本ページでは、一時的にキャンセル待ちリストを作り、手動でメールのご連絡する代替方法をご紹介します。
freee予約には、空席待ち・キャンセル待ち機能はありません。
SNSやLINE公式アカウントをご覧にならないお客様へ、キャンセル発生をお知らせする「代替手段」としてご活用ください。
目次
店舗側でキャンセル待ち受付を準備する
- 事前設定タイプで「キャンセル待ち」という名前の0円のメニューを作成し、承認制にします。
- キャンセル待ちを受け付けたい日時・人数を予約枠として作成します。
-
キャンセル発生後、キャンセル待ち希望のお客様に連絡したい日時・人数で予約枠を作成します。
例：2026年3月の土日「9:00〜12:00」に5名のキャンセル待ち枠がある場合
対象となる3月の土日（1、7、8、14、15、21、22、28、29日）に対して、以下の予約枠を作成します。
- 開始時間：9:00
- 終了時間：12:00
- 定員：5名
【キャンセル待ち画面】
詳しくは、「事前設定タイプの予約枠・定員を変更する」のヘルプページをご覧ください。
お客様にキャンセル待ち受付を伝える
キャンセル待ちの予約枠を予約したお客様に対して、「承認」はせず、キャンセル待ちを受け付けたことが伝わるよう、自動でお客様にメールが届くようにします。
予約受付メールテンプレートを作成し、キャンセル待ちサービスに紐付けます。
詳しくは、「オリジナルメール設定について」のヘルプページをご覧ください。
【予約承認メール内容画面】
キャンセルが発生した場合の運用を決める
キャンセルが発生した場合の運用を決めます。
- キャンセルが出た予約枠に気付いた方
- どなたでも予約可能にする
- キャンセル待ち以外の方から予約が入らないようにする
おすすめは、以下のとおりです。
- キャンセルが出た予約枠に気付いた方
- どなたでも予約可能にする
限りある予約枠なので、早く気付いた時点で予約してもらう方がサービスの稼働率が最大化します。
キャンセル待ちの方にご連絡しても、その際に連絡に気付かない、キャンセル待ちしていたこと自体を忘れていた、というケースもあるためです。
キャンセル発生の際に気付いた方、どなたでも予約可能にする場合
予約ブロックなどは入れず、事前設定タイプにて予約枠を空けておきます。
キャンセル待ちの方への連絡が終わるまでその枠を確保する場合
キャンセルの予約枠と同じ日時に予約ブロックを入れます。
例：
3月1日「10:00～12:00」に予約が入っているが、キャンセル待ちを受け付けた場合
以下のように入力します。
- キャンセル待ちの予約枠：3月1日「10:00～12:00」
- 予約ブロック：3月1日「10:00～12:00」
上記を入力することで、3月1日「10:00～12:00」には次の3つが同時に入っていることになります。
- すでに入っている予約
- 事前設定の予約枠
- 予約ブロック
お客様にキャンセル待ちの運用についてご案内する
キャンセル待ちご希望のお客様がいる場合、事前設定タイプの枠に予約を入れてもらうようご案内します。
※この際、キャンセルがでなかったら連絡はしないこともお伝えするとトラブル防止になります。
キャンセル発生時の対応について
キャンセル枠を入れていた日時の予約にキャンセルが生じた場合、「キャンセル待ち」予約枠へ予約の申し込みしているお客様に手動でメールを送信します。
※予約は承認制ですが、承認はしません。あくまでもこのサービスをキャンセル待ちの受付用として扱います。
以下、送信するメールの内容について説明します。
キャンセル発生の際に気付いた方、どなたでも予約可能にする場合
キャンセル発生直後から予約枠は空いてしまいます。
手動でお客様にメールした後、お客様が予約枠を予約しようとした時に、すでに他のお客様から予約が入っており、予約枠が埋まってしまう可能性があります。
そのため、手動でメール送信する内容にて、「キャンセルのご連絡とこのメールを確認した時点で予約枠が空いていたらご自身で予約を入れてください」という案内の内容を含めることを推奨します。
キャンセル待ちの方への連絡が終わるまでその枠を確保する場合
返事が来るまで予約枠をキャンセル待ちのお客様のために確保していることになります。
ご自身で決めたルールに沿って、メールの内容を決めます。
例：
- 予約受付終了日時（いつまで予約可能か）
- 期日を過ぎると他のお客様へ予約枠を開放する旨を記載し、早めの連絡（予約）を促すことを推奨します。
- 他のキャンセル待ちのお客様からの予約
参考：関連ヘルプページ