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対象プラン
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新プラン | ミニマム | スターター | スタンダード | アドバンス |
| 旧プラン | ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | エンタープライズ |
freee人事労務を利用する上で重要な、従業員情報のデータ構造の紹介をします。
従業員のデータ更新を行った際にどのように反映されるか、従業員データを入力したのにデータが更新されていない場合はこちらのヘルプページをご確認ください。
また、解決しない場合はサポートデスクまでお問い合わせください。
※ 従業員の情報の編集方法は「従業員の情報を編集する」のヘルプページをご覧ください。
年月ナビゲーションとは
年月ナビゲーションとは、freee人事労務の以下の画面上部にある年月を示す項目です。
- ［従業員］メニュー →［従業員情報］
- ［勤怠］メニュー
- ［給与］メニュー
- ［賞与］メニュー
左右の矢印をクリックして年度を選択し、月の部分をクリックすると該当月のデータを画面に表示します。
※ 年月ナビゲーションで選択している月は、給与の支払月となります。
本ページでは、［従業員］メニュー →［従業員情報］の従業員詳細画面についての年月ナビゲーションの見方とデータ構造について説明します。
従業員データの構造について
freee人事労務は従業員データを各月ごとに保有しています。
そのため、［従業員］メニュー →［従業員情報］→各従業員をクリックして従業員詳細画面から従業員のデータを更新する際は、画面上部の「年月ナビゲーション」で選択している月が変更を反映したい月となっているかご注意ください。
例：
年月ナビゲーションで9月を選択している場合、9月支払い分給与の計算に使用される従業員の情報を表示しています。
変更した従業員データの反映月について
［従業員］メニュー →［従業員情報］→各従業員をクリックして従業員詳細画面から従業員データを変更すると、変更した月以降の従業員データが更新されます。
例①：
2021年9月の例えば基本給のデータ
2021年9月のデータを変更した場合、変更が反映されるのは2021年9月以降の月となります。それ以前の月（2021年8月以前）は変更されません。
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1月 |
2月 |
3月 |
4月 |
5月 |
6月 |
7月 |
8月 |
9月 |
10月 |
11月 |
12月 |
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9月のデータ変更内容は反映されない |
9月のデータ変更内容が |
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例②：
2021年9月の基本給のデータを変更後、2021年7月の基本給のデータ
2021年9月のデータを変更後、2021年7月のデータを変更した場合、変更が反映されるのは2021年7月及び8月のデータとなります。既に変更済みの月（2021年9月以降）は上書きされません。
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1月 |
2月 |
3月 |
4月 |
5月 |
6月 |
7月 |
8月 |
9月 |
10月 |
11月 |
12月 |
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7月・9月のデータ変更内容は反映されない |
7月のデータ変更内容が |
9月のデータ変更内容が反映される |
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例③：
締め日より支払い日を早く設定した場合の基本給のデータ
2021年9月のデータを変更した場合、変更が反映されるのは2021年8月以降の月となります。締め日より早く支払い日を設定した場合、月給の従業員の残業代や勤怠控除は先月のデータから計算されるため、データ変更も先月（2021年8月）から適用となります。
| 1月 | 2月 | 3月 | 4月 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 (データを変更) |
10月 | 11月 | 12月 |
| 9月のデータ変更内容は反映されない | 8月以降のデータ変更内容が反映される | ||||||||||
1日の所定労働時間を変更する場合は、8月以降（7月勤務分）から所定労働時間の変更が反映されます。設定するタイミングにご注意ください。
ご不明な場合は、サポートデスクまでお問い合わせ下さい。
支払い日を締め日より早く設定している場合、「基本給と割増賃金」の項目を変更後に「固定残業代」を設定すると、「固定残業代」が翌月以降に反映されません。
「基本給と割増賃金」の項目で、1時間当たりの賃金に関わる部分に変更が生じると、変更操作をした月と翌月とで設定内容が分かれる仕様です。
そのため、先に「固定残業代」を設定してから「基本給と割増賃金」の内容を変更するか、すでに「基本給と割増賃金」を編集している場合は、操作した月の翌月で再度「固定残業代」を設定し、さらにその翌月にも反映がされているかご確認ください。
定時決定後に9月（※1）の従業員情報にて等級変更を行った後、7月の随時改定にて等級変更が判明し8月に従業員情報を変更した場合、上記「例②」に相当し、8月の従業員情報のみ変更が反映される仕様です。
そのため、先にデータを変更した9月（※1）の従業員情報でも再度随時改定の等級変更を行う必要があります。
※1：翌月徴収なら10月になります。
住民税データの反映について
［従業員］メニュー →［従業員情報］→各従業員をクリックした従業員詳細画面の「税」項目から変更できる「住民税」については、画面上部の「年月ナビゲーション」から当年6月～翌年5月のどの年月を選択して住民税を変更しても、当年6月～翌年5月の住民税項目の見え方は同じです。年月によって見え方が異なることはありません。
※ 翌年6月以降の住民税データは、入力しない限り0円の状態です。翌年6月ごろに住民税の通知書を確認し入力します。詳しくは「従業員の情報を編集する - 税」のヘルプページをご覧ください。
家族情報の重複した登録を防ぐための制御について
freee人事労務では、過去に遡って家族情報を登録する際に、すでに同一人物条件に合致する家族情報が未来に存在する場合は、重複の可能性を検知して、アラートが表示されます。
その場合は、家族情報の候補が表示され、同一人物かどうかを選択できます。
これにより家族情報の重複した登録を防ぐことができます。
家族情報が同一人物に合致するかの判定条件は次のいずれかに当てはまる場合となります。
- 生年月日が一致 + 姓が一致
- 生年月日が一致 + 名が一致
- 生年月日が一致 + 性別が一致
※ 双子であり名字が同じで名前のみ異なるケース等は、複数候補が表示される場合があります。
例：年月ナビゲーションの2023年8月に家族情報を登録したが、その後、1ヶ月誤って登録していたことに気づき、過去の2023年7月に、8月と同様の家族情報で登録し直した場合
「未来の月に家族情報がすでに登録されています。内容をご確認ください。」のアラートが表示されます。
及び、「同一人物の家族情報を選択してください」の画面が表示されます。
同一人物の場合は、選択肢に表示されている家族情報を選択し、［保存］することで、選択された家族を同一人物とみなします。
※ なお、配偶者は同じ月に複数存在できない仕様になります。