申請フォームの申請時に申請者の所属部門を自動選択する

本機能の概要

本機能でできること

本機能では、申請フォームの申請時に、申請者自身の所属部門を自動的にセットすることができるようになります。これにより、申請者自身の所属部門を手動で設定する手間やミスが減り、より効率的なワークフローを構築することができます。

また、2021年3月にリリースされた、申請フォームの「合計金額」に基づいた自動経路分岐機能（詳細は「 申請経路の金額分岐を利用する 」をご覧ください）を組み合わせることも可能です。

本機能の対応範囲

本機能が対応しているプランと申請フォームは次のとおりです。

【対応しているプラン】

• アドバンスプラン（旧プロフェッショナルプラン）
• エンタープライズプラン
  ※ 本機能のご利用にあたっては、いずれのプランにおいても freee人事労務 で従業員の部門管理を行うことが前提となります。同プロダクトの部門管理機能は、無料でご利用いただけます。

【対応している申請フォーム】

• 経費精算
• 支払依頼
• 各種申請

本機能の利用シーンとメリット

本機能は次のようなシーンで便利にご利用いただくことができます。

【管理者】事前準備をする

※ 本セクションの内容は、freee会計 / freee人事労務 双方ともに、「管理者」権限を有する方が操作を行ってください。

本機能を利用するには、いくつかの事前準備が必要となります。事前準備の大まかな流れは下表のとおりです。

順番	事前準備	操作対象 プロダクト	詳細
1	前提条件を確認する	会計 人事労務	本機能を利用する上での前提条件を確認します。 同一従業員は同一メールアドレスで会計 / 人事労務 の双方に招待されている 人事労務で必要な部門が登録されている
2	従業員に部門を設定する	人事労務	本機能を利用する従業員に対して部門を設定します。
3	部門のマッピング および 自動補完機能を有効化する	会計	会計と人事労務の部門をマッピングして両者を関連づけ、自動補完機能を有効化させます。 会計と人事労務の部門をマッピングする 「申請での集計部門の自動補完設定」を有効化する

1. 前提条件を確認する

本機能の利用にあたっては、 「どの従業員が」「どの部門に所属しているか」の2つの情報を特定する 必要があります。そのため、次の2つの前提条件すべてを満たしていることをまずは確認します。

• 同一従業員は同一メールアドレスで会計 / 人事労務 の双方に招待されている
  「どの従業員が」にあたる情報です。
• 人事労務で必要な部門が登録されている
  「どの部門に所属しているか」の情報について、実際に使用される部門にあたる情報です。

 

【同一従業員は同一メールアドレスで会計 / 人事労務 の双方に招待されている】
本機能を利用する従業員は、 会計 / 人事労務 の双方に同一のメールアドレスで招待されている 必要があります。

次の方法でまずはfreee会計に招待された従業員のメールアドレスを確認し、freee人事労務の従業員情報で同一のメールアドレスが使用されていることを確認します。

1. freee会計で招待された従業員メールアドレスを確認する：
   ［設定］メニュー → ［メンバー招待・権限管理］をクリックし、［メンバー］タブの一覧に表示された従業員のメールアドレスを確認します。
   
   
   
2. freee人事労務の従業員情報でメールアドレスの同一性を確認する：
   ［従業員］メニューをクリックして「従業員一覧」画面を開き、メールアドレスの同一性を確認したい従業員をクリックします。
   従業員詳細画面の「従業員アカウント情報」カードに記載された「ログインメールアドレス」が同一であるかどうか確認します。
   

【人事労務で必要な部門が登録されている】
本機能で使用する部門は、あらかじめfreee人事労務に登録しておく必要があります。
部門登録の詳細については「 部門・役職設定を行う - 部門を設定・編集する 」をご覧ください。

2. 従業員に部門を設定する

本機能を利用するには、従業員に部門を設定する必要があります。

従業員への部門設定の詳細は「 部門・役職設定を行う - 従業員に所属（部門・役職）を設定する 」をご覧ください。

3. 部門のマッピング および 自動補完機能を有効化する

この手順では、会計と人事労務の部門をマッピングして両者を関連づけ、自動補完機能を有効化させます。

• 会計と人事労務の部門をマッピングする
• 「申請での集計部門の自動補完設定」を有効化する

 

【会計と人事労務の部門をマッピングする】
会計と人事労務の部門のマッピングは、freee会計から行います。

1. freee会計にログインし、［設定］メニュー → ［部門の設定］をクリックします。
2. 画面上部のタブを［人事労務部門とのマッピング］に切り替えます。
3. 「会計の部門」列に「未マッピング」と表示されている行が、マッピングされていない行です。
   マッピングされていない行のうち、任意の「人事労務の部門」をクリックします。
4. 「会計の部門名」に紐付ける部門を選択し、［保存する］ボタンをクリックします。
   
5. 手順3〜手順4の操作を、必要回数繰り返します。

【「申請での集計部門の自動補完設定」を有効化する】
マッピングした部門は実際の申請で自動選択されるよう、「申請での集計部門の自動補完設定」を有効化します。

1. 会計の「部門の設定」画面→［人事労務部門とのマッピング］タブを表示させます。
2. 「申請での集計部門の自動補完設定」項目から、［使用する］にチェックをつけ［保存］ボタンをクリックします。
   

【利用者】申請フォームから申請を行う

申請フォーム利用者が、申請フォームから申請を行う場合（新規作成 / 下書き / コピー）の挙動は次のとおりです。

• 申請者がfreee人事労務において単一部門に所属している場合
• 申請者がfreee人事労務において複数部門を兼任して所属している場合
• 申請者がfreee人事労務において いずれの部門にも所属していない場合

※ ここでは、人事労務と会計それぞれの部門のマッピングが完了していることを前提に、「経費精算」の画面を例としてご説明いたします。

申請者がfreee人事労務において単一部門に所属している場合

【「申請者の所属部門」（人事労務側の部門）の選択】
申請フォームの新規作成時や下書き時は、常に最新の所属部門が上書きされます。「申請者の所属部門」は変更することはできません。

【「部門」（会計側の部門）の自動補完】
「部門」が未選択状態の場合に、「申請者の所属部門」（人事労務側の部門）にマッピングされた会計の集計部門が自動的に補完されます。

ただし、次の場合「部門」の自動補完はされません。

• 申請フォームのコピーしたとき（コピー元の「部門」の入力状況は問いません）
• 各種申請から別の申請フォーム作成時、各種申請側に部門がすでに入力されている場合
• 下書き保存した申請フォームを開き直したとき

申請者がfreee人事労務において複数部門を兼任して所属している場合

【「申請者の所属部門」（人事労務側の部門）の選択】
申請フォームの新規作成時や下書き時は、兼任している所属部門をプルダウンから選択することができます。なお、「申請経路」に部門の選択を要する経路を指定した場合、「申請者の所属部門」は空欄で申請することはできません。

【「部門」（会計側の部門）の自動補完】
「申請者の所属部門」を選択した際、マッピングされた会計の集計部門が自動的に補完されます。

ただし、次の場合「部門」の自動補完はされません。

• 「部門」がすでに入力されている場合
• 申請フォームのコピーした際、コピー元の「部門」がすでに入力されている場合
• 下書き保存した申請フォームを開き直したとき

申請者がfreee人事労務において いずれの部門にも所属していない場合

【「申請者の所属部門」（人事労務側の部門）の選択】
いずれの部門にも所属していないため、自動選択はされません。また、「申請経路」において部門指定が必要な経路を選択した際は、「申請者の所属部門」項目に「部門に所属していません」と表示されます。

【「部門」（会計側の部門）の自動補完】
人事労務側でいずれの部門にも所属していないため、「部門」（会計側の集計部門）の自動補完は行われません。

部門の自動補完機能を無効化する

部門の自動補完機能を使用しなくなった場合は、いつでも同機能を無効化することができます。

無効化するための操作手順は次のとおりです。

1. freee会計にログインし、［設定］メニュー → ［部門の設定］を開きます。
2. 画面上部から［人事労務部門とのマッピング］タブに切り替えます。
3. 「申請での集計部門の自動補完設定」項目から、［使用しない］にチェックをつけ［保存］ボタンをクリックします。
   

注意事項

ここでは本機能を利用する上で、注意すべき仕様上の注意点についてまとめております。

「申請者の所属部門」（人事労務の部門）に対して、「部門」（会計の集計部門）が補完されるタイミングについて

基本的に「部門」（会計の集計部門）が自動補完されるタイミングは、各申請フォームの 新規作成時点のみ です。

モバイルアプリ（iOS / Android）から下書きを作成した際の「申請者の所属部門」について

モバイルアプリからでも申請の下書き作成は可能ですが、その際は 仕様上「申請者の所属部門」が取得されない 点にご注意ください。

「支払依頼」における「部門」（会計の集計部門）の自動補完について

「支払依頼」では入力行を複数追加して、複数の「部門」（会計の集計部門）を入力することができますが、 新規作成時に自動補完される「部門」（会計の集計部門）は 1行目のみ である点にご注意ください。

申請者がfreee人事労務において複数部門を兼任して所属している場合 の「部門」（会計の集計部門）の自動補完について

「部門」（会計の集計部門）が自動補完されるのは、 初回に「申請者の所属部門」（人事労務の部門）を選択したときのみ です。
※ 再度選択を行っても「部門」（会計の集計部門）は自動補完されませんのでご注意ください。