※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。
休暇の有効期限が迫っているときに、対象従業員と指定した管理者にメール通知できます。事前設定の方法を解説します。
「メールアドレス検証機能」でメールアドレスが未検証の場合や、有効期限が切れた場合には通知メールが届かなくなりますので、ご注意ください。
「メールアドレス検証機能」について詳細は「 メールアドレス検証機能の概要と対処方法 」のヘルプページをご参照ください。
前提
休暇に有効期限が設定されていることが前提です。
有効期限の設定方法は、「 休暇の有効期限の変更方法 」のヘルプページをご確認ください。
設定方法
- 設定 ＞ その他 ＞ ［通知設定］ ＞ 画面左上の「休暇失効通知」をクリックします。
-
以下の項目を設定して［対象選択］をクリックします。
項目
説明
通知タイミング設定
チェックをオンにし、通知時刻を設定します。
※「09:00」「09:30」はサーバー負荷軽減のため選択できません。
※日本時間にのみ対応しております。日本時間以外のタイムゾーンには未対応です。
通知1～3
通知するタイミングを設定します。3回まで通知できます
例：
- 「有休」 の有効期限： 2020/10/01～2022/09/30
- 失効通知は「30日前」で設定
→ この場合、通知は「2022/09/01」に届きます。
- 休暇失効通知対象設定画面で、［+新規登録］をクリックします。
-
下表の項目を設定して［登録］をクリックします。
項目
説明
対象所属
通知を行う対象の所属を選択します。複数の所属を選択可能です。
雇用区分
通知を行う対象の雇用区分を選択します。複数の雇用区分を選択可能です。
従業員へのメール通知
従業員へ通知するかどうかを選択します。
管理者へのメール通知
通知を行う管理者を選択します。複数の管理者を選択可能です。
※ 管理者への通知は、［選択］をクリックすると管理者の選択画面が表示され、どの管理者へ送るのかも設定できます。通知先の管理者は複数選択可能です。
通知メールの内容
管理者 及び 従業員それぞれに届くメールは、次のとおりです。
【管理者に届くメール】
【従業員に届くメール】
補足
通知対象選択は、複数設定が可能です。
例えば、「管理者への通知は全従業員分送りたい。しかし従業員本人への通知は特定の所属のみ行いたい」場合は、次のように設定します。
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まず、全従業員分の通知を管理者に送るための通知対象設定を行います。
「条件」 ＞ 「対象所属/雇用区分」は「全て」を選択します。
この時、「アクション」 ＞ 「従業員へのメール通知」は「通知しない」を選択し、「管理者へのメール通知」では通知先の管理者を選択します。
-
次に、特定の所属の従業員本人へ通知を送るための通知対象設定を行います。
「条件」 ＞ 「対象所属」で特定の所属を選択します。
この時、「アクション」 ＞ 「従業員へのメール通知」は「通知する」を選択し、「管理者へのメール通知」は先程と同様に通知先の管理者を選択します。
-
休暇失効通知対象設定画面に戻ると、以下の並び順になっています。
「通知対象設定」は優先度の上から順にチェックして従業員の所属・雇用区分が合致したものが適用されます。そのため、優先度の並び順は、詳細に設定している「通知対象設定」（例 所属を絞っている、雇用区分を絞っている 等）を上に移動させる必要があります。
優先度の並び順は、左側にある「 ∧ 」「 v 」で移動できます。
優先度②の「 ∧ 」をクリックし移動させ、［優先度を保存］で確定します。