※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。
PDF形式のタイムカードを一括出力する手順を解説します。
出力方法
出力方法を解説します。
※admin全権管理者および全権管理者、または「データ出力」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポート / インポート を開きます。
- データ出力（エクスポート）カテゴリ ＞［タイムカード［PDF］］を開きます。
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以下の項目を選択します。
番号 項目名 説明 ① 出力対象年月 出力対象の月度を選択します。締め日を考慮した期間が選択されます。
［日付指定］ボタンをクリックすると、出力対象期間を日付で指定できます（3ヶ月以内の期間を選択可能）。
② 出力オプション 従業員の勤務先で出力
この項目にチェックを入れると、出力対象所属で勤務した日のデータだけが出力されます（ヘルプ出勤者含む）。
※ 出力対象所属で勤務していない日のデータは出力されません。このため、出力期間内に出力対象所属で一度も勤務していない従業員のデータは出力されません。
締め日基準で集計する
「（1）出力対象年月」で［日付指定］ボタンをクリックすると、出力オプション内にこの項目が表示されるようになります。チェックを入れると、月度をまたぐ期間を選択して出力した場合でも月単位でPDFページが分かれて出力されます。
入社前従業員は除外する
この項目にチェックを入れると、入社前の従業員が出力対象から除外されます。
③ 出力データフォーマット 以下いずれかのフォーマットを選択します。
- PDF（横）：横長のフォーマットです。
- PDF（縦）：縦長のフォーマットです。
④ 出力レイアウト 出力用レイアウトを選択します。
※ 出力データフォーマットで「PDF(縦)」を選択している場合は選択できません。
※ 任意の出力レイアウトを作成できます。作成方法は、「【エクスポート】タイムカード［PDF］の出力レイアウト変更方法」のヘルプページをご覧ください。
⑤ 所属 出力対象の所属を選択します。 ⑥ 雇用区分 出力対象の雇用区分を選択します。 ⑦
従業員グループ 出力対象の従業員グループを選択します。
※従業員グループ設定機能を使用している場合に表示されます。詳細は「「従業員グループ設定」の設定方法」のヘルプページをご参照ください。
- 画面最下部の［データ出力］をクリックします。
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確認画面が表示されますので、内容を確認します。
番号 項目名 説明 ① 出力対象従業員数 出力対象の従業員数が表示されます。［従業員選択］ボタンをクリックすると、一部の従業員だけを選択して出力できます。 ② 対象内のエラー勤務数 対象期間内のエラー勤務数が表示されます。エラー勤務が存在する場合は正確な集計ができていませんので、対象期間のエラーを解消してから、あらためてデータ出力してください。
エラー勤務の確認方法は、「「エラー勤務」の確認 / 修正方法」のヘルプページをご覧ください。
③ 対象内の未確定申請数 対象期間内の未確定申請数が表示されます。未確定申請が存在する場合は正確な集計ができていませんので、対象期間の申請を処理してから、あらためてデータ出力してください。
申請承認方法は、「「申請承認」の操作方法」のヘルプページをご覧ください。
④ 出力範囲 出力対象が100人以上の場合は、データが100人分ずつに分かれて出力されます。この項目で出力範囲を選択してください。 -
［データ出力］をクリックすると、対象従業員のタイムカードデータが1ファイルでエクスポートされます。
※ 出力対象が100人以上の場合は、データが100人分ずつに分かれて出力されます。確認画面の「出力範囲」で範囲を選び直して、順番にデータ出力してください。
補足
- 1日に複数回打刻する場合などは、タイムカードの行数が縦方向に追加されるためPDF1ページに収まらないことがあります。これを1ページに収めることはできません。
- 「勤怠締め」済みか否かによって、データを分けて出力することはできません。「勤怠締め」済みの従業員だけを出力する場合は、本ページ「出力方法」の「手順⑤」のように、［従業員選択］ボタンから対象従業員だけを選択して出力してください。「勤怠締め」の詳細は「勤怠を締める方法 / 締めを解除する方法」のヘルプページをご参照ください。
ご注意：データが途中で途切れてしまう場合
データ出力時に途中でデータが途切れてしまう場合、備考欄などに非推奨文字が使用されている可能性があります。非推奨文字を削除したうえで再度出力をお試しください。
非推奨文字の詳細は「本システムの推奨文字」のヘルプページをご覧ください。