従業員ガイド③：勤怠や身上変更申請・承認を行う

勤怠や身上変更の申請・承認を行う 

「ワークフロー機能」とは、freee上で「従業員」が勤怠や身上変更にまつわる各種申請を行い、「リーダーやマネージャーなどの管理者」が承認を行う仕組みです。

各機能はそれぞれ以下のプランでご利用いただけます。

• 勤怠申請：
  • スタンダードプラン（または旧プロフェッショナルプラン）
  • アドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）
• 身上変更申請：
  • アドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）

申請者が行う操作：勤怠申請

ここでは、勤怠の申請方法についてご紹介します。

勤怠申請の種別一覧

勤怠申請

次の申請が作成可能です。

申請の種類	内容	勤怠カレンダーに勤怠反映
勤務時間修正	打刻・勤怠カレンダーから登録した勤務時間の修正または削除を申請します。	反映される
遅刻	遅刻理由を申請します。	反映されない
有給休暇	各休暇の取得日、取得理由を申請します。	反映される ※「全休」のみ 全休：申請が承認されると勤怠カレンダーに反映されます。 半休・時間休：勤怠（出退勤時刻）が登録されている場合は、承認時に勤怠カレンダーに反映されます。出退勤時刻が登録されていない日は、打刻や勤務時間修正申請によって勤怠が登録される時点で半休・時間休も一緒に登録されます。
早退	早退理由を申請します。	反映されない
特別休暇	各休暇の取得日、取得理由を申請します。	反映される ※「全休」のみ 全休：申請が承認されると勤怠カレンダーに反映されます。 半休・時間休：勤怠（出退勤時刻）が登録されている場合は、承認時に勤怠カレンダーに反映されます。出退勤時刻が登録されていない日は、打刻や勤務時間修正申請によって勤怠が登録される時点で半休・時間休も一緒に登録されます。
残業	残業目安、残業理由を申請します。	反映されない
振替休日	各休暇の取得日、取得理由を申請します。	反映される 振替休日、振替出勤がそれぞれ反映されます。
休日出勤	出勤日、出勤理由を申請します。	反映されない
代休	代休の取得日、取得理由を申請します。	反映される ※「全休」のみ 全休：申請が承認されると勤怠カレンダーに反映されます。 半休：勤怠（出退勤時刻）が登録されている場合は、承認時に勤怠カレンダーに反映されます。出退勤時刻が登録されていない日は、打刻や勤務時間修正申請によって勤怠が登録される時点で半休も一緒に登録されます。
欠勤	欠勤日、欠勤理由を申請します。	反映される
月次勤怠締め ※ 勤怠入力画面からのみ申請可能	月単位の勤怠を申請し、承認されると勤怠確定します。 （確定した時点で従業員自身での勤怠登録はできません。）

取消申請

承認済みの申請を取り消したい場合は、［申請］メニューまたは勤怠カレンダーから承認済みの申請を開き、画面左下の［取消申請］ボタンをクリックして申請します。

申請の種類	内容	勤怠カレンダーに勤怠反映
遅刻取消 ※ 承認済みの遅刻申請画面からのみ申請可能	承認済みの遅刻申請を取り消したい場合に申請します。	- ※ 遅刻申請は承認されても、勤怠カレンダーに遅刻の勤怠情報は反映されません。そのため取消も反映されません。
有給取消 ※ 承認済みの有給申請画面からのみ申請可能	承認済みの有給休暇申請を取り消したい場合に申請します。	反映される 全休：取消申請が承認されると勤怠カレンダーから有給の登録が削除されます。 半休・時間休：取消申請が承認されると勤怠カレンダーから半休・時間休の登録が削除されます。 ※ 打刻・手動登録した勤務時間は修正されません。勤務時間も修正したい場合は、別途「勤務時間修正」を申請します。
早退取消 ※ 承認済みの早退申請画面からのみ申請可能	承認済みの早退申請を取り消したい場合に申請します。	- ※ 早退申請は承認されても、勤怠カレンダーに早退の勤怠情報は反映されません。そのため取消も反映されません。
特別休暇取消 ※ 承認済みの特別休暇申請画面からのみ申請可能	承認済みの特別休暇申請を取り消したい場合に申請します。	反映される 全休：取消申請が承認されると勤怠カレンダーから特別休暇の登録が削除されます。 半休・時間休：取消申請が承認されると勤怠カレンダーから半休・時間休の登録が削除されます。 ※ 打刻・手動登録した勤務時間は修正されません。勤務時間も修正したい場合は、別途「勤務時間修正」を申請します。
残業取消 ※ 承認済みの残業申請画面からのみ申請可能	承認済みの残業申請を取り消したい場合に申請します。	- ※ 残業申請は承認されても、勤怠カレンダーに残業の勤怠情報は反映されません。そのため取消も反映されません。
振替休日取消 ※ 承認済みの振替休日申請画面からのみ申請可能	承認済みの振替休日申請を取り消したい場合に申請します。	反映される 振替休日申請が承認されると、振替休日・振替出勤の登録がそれぞれ削除されます。
休日出勤取消 ※ 承認済みの休日出勤申請画面からのみ申請可能	承認済みの休日出勤申請を取り消したい場合に申請します。	- ※ 残業申請は承認されても、勤怠カレンダーに残業の勤怠情報は反映されません。そのため取消も反映されません。
代休取消 ※ 承認済みの代休申請画面からのみ申請可能	承認済みの代休申請を取り消したい場合に申請します。	反映される 全休：取消申請が承認されると、勤怠カレンダーから代休の登録が削除されます。 半休：取消申請が承認されると勤怠カレンダーから半休の登録が削除されます。 ※ 打刻・手動登録した勤務時間は修正されません。勤務時間も修正したい場合は、別途「勤務時間修正」を申請します。
欠勤取消 ※ 承認済みの欠勤申請画面からのみ申請可能	承認済みの欠勤申請を取り消したい場合に申請します。	反映される 取消申請が承認されると、勤怠カレンダーから欠勤の登録が削除されます。

勤怠カレンダー反映について

上記表で勤怠カレンダー列が「反映される」となっている申請種別は、申請が管理者に承認されると、［勤怠］メニューのカレンダーに反映されます。

※「反映される」となっている申請種別は必ず申請後反映がされます。申請が反映されるかされないかの選択はできません。

勤怠申請できる・できないケースのまとめ

勤怠に関する申請・承認機能について、従業員の登録・設定状況によっては、各種申請を申請できないケースがあります。
申請種別ごとに、申請できる・できないケースを案内するヘルプページをご用意しています。詳しくは、以下のヘルプページをご覧ください。

• 勤怠申請できる・できないケースのまとめ

申請画面より勤怠申請を行う

申請機能を有効にしていると、従業員に［申請］メニューが表示されるようになり、そこから申請や承認が行えるようになります。

1. 申請を行う従業員のアカウントでfreee人事労務にログインします。
2. ［申請］メニューを開きます。
3. 「申請一覧」画面で［＋新規作成］ボタンをクリックします。
4. 「申請の新規作成」画面で、作成する申請の種別を選択します。
   
   
   • 申請したい申請種別が表示されない場合は、事業所の管理者の方にお問い合わせください。
     ※ 従業員の方に適用されている勤務・賃金設定の「勤怠申請」項目で「利用しない」に設定されている申請種別は表示されません。詳しくは「勤務・賃金設定を追加する - 勤怠申請」のヘルプページをご覧ください。
   • 「その他勤務申請」にチェックを入れると、従業員の方に適用されている勤務・賃金設定で「利用しない」設定の申請も表示されます。
     ※ すべて「利用する」の場合は「その他勤務申請」は表示されません。
5. 申請の作成画面で項目に沿って申請内容を入力し、［申請する］ボタンをクリックします。 
   
6. 申請が作成され、承認者へメールで通知されます。
   
7. 作成した申請をクリックすると詳細を確認することができます。
   
8. 作成した申請は勤怠編集画面でも確認することができます。
   

勤怠入力画面より勤怠申請を行う

申請機能を有効にしていると、従業員の勤怠編集画面に［申請を作成する］というリンクが表示され、そこから直接申請を作成することができます。

1. 申請を行う従業員のアカウントでfreee人事労務にログインします。
2. ［勤怠］メニューを開きます。
3. カレンダー上の［申請を作成する］リンクをクリックします。
   
4. 作成する申請の種別を選びます。
   詳しくは、「勤怠申請の種別一覧」の項目をご覧ください。
   
   

   申請したい申請種別が表示されない場合は、事業所の管理者の方にお問い合わせください。
   ※ 従業員の方に適用されている勤務・賃金設定の「勤怠申請」項目で「利用しない」に設定されている申請種別は表示されません。詳しくは「勤務・賃金設定を追加する - 勤怠申請」のヘルプページをご覧ください。

5. カレンダーで選択した日付が最初からセットされた状態で申請作成画面が表示されるので、申請内容を入力し、［申請する］ボタンをクリックすると新規申請が作成されます。
   

月次勤怠締め申請を行う

月次勤怠締め申請を有効にすると、勤怠カレンダー画面上部の［申請を作成］ボタンから従業員の方が毎月の締め日に月単位の勤怠を申請して、承認されると勤怠が確定し、その月の勤怠登録はできなくなります。

1. 勤怠カレンダー上のアラートを確認し、適宜勤怠の登録・修正や必要な申請を行います。
   ※ 勤怠カレンダー上のアラートの見方は「勤怠を入力・管理する - アラートを確認する」のヘルプページをご覧ください。
   なお、勤怠カレンダー上にアラートが表示されている場合でも月次勤怠締め申請ができるかどうかは、従業員の方に適用されている勤務・賃金設定の設定によります。
   • アラートを無視できる設定の場合：
     勤怠カレンダーにアラートが表示されていても、月次勤怠締め申請ができます。
   • アラートを無視できない設定の場合：
     勤怠カレンダーのアラートをすべて解消しないと、月次勤怠締め申請ができません。
     ※ アラートが残っている状態で［申請を作成］をクリックしても進まず、アラートが赤色に変わります。
     
2. ［申請を作成］ボタンをクリックして月次勤怠締め申請の作成画面に進むと、別途申請時の勤怠チェックが行われます。次のアラートが表示された場合は、必要に応じて修正します。
   • 所定労働時間に対する不足時間がある場合のアラート
   • 休憩時間の不足がある場合のアラート
   • 勤怠未入力日がある場合のアラート
   • 勤怠登録と適切な申請の実績が一致していない場合のアラート
     ※ 該当月の締め日までチェックが行われます（操作している日付からみて未来日を含む）。
3.  適切な申請経路を選択し、［申請する］をクリックして申請します。

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参考

申請の注意点

各種申請が勤怠の入力以前に行われることも考慮して、実際の勤怠の入力内容との整合性が無くても申請を作成することができます。

そのため、申請後に申請内容と勤怠情報の乖離がでた場合は、申請を出し直すかコメントで情報を補足するなどの運用を行うことを推奨します。

承認ステップエラーについて

申請の画面で申請経路を選択し、その経路の承認ステップで該当する承認者がいない場合はエラーメッセージが表示されます。

その場合、申請経路の選択に誤りがないかご確認ください。また、従業員の部門・役職の設定が合っていなかったり、該当従業員の招待ステータスが「未招待」の可能性がありますので、管理者の方にお問い合わせください。

承認前の申請内容を差戻し・削除する

1. freee人事労務にログインします。
2. ［申請］メニューを開きます。
3. 申請一覧画面から差し戻したい申請内容をクリックします。
   
4. 該当の申請画面、左下にある［申請を取り下げる］をクリックします。
   
5. 該当の申請画面に「差戻し」の赤いマークが表示されます。この状態であれば、内容の編集や承認者を変更することが可能となります。
   変更後に再度申請を行いたい場合は、［再申請する］をクリックします。
   申請を削除したい場合は、［削除する］をクリックします。
   
   

   ※ 申請者以外の方が代理で申請を差戻し・再申請する操作はできません。
   ※ 管理者・事務担当者の方は代理で申請の削除をすることができます。詳しくは、「勤怠ワークフロー - 申請を差戻し・削除する - 参考：管理者・事務担当者が承認前の申請内容を削除する」のヘルプページをご覧ください。
   ※ 削除した申請は復元することができませんのでご注意ください。

6.  再申請した場合の申請内容は、「申請一覧」画面から確認することができます。
   削除した申請は、「申請一覧」画面に表示されなくなります。

承認済みの申請内容を差戻し・削除する

承認済みの申請を差戻し・削除する場合は、承認者が操作を行った後に申請者の操作が必要となります。

承認者の方に承認を取り消していただくよう依頼をお願いします。

申請者の操作手順

承認者側で差し戻しの操作が完了しましたら、続いて申請者側で操作します。

1. 申請を行った従業員のアカウントでfreee人事労務にログインします。
2. ［申請］メニューを開きます。
3. 申請一覧画面から［申請］項目の［差戻し］タブを選択し、該当の申請内容をクリックします。
   
4. 承認者が差し戻しの操作を行ったことで、該当の申請画面に「差戻し」の赤いマークが表示されます。この状態であれば、内容の編集や承認者の変更をすることが可能となります。
   変更後に再度申請を行いたい場合は［再申請する］をクリックします。
   申請を削除したい場合は、［削除する］をクリックします。
   
   

   ※ 申請者以外の方が代理で申請を再申請・削除する操作はできません。

   ※ 削除した申請は復元することができませんのでご注意ください。

5. 再申請した場合の申請内容は、「申請一覧」画面から確認することができます。
   削除した申請は、「申請一覧」画面に表示されなくなります。

申請者が行う操作：身上変更申請

※ 身上変更に関する申請・承認機能は、Web版 freee人事労務のアドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）でご利用いただけます。

ここでは、身上変更の申請方法についてご紹介します。

申請画面から申請を行う

申請機能を有効にしていると、従業員に［申請］メニューが表示されるようになり、そこから申請や承認が行えるようになります。

1. 申請を行う従業員のアカウントでfreee人事労務にログインします。
2. ［申請］メニューを開き、［新規作成］ボタンをクリックします。
   
3. 作成する申請の種別を選びます。次の申請が利用可能です。
   • 住所変更申請
   • 通勤経路変更申請
   • 振込口座情報変更申請
   • 家族情報変更申請
   • 本人情報変更申請
4. 申請内容を入力します。
   【申請に関する情報を入力する】
   身上変更の反映を開始したいタイミングや、申請経路を設定します。
   

   項目	内容
   変更開始日	変更を開始する日を管理者と相談して入力します。 締め日支払い日に基づいて、変更開始日を用いて従業員情報へ反映します。 例えば末日締め翌月15日払の場合、変更開始日を1月10日に設定すると2月以降の従業員情報に反映されます。 変更開始日を変更すると、その日付時点の登録済みの情報が入力項目に表示されますので、変更したい情報に更新します。
   変更理由	理由や備考を入力できます。入力しなくとも申請は可能です。
   申請経路	管理者（労務担当者）から指定されている経路を選択します。

   【身上変更したい情報を入力する】
   選択した申請種別より、変更したい情報を入力します。

   申請種別	内容
   住所変更申請	以下の情報を変更できます。 住民票住所 現住所：住民票住所と異なる場合に入力します 電話番号 通勤手当：通勤手当の追加・削除、以下項目の変更が可能 通勤区間 支給額 片道距離（自動車・自転車の場合のみ） 備考
   通勤経路変更申請	以下の情報を変更できます。 通勤手当：通勤手当の追加・削除、以下項目の変更が可能 通勤区間 支給額 片道距離（自動車・自転車の場合のみ） 備考
   振込口座情報変更申請	以下の情報を変更できます。 変更したい項目の追加または登録のリンクをクリックして、情報を編集し保存します。 銀行口座：振込先口座の金融機関名・支店名など 給与振込方法：金額・振込先口座 賞与振込方法：金額・振込先口座
   家族情報変更申請	以下の情報を変更できます。 変更したい項目の追加または編集のリンクをクリックして、情報を編集し保存します。 家族情報：家族情報の追加・削除、情報変更が可能
   本人情報変更申請	以下の情報を変更できます。 ※ 一つのみの変更でも申請が可能です。 本人の姓名・配偶者の有無：姓名・freee人事労務での表示名・配偶者の有無 家族情報：家族情報の追加・削除、情報変更が可能 住所変更：住民票住所・現住所・電話番号 通勤手当：通勤手当の追加・削除、以下項目の変更が可能 通勤区間 支給額 片道距離（自動車・自転車の場合のみ） 備考 銀行口座：振込先口座の金融機関名・支店名など 給与振込方法：金額・振込先口座 賞与振込方法：金額・振込先口座

5. 画面下部の［申請］ボタンをクリックします。
6. 申請が作成され、承認者へメールで通知されます。

承認状況を確認する

1. ［申請］メニューを開き、［申請］タブから確認したい申請をクリックします。
2. ［申請内容］と［承認状況］をタブごとに確認できます。
   【申請内容】
   承認前の申請を取り下げる場合は、画面下部［申請を取り下げる］ボタンをクリックします。
   取り下げた申請は、再申請 または 削除することができます。
   【承認状況】
   
   

申請が差戻された場合

申請が差し戻された場合、コメントなどで差戻し内容を確認し、「申請内容」を修正して画面下部の［再申請する］ボタンをクリックします。

差戻しされた申請を削除する場合は、「申請内容」画面下部の［削除する］ボタンをクリックします。

承認者が行う操作：勤怠申請

ここでは、承認者が勤怠申請を承認する方法についてご紹介します。

申請画面より承認を行う

申請機能を有効にしていると、従業員に［申請］メニューが表示されるようになり、そこから申請や承認が行えるようになります。

1件ずつ承認を行う

1. 承認を行う管理者のアカウントでfreee人事労務にログインします。
2. ［申請］メニュー→［承認］タブ→［未承認］ボタンをクリックします。
   
3. 自分が承認者になっている申請が表示されるので、クリックすると詳細を確認できます。
   
4. BOTによる申請内容の自動チェック結果を確認し、必要であればこの画面からコメントを残すことができます。コメントは申請者へメールで通知されます。
   
5. ［勤怠情報の確認］ボタンをクリックすることで、申請者の勤怠情報を確認及び必要があれば直接編集することもできます。
   
6. 申請に問題がなければ、申請画面下部の［承認する］ボタンをクリックすると申請が承認され、申請者へメールで通知されます。
   また、申請内容に問題があった場合は、［申請者へ差し戻す］ボタンをクリックすると申請が差し戻され、申請者へメールで通知されます。

一括で承認を行う

1. 承認を行う管理者のアカウントでfreee人事労務にログインします。
2. ［申請］メニュー→［承認］タブ→［未承認］ボタンを選択します。
3. 自分が承認者になっている申請が表示されるので、内容を確認します。
   一括承認したい申請の行左側のチェックボックスに、まとめてチェックを入れます。
   ※ ヘッダー行のチェックボックスをクリックすると、表示画面のすべてのチェックボックスにチェックが入ります。
   
4. 画面右上の［一括承認］ボタンをクリックします。
5. 「一括承認を実行しますか？」の画面が表示されます。
   ［実行する］ボタンをクリックすると申請が承認され、申請者へメールで通知されます。

参考

自動で申請チェック機能

申請された内容を承認者がチェックする前にfreeeが自動で妥当性をチェックして、申請詳細のコメント欄に表示します。

チェック内容は以下となります。

申請の種類	申請時の自動チェック&表示内容
年次有給	申請時点での有給残日数の表示 有給残日数が3日以下になる場合アラート 期限切れまで1ヶ月以内の有給残日数の表示
特別休暇	申請時点での特別休暇の残日数の表示 期限切れまで1ヶ月以内の特別休暇残日数の表示
残業	申請時点での月の残業時間合計の表示 月の残業時間見込みを予測(※)して表示 月の残業時間見込みが45時間以上の場合アラート 月の残業時間見込みが100時間以上の場合アラート ※ 見込み予測のイメージ：申請時点での1日あたりの平均残業時間 × その月の所定労働日数
遅刻	月の遅刻時間合計の表示 月の遅刻日数の表示
早退	月の早退時間合計の表示 月の早退日数の表示
欠勤	月の欠勤日数の表示
休日出勤	月の休日出勤日数の表示
月次締め	勤怠未入力日がある場合のアラート 所定労働時間に対する不足時間がある場合のアラート 休憩時間の不足がある場合のアラート ※ 月次締めチェックは申請時に従業員本人も確認することができます。詳しくは、「 月次勤怠締め申請を行う 」のヘルプページをご覧ください。

承認済みの申請内容を差戻し・削除する

承認済みの申請を差戻し・削除する場合は、承認者が操作を行った後に申請者の操作が必要となります。

詳しい操作方法は次のとおりです。

1. 承認を行った管理者のアカウントでfreee人事労務にログインします。
2. ［申請］メニューを開きます。
3. 申請一覧画面から［承認］項目の［承認済］タブを選択し、該当の申請内容をクリックします。
   
   
   ※ 指定された承認者以外の方が代理で申請を差し戻す操作はできません。
4. 承認取り消し後、該当の申請画面に「差戻し」の赤マークが表示されます。この状態であれば、申請者に申請内容が差し戻しされている状態となります。
   
5. 申請一覧画面から［承認］項目の［差戻し］タブを選択すると、承認を取り消した申請内容を確認することができます。
   

承認者が行う操作：身上変更申請

※ 身上変更に関する申請・承認機能は、Web版 freee人事労務のアドバンスプラン（または旧エンタープライズプラン）でご利用いただけます。

ここでは、承認者が身上変更申請を承認する方法についてご紹介します。

申請画面より承認を行う

申請機能を有効にしていると、従業員に［申請］メニューが表示されるようになり、そこから申請や承認が行えるようになります。

身上変更申請では、最終承認者が承認することで従業員情報に申請内容が反映されます。

1. 承認を行うアカウントでfreee人事労務にログインします。
2. ［申請］メニューを開き、［承認］タブをクリックします。
3. 自分が承認者になっている申請が表示されます。該当の申請をクリックすると［申請内容］と［承認状況］をタブごとに確認できます。
   ※ 承認者が空白になっているものは承認者指定なしの申請 または 複数段階の経路で承認ステップで自分へ到達していない申請です。
   
   【申請内容】
   
   【承認状況】
   
4. 申請に問題がなければ、「申請内容」画面下部の［承認する］ボタンをクリックします。申請が承認されると、申請者へメールで通知されます。
   また、最終承認者が承認した場合は、変更開始日に基づき従業員情報へ反映されます。
5. 最終承認者が承認後、管理者 または 申請者のアカウントで従業員情報が変更されていることが確認できます。

申請を差し戻す

申請に問題があった場合は、「申請内容」画面下部の［申請者に差し戻す］ボタンをクリックすると申請が差し戻され、申請者へメールで通知されます。

申請者に伝えたい事があるときは、画面右側のコメント欄よりメッセージを送信します。