本ページでは備品を追加する方法を説明します。
- 備品管理のマスタ項目を定義する（種別や属性、ステータスなど）
- 備品を追加する
備品を追加する
備品の追加方法は、主に2パターンです。
- １件ずつ登録する
- CSVファイルで一括登録する
1件ずつ登録する
- 備品一覧画面の［新規追加］をクリックします。
- モーダルが開くので、備品情報を入力し［追加］をクリックします。
※ 連続して備品を追加する場合は［続けて追加する］にチェックを入れます。「備品名」「ステータス」「種別」は全備品共通の必須項目です。
それ以外の項目の必須設定は、［設定］→［備品属性］から備品ごとにどの属性項目を必須入力するかどうかを設定できます。- 「種別」にはラップトップPCやデスクトップPCなどの備品のカテゴリ情報を入力し、「備品名」にはより具体的な商品名を入力することを推奨しています。
- 備品属性項目「メモ」には、備品の購入ページURLや取扱説明書URLなどの情報を入力するなど、属性の項目設定が難しい情報について入力すると便利です。
【備品属性項目「備品名」「備品種別」の入力例】
【備品属性項目「メモ」欄の入力例】
CSVファイルで一括登録する
- ［CSVエクスポート］からCSVファイルをエクスポートします。
エクスポートしたCSVファイルをスプレットシートにインポートする場合（初回エクスポート時を除く）、「テキストを数値、日付、数式に変換する」にチェックを入れないようにご注意ください。仮にチェックを入れた場合、「00」から始める数値情報が含まれている場合に自動で削除されます。
- CSVファイル上で登録したい備品情報を入力します。「備品名」「ステータス」「種別」の3項目は備品問わず共通の必須項目となりますので、必ず入力ください。
「備品種別」は備品情報を追加する前に必ず、設定画面から事前に設定ください。仮に未登録の種別をCSVファイルに入力しインポートした場合、以下のように「存在しないカテゴリーです」とエラーメッセージが表示されます。
- 「備品ステータス」は、備品情報を追加する前の事前設定は必須ではありません。未登録のステータスをCSVファイルに入力し、インポートすることが可能です。
インポート完了後、備品ステータスの一覧画面に自動で追加されます。
初期登録済みの備品種別一覧
初期登録済みの備品ステータス一覧
番号 備品属性名 1 利用 2 在庫 3 廃棄済み 4 所在不明 5 未整備 6 修理予定 7 修理中 - 「備品ステータス」は、備品情報を追加する前の事前設定は必須ではありません。未登録のステータスをCSVファイルに入力し、インポートすることが可能です。
- CSVファイルへの情報入力完了後、［新規追加］の横の［ⅴ］をクリックし、プルダウンから ［CSVインポート］をクリックします。
-
インポートするCSVファイルをアップロードし、［送信］をクリックします
- 備品とメンバーを紐付けるには「利用者メールアドレス」または「利用者社員番号」のいずれかの値が入力されている必要があります。
- 「利用者」のカラムはCSVエクスポート時に利用者がどのメンバーであるかをわかりやすくするためにメンバーのフルネームを表示している項目であり、「利用者」のカラムにフルネームのみ設定した場合にメンバーとの紐付けは実行されません。
- エクスポートしたCSVのA列「ID」はシステム上で備品を識別するためのユニークIDです。
そのため、CSVをインポートする際は以下いずれかの対応が必要です。
- 備品の新規追加時には「空にする」
- 既に「ID」のセルに文字列が入っている場合は「編集しない」
存在しないIDを入力した場合、「〇行目：〇〇は登録されていません。エクスポートしたCSVのID列は変更できません。」のエラーメッセージが表示されます。
- 備品共通の必須項目および種別ごとの必須項目が入力されていない場合に「〇行目：ステータスを入力してください」のエラーメッセージが表示されますので、修正して再度インポートを実施します。
- アップロードするCSVファイルも文字コードが「Shift_JIS」の場合、インポート時に文字化けした内容が表示されます。CSVファイルの文字コードを「UTF-8」に変換の上、再度インポートを実施します。
- 備品とメンバーを紐付けるには「利用者メールアドレス」または「利用者社員番号」のいずれかの値が入力されている必要があります。