※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。
打刻データを、CSVファイルのインポートによって一括登録する方法を解説します。
※ 全権管理者、または全ての所属に対して[実績・打刻]権限が「〇閲覧・編集」以上の一般管理者だけが可能な操作です。
過去の打刻は現在から6ヶ月前まで、未来の打刻は現在から1ヶ月後まで登録可能です。
6ヶ月以上前の打刻データや、1ヶ月以上先の打刻データをインポート希望の場合は、「メールサポートを利用する(freee勤怠管理Plus)」のヘルプページを参考に、サポートセンターに「1年経過勤怠の編集制限」解除をご依頼ください。
【手順1】インポート用ファイルの作成
インポートするCSVデータを用意します。
- 管理画面ホーム > よく使うメニュー > エクスポート / インポート を開き、データ入力(インポート)カテゴリ > [打刻データ[CSV]]をクリックします。
- 「1. テンプレートファイルのダウンロード」の[入力用テンプレートのダウンロード]をクリックします。CSVファイルがダウンロードされますので、デスクトップなどに保存します。
- 保存したCSVファイルをメモ帳やExcelなどで開きます。タイトル行(1行目)の通りに情報を入力し、CSV形式でファイルを保存します。
- サンプル行「123456,川崎太郎,1,200602280900」は削除してください。
- 1回の最大登録件数は1,000件までです。
【入力例(メモ帳で開いた場合)】
CSV入力項目
※本システムの推奨文字は、「本システムの推奨文字」のヘルプページをご参照ください。
項目名 | 説明 |
---|---|
従業員コード(※1) |
従業員コードを 3~10文字の半角英数字で入力します。登録されていない従業員コードは入力できません。 |
名前(※1) |
従業員の名前を入力します。 姓と名はそれぞれ40文字以内で入力し、間には全角空白か半角空白を入れることができます。 |
打刻種別コード |
入力必須項目です。 以下いずれかの半角数字を入力します。
|
打刻日時 |
入力必須項目です。 打刻日時を半角英数字で入力します。以下の登録形式に対応しています。
|
※1:従業員コード、名前はどちらかは必須です。どちらかが入力されていればインポートできますが、同姓同名の従業員がいる場合は従業員コードでインポートすることをおすすめします。
参考:Excelでのファイル編集手順
参考までに、Excelでファイルを編集する際の手順を解説します。
※ご利用のExcelのバージョンによっては表示が異なる場合があります。
- ダウンロードしたCSVファイルをExcelで開きます。
- サンプル行(4行目)を削除します。
- 行ごとに打刻データを入力します。
この際、「打刻日時」は以下いずれかの形式にします。正しくデータ入力するために、データの修正やセルの書式変更が必要なケースがあります。
- YYYYMMDDHHMM
- YYYYMMDD HHMM
- YYYY/MM/DD HHMM
- YYYYMMDD HH:MM
- YYYY/MM/DD HH:MM
例1:「YYYYMMDDHHMM」の場合
セルの書式が「標準」のままだと、Excelの機能により数値が自動的に変換されてしまい、正しいデータを作成できないことがあります。
セルの書式を「文字列」にすることで、正しくデータを入力できます。例2:「YYYY/MM/DD HH:MM」の場合
データを取り込み可能な形式に変換する必要があるケースがあります。
例えば「2024/2/5 5/05」の形式では取り込みできません。
セルの書式を「ユーザー定義:yyyy/mm/dd hh:mm」とすることで、日付や時刻の前が0埋めされ、取り込み可能な形式になります。例3:日付と時刻のデータが分かれている場合
年月日と時刻が分かれている形式では取り込みできません。
計算式などを使って年月日と時刻を1つのセルにまとめ、セルの書式を取り込み可能な形式に変更します。
計算式を値に変換し、テンプレートに従ってデータを作成する必要があります。- その他、入力方法の詳細は前述のCSV入力項目をご参照ください。
- 1回の最大登録件数は1,000件までのため、1,000行以内としてください。
- 入力が終わったら、ファイルをCSV形式で保存します。
【手順2】インポート
作成したCSVファイルをインポートします。
- 打刻データが存在する勤務日にインポートした場合「上書き」ではなく「新規追加」になります。
- 誤った打刻データでインポートした場合、お客様ご自身で手作業での削除が必要になります(インポートなどで一括削除することはできません)。
- 「2. CSVファイルの選択」の[ファイルを選択]をクリックし、作成したCSVファイルを選択し、[アップロード]をクリックします。
- 確認画面が表示されますので、問題なければ[登録]をクリックします。インポートが開始されます。
エラー一覧が表示された場合は、CSVファイルを修正し、エラー要素を全て消去してからアップロードをし直してください。
- 参考ヘルプページ:【インポート】CSVデータ取り込み時にエラーが表示された際の対処方法
- 登録完了すると、画面左上に打刻データの取り込み完了のメッセージが表示されます。
インポート結果
インポートした打刻データは、打刻方法として、打刻時刻の前に「編」と表示されます。
- 参考ヘルプページ:打刻データの先頭に表示される文字の一覧と説明