freeeサインで受領した文書のデフォルト表示先を設定する

機能概要

本機能は、freeeサインのチーム間で締結される文書について、受領側のfreeeサインチームで適切に閲覧管理を行えるようにする機能です。

本機能を利用すると、受領側のfreeeサインチームで、受領文書の表示先と公開範囲を以下のように指定できます。

• 文書を受領したチームメンバーまたは「全権管理」権限のチームメンバーのみが閲覧可能な状態で受領した後、表示先と公開範囲を指定した上でチームに公開する。
• 同じfreeeサインチームに属している全チームメンバーに一律で公開する。

※ 本機能の対象は別のfreeeサインチームから届いた文書のみです。
同一のfreeeサインチーム間で送受信した文書には適用されません。

デフォルト表示先に応じた文書の表示方法

デフォルト表示先が保管先未指定の場合

チームメンバーがfreeeサインユーザーから文書を受領した際、「保管先未指定文書一覧」画面に表示されます。

「保管先未指定文書一覧」画面に表示される文書は以下のチームメンバーのみが確認できます。

• 該当文書を受領したチームメンバー
• 「全権管理」権限のチームメンバー

確認後、文書を「ホーム（文書一覧）」画面や、各フォルダに移動させてください。

デフォルト表示先が「ホーム（文書一覧）」の場合

チームメンバーがfreeeサインユーザーから文書を受領した際、「保管先未指定文書一覧」画面には表示されず、「ホーム（文書一覧）」画面に表示されるようになります。
必要に応じて、文書を各フォルダに移動させてください。

※「ホーム（文書一覧）」画面に移動した場合、全てのチームメンバーが閲覧可能になります。
※ 移動先のフォルダに閲覧権限が設定されている場合、該当フォルダを閲覧可能なチームメンバーのみが閲覧できます。

• 閲覧権限についての詳細は「グループ・閲覧権限を設定する」のヘルプページをご参照ください。

受領文書のデフォルト表示先を設定する

「全権管理」権限のチームメンバーのみ、下記の手順で受領文書のデフォルト表示先を設定できます。

1. ［設定（右上の歯車マーク）］をクリックします。
   
2. ［チーム］をクリックします。
   
3. 「受領文書のデフォルト表示先設定」に関して、希望する公開範囲に応じていずれかの項目にチェックを入れ、［更新する］をクリックします。
   • 受領する公開範囲を指定する場合：［保管先未指定］
   • チーム全体に一律で公開する場合：［ホーム］
     

保管先未指定に表示された文書を確認する

保管先未指定文書の確認方法（全メンバー共通）

1. 「ホーム（文書一覧）」画面から［保管先未指定］をクリックします。
   ※ 本ページの「受領文書のデフォルト表示先を設定する」にて、表示先に［保管先未指定］を選択している場合のみ表示されます。
   
2. 保管先未指定の文書一覧が表示されます。
   「全権管理」権限以外のアカウントで操作する場合は、自分が受け取った文書のみ表示されます。
   以下のチェック項目を選択することで、表示する文書を切り替えできます。
   • 自分のみ：自分が受け取った文書を表示します。
   • チーム全体（自分以外）：自分以外のチームメンバーが受け取った文書を表示します。
   • 削除済みメンバーのみ：チームから退会済みのチームメンバーが、退会前に受け取った文書を表示します。
   ※ 文書のステータスは、文書の送信側チームから見たステータスで表示されます。
   

保管先未指定文書の確認方法（全権管理権限のみ）

1. ［設定（右上の歯車マーク）］をクリックします。
   
2. ［チーム］をクリックします。
   
3. 「受領文書のデフォルト表示設定」欄にある、［チーム全体の保管先未指定文書］をクリックすると、保管先未指定の文書一覧が表示されます。
   
   

保管先未指定に表示された文書を移動する

1. 以下いずれかの方法で文書を移動します。
   なお、「保管先未指定の文書一覧」から文書を移動した後は、再度「保管先未指定の文書一覧」へ文書を戻すことはできません。
   
   • 複数の文書を移動する方法
     • ①：移動する文書にチェックを入れます。
     • ②：［移動］をクリックします。
   
   • 個別に文書を移動する方法
     • 移動する文書の三点リーダーをクリックし、［移動］をクリックします。
   
2. 選択した文書の移動先にチェックを入れ、［選択］をクリックします。
   
3. 選択した移動先に、文書が移動されます。