申請内容を他のメンバーに共有可能にする

本機能の概要

本機能の詳細・利用シーン

アドバンスプラン（旧プロフェッショナルプラン）、エンタープライズプランをご利用の場合、申請フォームの内容を他のメンバーとの間で柔軟に共有することができます。

本機能は次のようなシーンにおいて、便利にご利用いただけます。

• 特定のメンバー間でのみ共有したい申請フォームがある場合
• 過去の申請内容の共有を受け、参考にしながら類似内容の申請を行う場合

本機能の対象範囲

本機能が使用できる申請フォーム種別は次のとおりです（「請求書等」は対応しておりません）。

• 経費精算
• 支払依頼
• 各種申請
  ※ 作成した各種申請の種類ごとに本機能を使用するかどうかを選択することができます。

事前に必要な設定を行う

本機能を使用するには、申請フォームごとに共有機能を有効にする必要があります。
本機能を有効化する手順は次のとおりです。

1. ［申請の設定］メニュー →［申請フォーム］をクリックします。
2. 本機能を有効化したい申請フォーム種別をクリックします。
   
3. ［編集］ボタンをクリックし、「申請での共有先追加」項目から［使用する］にチェックを入れ、下部の［保存］ボタンをクリックします。
   
   ※ 本機能を無効化する場合は［使用しない］にチェックを入れ、［保存］ボタンをクリックします。

申請フォームの内容の共有を受ける

共有された申請フォームの内容を確認する

申請フォームの共有を受けた場合の確認方法は次のとおりです。

1. 申請フォームの共有を受けるとお知らせメールが届きます。メール本文内のURLをクリックして、共有された申請フォームにアクセスします。
   
2. アクセスしたURLから申請フォームの内容を確認できる他、［申請をコピー］ボタンから新たな申請を作成したり、コメントやデータの紐付けを行うことも可能です。
   

共有された申請フォームを一覧で確認する

共有された申請フォームは［共有された申請］タブから一覧表示で確認することができます。

申請フォームの共有状況を確認・変更する

申請フォームの共有状況を確認する

申請フォームの共有状況の確認は、共有者・被共有者ともに各申請フォームの詳細画面から行うことができます。

1. 共有状況を確認したい申請フォームの詳細画面を表示します。
2. ［申請を共有］ボタンをクリックします。
3. 「すでに共有中のユーザー」項目に、当該申請フォームを共有しているメンバーが表示されます。
   

申請フォームの共有状況を変更する

申請フォームの共有状況は「申請を共有」画面から変更することができます。それぞれ次のとおり操作を行い［保存］ボタンをクリックしてください。

【メンバーを追加する】

• メンバーを1人ずつ追加する：
  「ユーザー検索」から追加したいメンバーを検索してクリックします。
• 部門に所属するメンバー全員を追加する：
  「部門検索」から追加したいメンバーの部門を検索してクリックします。

【メンバーを削除する】

「すでに共有中のユーザー」に表示されているメンバーの［×］をクリックします。

よくある質問

申請フォームの共有が使用できません。

申請フォームの共有機能が無効になっている可能性があります。申請フォームの共有機能は事前に有効化することで使用可能です。
「事前に必要な設定を行う」をご参考に、共有機能が有効化されていることをご確認ください。

共有した申請フォームの内容が、共有先メンバーから確認することができません。

申請フォームが未申請状態のため、共有先メンバーが内容を確認できない可能性があります。
申請作成時・下書き保存時に共有先として追加されたメンバーは、申請後に申請フォームの内容を閲覧できます。

共有している申請フォームがある場合に、共有機能を無効化すると共有状態は解除されますか？

いいえ、すでに設定された共有状況は解除されず、共有機能無効化以後の共有操作のみが無効化されます。

1つの申請フォームは最大何人までのメンバーと共有できますか？

1つの申請フォームにつき、15人までのメンバーと共有できます。

共有を受けたメンバーは、申請フォームを他のメンバーと再共有することができますか？

次のメンバー以外は再共有を行うことはできません。

• 申請者
• 承認者
• 「管理者」権限を有するメンバー

共有を受けたメンバーは、申請フォームの編集や承認はできますか？

いいえ、編集・承認はどちらもできません。ただし、管理者権限を有するメンバーであれば、代理承認することが可能となります。

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参考：各種申請を特定のメンバーと自動的に共有する

2022年4月から、各種申請を特定メンバーに自動的に共有することができるようになりました。

【本機能の利用シーン】

本機能は次のようなシーンにおいて、便利にご活用いただけます。

• 特定のメンバーへの共有：
  Aさんは承認者であるBさんに稟議申請をしたが、Aさんが「申請したこと」は毎回Cさんにも共有しておきたい場合
• 特定の部門に所属するメンバーへの共有：
  経理部に上がってきた申請はDさんが承認するが、Dさん以外の経理部メンバーにも申請内容を共有しておきたい場合

【事前準備：各種申請フォームごとに自動的に共有するための設定をする】

特定の各種申請フォームにおいて、申請と同時に特定メンバーへ申請内容を共有するには事前の設定が必要です。操作方法は次のとおりです。

1. ［申請の設定］メニュー →［申請フォーム］を開き、［各種申請］タブに切り替えます。
2. 共有設定をしたい各種申請フォームを開きます。
   • 新規作成する各種申請フォームで共有設定する場合：
     ［＋新しい申請フォームを作成］ボタンをクリックし、必要なフォーム内容等をあらかじめ設定しておきます。
   • 既存の各種申請フォームで共有設定をする場合：
     一覧表示された中から対象の各種申請フォームを選択し、［編集］ボタンをクリックします。
3. 「共有先の設定」項目にて［使用する］にチェックを入れ、「ユーザー検索」欄 または 「部門検索」欄から共有先とするメンバーを追加します。
   ※ 「部門検索」欄から特定の部門を選択すると、その部門に所属するメンバー全員を共有先として追加することができます。
   
4. 共有先となるメンバーを追加後、画面下部の［保存］ボタンをクリックします。

【共有先ユーザーへの共有通知】

上記の事前設定がなされた各種申請フォームが申請されると、「共有先の設定」にて追加されたメンバーへ「[freee] 共有稟議書が〇〇によって共有されました」という件名のメールが届きます。

共有内容を確認するには、メール本文に記載されたURLからアクセスします。