アラート通知対象になる条件

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「アラート通知」の通知対象になる条件を解説します。

通知機能の仕様

  • 通知タイミング設定で設定された時刻に「通知対象データ」が存在する場合に通知が行われます。
  • 「通知対象データ」が作成されるのは、「サマリデータ」が作成されたタイミングになります。

「サマリデータ」とは

「サマリデータ」とは、月ごとに集計された所定、所定外、残業などの勤怠データを指します。

「通知対象データ」が作成される条件

次の「①」または「②」の後に「サマリデータ」が作成（再作成）され、かつ、アラート条件に合致すると「通知対象データ」が作成されます。

  • ① 勤怠データに変更 または 集計範囲に変更がある場合
    • 勤怠データ編集や申請承認（「備考」など勤怠実績に関係ない部分だけを変更したケースも含む）
    • 設定 ＞ その他 ＞ オプション にて、「月の表示範囲」を変更
    • インポート機能で勤怠データを変更
    • 設定 ＞ その他 ＞ 勤怠データ再計算 にて、勤怠データ再計算を実行
    • 従業員の退職日を入力
  • ② アラートの設定自体を変更した場合

「サマリデータ」が作成されるタイミング

  • ① 管理画面からの操作で意図的に行えるもの
    • 設定 ＞ その他 ＞ 勤怠データ再計算 にて、勤怠データ再計算を実行
  • ② システムで自動的に行われるもの
    • 月別データの画面を表示したとき（サマリデータが存在しない場合）
    • タイムカード画面を表示したとき（サマリデータが存在しない場合）
    • 夜間の定例バッチ（サマリデータが存在しない場合）など

※ 「②」はシステムが必要なタイミングでのデータ削除と再計算を行っており、全てのパターンをあげることができません。

アラート通知が出る場合・出ない場合の例

【実績】

1日に1時間残業、次のような勤怠があると仮定します。

日付 残業（累計）

12/1

 1
12/2 2
12/3 3
12/4 4
12/5 5

上記を踏まえ、12/6の勤怠データが作成された場合の挙動を以下で確認します。
※ 12/7は何もしない。

No パターン 操作 状態 通知 説明
サマリ
データ		 通知対象
データ		 12/6 12/7
1 12/6に勤怠データを作成（18:00) 12/6の退勤打刻を行う ○ ○ ○ - 退勤打刻が行われたタイミングでサマリデータが作成され、通知対象データも作成される

2

 アラート設定を変更 アラート設定を変更 ○ 削除 - - アラート設定を変更したタイミングで、通知対象データが削除される
勤怠データの変更なし   - -  
3

 アラート設定を変更 アラート設定を変更 ○ 削除 ○ - アラート設定を変更したタイミングで、通知対象データが削除される
勤怠データ再計算実施 勤怠データ再計算実施 ○ ○ 勤怠データ再計算によりサマリが作成されることで、通知対象データが作成される
4 過去勤怠データ編集（12月分） 12/1~5のいずれかの勤怠を編集 削除 削除 ○ - 勤怠データが変更になるため、サマリデータが削除され通知対象データも削除される
月別データ、タイムカード画面表示 月別データやタイムカード画面の表示 ○ ○ 左記の画面表示にサマリデータが作成されるので、通知対象データも作成される
5 過去勤怠データ編集（12月分） 12/1〜5のいずれかの勤怠を編集 削除 削除 - ○ 勤怠データが変更になるため、サマリデータが削除され通知対象データも削除される
freeeログアウト freeeログアウト - - ログアウトするだけなので状態に変化なし
夜間バッチ実行（勤怠データ再計算） 夜間バッチ実行（自動処理） ○ ○  

一般的な使い方は、日々サマリデータが積みあがっていって、ある日を境にアラート設定の値を超えたときに通知対象データが作成されます。

※ その状態で、過去（同月）の勤務データ編集で変更するとサマリも通知対象も消えます。

※ 月別データ画面やタイムカードを表示するとサマリデータが作成されるので、アラート設定の値を超えていた場合は通知対象データも作成されます。

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