項目でメモを記載する
計算式の情報や更新情報など、申し送り情報が記載できるメモ欄を設けています。
経費科目の設定画面でのみ、閲覧と編集ができます。