freee福利厚生の借上げ社宅サービスでは、新たに住み始める部屋を法人名義で借りることで社宅として利用する「新規入居」の手続きを行えます。
新規入居は、従業員からの申請、フリービズによる手続き、お客様企業の管理者による承認など、それぞれ必要な作業があります。
ここでは、新規入居の手続きについて説明します。
目次
全体の流れ
新規入居の手続きは、大まかに以下の流れで行います。
- 従業員により、freee福利厚生で申請を上げる
- 従業員により、仲介会社に連絡し、部屋探しを進める
- 物件が確定したら、仲介会社よりフリービズに連絡をもらい、契約内容を確認の上、手続きを進める
- お客様企業の管理者の承認を経て、契約手続きを完了する
本ページの各セクションに記載されている詳細説明を確認し、それぞれの手続きを行ってください。
※ 従業員が行う内容には【従業員】、管理者が行う内容には【管理者】と表記しています。
【従業員】freee福利厚生で新規入居の申請を上げる
新規入居の手続きを行うには、まずはじめにfreee福利厚生から申請を上げます。
「【従業員向け】社宅サービスの利用を開始する（新規入居・名義変更の利用申請を上げる）」のヘルプページを確認し、新規入居の申請を上げてください。
【従業員】サービス利用コードを確認する
サービス利用コードは、freee福利厚生で案件を識別する英数字8桁の番号です。
新規入居申請時の「利用申請」画面で、freee福利厚生の指定の不動産仲介会社を選択すると、画面上にご自身のサービス利用コードが表示されます。
【従業員】仲介会社に連絡する
サービス利用コードを確認した後、部屋探しをする仲介会社に連絡します。
freee福利厚生の指定の仲介会社を利用する場合と、指定ではない仲介会社を利用する場合で、連絡方法が異なります。
それぞれの連絡方法は、次のとおりです。
freee福利厚生の指定の仲介会社を利用する場合
freee福利厚生では「借上げ社宅運営サービス」の「連携パートナー」箇所に記載の仲介会社と提携しています。
基本的には、指定の仲介会社を利用いただき、部屋探しを行うことを推奨しています。
お問い合わせの際は、仲介会社の担当者に以下の2点を必ずお伝えください。
- freeeの社宅サービスを利用していること
- サービス利用コード
freee福利厚生の指定ではない仲介会社を利用する場合
freee福利厚生指定の仲介会社では希望する物件の取り扱いがない場合、指定ではない仲介会社を利用して手続きを行うことも可能です。
※ 1物件あたり15,000円（税別）の事務手数料が必要になります。
利用申請後、freee福利厚生から配信されるメールの内容に従って、その後の手続きを進めてください。
【従業員】審査や契約手続きに必要なやり取りを行う
仲介会社に連絡した後は、仲介会社を通して、物件の管理会社とフリービズ株式会社で契約手続きを進めます。
審査や契約手続きの中で、身分証の提示や書類への記入など、物件の契約に必要な対応が一部求められることがあります。
その場合は、仲介会社の連絡に従い対応してください。不明点がある場合は、freee福利厚生のプロダクト内にあるお問い合わせフォームよりお問い合わせください。
【管理者】手続き内容を確認し、承認する
審査が通り、契約書のドラフトが仲介会社から上がって来た後、最終的にお客様企業の承認を経て契約手続きが完了となります。
freee福利厚生より、お客様企業の管理者宛に承認依頼のメールが送信されるので、以下の件名のメールを受領したら内容を確認の上、承認してください。
承認依頼のメールが送信される対象者は、freee福利厚生で従業員登録されており、ロールが「管理者」となっている方です。
- 件名：契約内容を確認し、承認をしてください
【承認依頼メールのサンプル画像】
※ ［承認する］ボタンをクリックすると、freee福利厚生の画面が開きます。
【従業員】初期費用を支払い、鍵を受け取る
管理者の承認が完了した後は、敷金・礼金などの初期費用を支払い、鍵を受け取ります。
初期費用の支払いや鍵の受取りなど入居までの詳細な情報は、仲介会社より従業員の方に連絡されるので、その内容に従って必要な手続きを進めてください。
【管理者】管理業務を行う
契約手続きが完了した後は、従業員の給与情報の更新や、毎月の賃料の支払いが発生します。
これらの管理業務については、「【管理者向け】契約締結後の管理者の業務」のヘルプページをご確認の上、実施してください。