※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。
誤って登録した従業員や、不要になったテスト従業員の削除方法と復旧方法を解説します。
「削除」と「退職処理」の違い
従業員を「削除」すると、在籍時の勤怠データの閲覧や出力はできなくなります。そのため、通常の退職時は「退職処理」を行ってください。退職処理した場合は、退職日以降の勤怠データは表示されなくなりますが、過去の期間を表示すれば、在籍期間中の勤怠データを閲覧・出力可能です。
退職処理の手順は「 従業員の退職時の対処方法 」のヘルプページをご参照ください。
削除した従業員への課金について
本システムの利用開始時期によっては従業員データを削除しても該当従業員が課金対象となる場合があります。
詳しくは「freee勤怠管理Plusのプランについて」のヘルプページをご覧ください。
従業員の削除(手動)
※ 全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」以上の一般管理者だけが可能な操作です。
- 設定 > 従業員 > 従業員設定で[表示]をクリックします。
- 対象者の[削除]をクリックします。確認画面が表示されます。問題なければ[削除]をクリックします。
※従業員を削除すると認証情報も削除されます。
従業員の削除(一括インポート)
インポート機能を利用して、一括削除が可能です。
【手順1】レイアウトを作成する
※ 全権管理者、または「オプション」権限が「◯閲覧・編集」かつ全ての所属と全ての雇用区分に対する「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- よく使うメニュー > エクスポート / インポート > データ入力(インポート)カテゴリ > [従業員データ[CSV]]隣りの「入力レイアウト作成」をクリックします。
- [新規作成]をクリックし、以下のように入力して登録します。
項目名 説明 レイアウト名 任意の名称(「従業員削除」 など) 使用区分 「更新のみ」を選択 入力項目 以下2項目を選択
- 従業員コード
- 従業員削除
備考 レイアウトについての説明を記入できます。
「備考」に記入した内容は、従業員データレイアウト設定画面の「備考」欄とインポート画面の「備考」欄に表示されます。
レイアウト編集やインポートの際、該当レイアウトの判別にご利用ください。
【手順2】データを作成する
※ 全権管理者、または全ての所属と全ての雇用区分に対する「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- エクスポート / インポート > データ入力(インポート)カテゴリ > [従業員データ[CSV] ]をクリックします。
- 「1. 従業員データの入力方法を選択」の「レイアウト選択」にて、削除用レイアウトを選択し、[テンプレート]をクリックします。
- テンプレート(CSVファイル)がダウンロードされますのでExcelなどで開きます。
- データを入力して保存します。
項目名 説明 従業員コード 削除する従業員の「従業員コード」を入力します。 従業員削除 対象の従業員を削除する場合は1を入力します。1以外の値を入力した場合にはエラーになります。
【手順3】インポートする
※ 全権管理者、または全ての所属と全ての雇用区分に対する「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- 管理画面に戻り、「2. CSVファイルの選択」にて、保存したCSVファイルを選択します。ファイル選択後、[アップロード]をクリックします。
- 確認画面が表示されますので[登録]をクリックします。エラーが表示される場合は、CSVファイルを修正後、再度アップロードをお試しください。
削除済み従業員の復帰(手動のみ)
以下の操作で、削除の取り消しが可能です。
※ 全権管理者、または、「オプション」権限が「△閲覧のみ」以上かつ「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
削除済み従業員データの復帰は、一括インポートには対応しておりません。1件ずつ手動で復帰してください。
- 設定 > 従業員 > 従業員設定 > [削除済み従業員の復帰]をクリックします。
- 復帰したい従業員の[データ復帰]をクリックします。
- 復帰後の所属と雇用区分を指定して、[復帰]をクリックします。
※ 削除した時の所属が現在は削除されている場合や、従業員コードの使い回しにより重複が起こる場合は、復帰確認画面で新しいデータを割り当てる必要があります。
削除した従業員の認証情報は削除されるため、復帰後は認証情報の再登録が必要です。