申請経路の自動選択ルールを設定する（支払依頼・各種申請）

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freeeで利用できるさまざまな申請フォームでは、申請内容（合計金額、申請者の役職など）に応じて申請経路の自動分岐を行うことができます。

本ページでは、申請経路の自動分岐についての概要をご説明します。

本ページは管理者（申請フォーム等の設定を行う方）向けのページです。
フォームを利用した申請方法については「自動分岐設定された申請フォームを利用する」をご覧ください。 

目次

本機能の概要

申請フォーム（経費精算、支払依頼、各種申請）では、申請者の所属や申請内容によって申請経路を分岐させたいケースがあります。このような場合、これまで申請者は申請内容をもとに適切な申請経路を手動で選択して申請を行う必要がありました。

しかし、これからはあらかじめ「経路の自動選択ルール」を設定しておくことで、freeeが申請者の所属情報や申請内容を参照し、自動的に申請経路を選択することができるようになります。

これにより、申請経路選択にかかる手間などを軽減でき、より効率的なワークフローを構築することができます。

新規に経費精算を利用開始する場合は、経路内分岐の利用を推奨しています。詳しくは「申請経路の金額分岐と役職分岐を設定する（購買申請・各種申請・経費精算）」のヘルプページをご確認ください。

利用シーンとメリット

例：つばめ太郎さんが経費精算を行うケース

つばめ太郎さんの役職は主任です。経費精算を行う際は、基本的に一つ上の役職（係長）の承認が必要となります。ただし、経費精算の金額によっては複数段階の承認を得る必要があります。金額ごとの承認経路は次のとおりです。

  • 10万円未満：係長のみ の1段階
  • 10万円以上100万円未満：係長 → 課長 の2段階
  • 100万円以上：係長 → 課長 → 部長 の3段階

当初 9万円 の経費精算を1段階経路（係長のみ承認）にて下書き保存していましたが、のちに金額が 10万円 に変更となった経費精算をそのままの申請経路で申請してしまいました。

その結果、申請を確認した経理担当者から「申請経路を変更するように」と差戻しを受けてしまいます（本ケースでは金額が変更になったことで、本来は2段階経路（係長と課長の2段階承認）で申請すべきでした）。

これを受けてつばめ太郎さんは、申請経路を2段階経路（係長 → 課長の承認）に変更してから再度申請を行う必要が出てきてしまいました。

申請経路の自動選択ルールをあらかじめ設定しておくことで、申請者・承認者双方に次のようなメリットが生まれます。

  • 申請者側にとってのメリット：
    • 申請時の条件に合わせて自ら申請経路を判断する必要がなく、スピーディーな申請業務ができる
    • 申請内容が途中で変更になっても、申請内容に合わせた申請経路が自動選択されるため、経路選択ミスに起因する差戻しを大幅に低減できる
  • 承認者側にとってのメリット：
    • 承認者や管理者の意図する申請経路が自動選択されるため、申請者への経路選択に関するアナウンスや、正しい申請経路が選択されているかの確認が不要になる
    • 申請経路が誤っていたことによる差戻しの手間を大幅に低減できる

利用できる分岐条件

申請経路の自動選択ルールで設定可能な分岐条件は下表のとおりです。

分岐条件 分岐条件の詳細 条件指定例
金額分岐 申請フォームの合計金額が「○○円以上の場合」という条件で、申請経路を自動選択することができます。

申請フォームの合計金額が

  • 100,000円以上
  • 1,000,000円以上
役職分岐 「申請者の役職が××である場合」という条件で、申請経路を自動選択することができます。

申請者の役職が

  • 係長の場合
  • 係長 または 課長の場合

※ ただし、「申請者の役職が"ない"場合」の指定はできません。

条件指定方法を工夫することで、高度な条件指定を行うことも可能です。詳しくは「参考：高度な条件指定を行う」を併せてご覧ください。

また、これらの分岐条件は組み合わせて指定することも可能です。詳しくは「申請経路の自動選択で分岐条件を組み合わせる（支払依頼・各種申請）」のヘルプページをご覧ください。

自動分岐設定の大まかな流れ

申請経路の自動分岐を利用するにあたっては、あらかじめいくつかの事前準備が必要です。

事前準備の詳細は下表のとおりです。
※ ご利用になる分岐条件が金額分岐のみで、かつ、承認がメンバー指定である申請経路を利用する場合に限り、ステップ1〜2を省略することができます。

ステップ 事前準備 詳細 参考ヘルプページ
1 同一の従業員を会計・人事労務双方に招待する

ワークフローに関わる従業員を、同一メールアドレスで、freee会計・freee人事労務双方に招待しておきます。

これにより、同一メールアドレスをもとに、両プロダクトで従業員が紐付けられます。
2 必要な部門・役職を作成し、各従業員に所属情報として割り当てる

freee人事労務にて、条件分岐で利用する部門・役職を作成し、各従業員に割り当てていきます。

これにより、各従業員の所属情報が明らかとなり、freee会計側で参照できるようになります。
3 申請経路パターンを整理する
  • 金額分岐の場合：
    「合計金額が〇〇円以上の場合は、経路〇〇を選択する」のような形式で、必要な申請経路パターンを整理していきます。
  • 役職分岐の場合：
    「役職が××の場合は、経路××を選択する」のような形式で、必要な申請経路パターンを整理していきます。
4 パターンごとに申請経路を作成する ステップ3のパターンに合わせて、必要な申請経路を作成していきます。
5 申請フォームに経路の自動選択ルールを設定する 利用する申請フォームにて、ステップ3のパターンと、ステップ4の申請経路をルール設定していきます。

参考：高度な条件指定を行う

通常、金額分岐では「○○円以上の場合」、役職分岐では「申請者の役職が××である場合」という条件しか指定できませんが、条件の指定方法や組み合わせ方を工夫することによって、次に挙げる高度な条件設定も可能となります。

金額分岐において利用できる高度な条件指定

【○○円未満】金額が大きい順に「経路の自動選択ルール」を指定し、最後に「基本経路」へ直前の金額条件 未満 に相当する経路を指定することで実現可能です。詳細は「申請フォームの基本経路設定」のヘルプページをご参照ください。

例：購買申請フォームにおいて、合計金額が100,000円以上の場合「固定資産用申請経路」、100,000円未満の場合「消耗品用申請経路」を自動選択したい場合

設定箇所 条件 合計金額 申請経路
経路の自動選択ルール 「合計金額」を選択 「100,000」（円以上の場合）と入力 「固定資産用申請経路」を選択
基本経路 - - 「消耗品用申請経路」を選択

上表の条件を実際に設定した場合のスクリーンショット

これにより、合計金額が 100,000円以上 の場合は「固定資産用申請経路」が、合計金額が100,000円以上 以外 の場合（つまり、100,000円 未満 の場合）は「消耗品用申請経路」が自動選択されます。

【○○円を超える】
「○○円 以上 」の条件指定時に 1円を加算した金額 を指定します。

例：「100,000円 を超える 場合」に「A経路」を自動選択したい場合

設定箇所 条件 合計金額 申請経路
経路の自動選択ルール 「合計金額」を選択 「100,001」（円以上の場合）と入力 「A経路」を選択

上表の条件を実際に設定した場合のスクリーンショット

これにより、合計金額が 100,001円以上（つまり、100,000円 を超える 場合）は「A経路」が自動選択されます。

【○○円と○○円の範囲内】
複数段階による「○○円以上」条件を組み合わせることで、範囲をもった金額条件を指定できます。

例：合計金額の範囲によって、次のように申請経路が分かれている場合

  • 10,000,000円以上：「部長承認経路」を選択
  • 1,000,000円以上〜9,999,999円以下：「課長承認経路」を選択
  • 100,000円以上〜999,999円以下：「係長承認経路」を選択
設定箇所 条件 合計金額 申請経路
経路の自動選択ルール 「合計金額」を選択 「10,000,000」（円以上の場合）と入力 「部長承認経路」を選択
「1,000,000」（円以上の場合）と入力 「課長承認経路」を選択
「100,000」（円以上の場合）と入力 「係長承認経路」を選択

上表の条件を実際に設定した場合のスクリーンショット

「経路の自動選択ルール」は上位のルールから判定されるため、 金額が大きい順 に条件を指定します。

たとえば、1つ目の条件（10,000,000円以上）に当てはまらず2つ目の条件（1,000,000円以上）に当てはまるかどうかの判定時点では、直前の金額条件に当てはまらなかった時点でその判定の範囲上限は、直前条件の金額未満（つまり、9,999,999円）となります。
結果的に2つ目の条件では「1,000,000円以上9,999,999円以下の 範囲内であるか 」の判定を行っていることになります。

役職分岐において利用できる高度な条件指定

【申請者の役職が××以外】
申請者の役職は複数指定が可能です。ここで対象外としたい役職 以外すべて を条件に指定します。

例：役職として「係長」「課長」「部長」の3つが存在するとき、申請者の役職が「部長」以外の申請経路（「一般経路」）を自動選択したい場合

設定箇所 条件 役職 申請経路
経路の自動選択ルール 「申請者の役職」を選択 「係長」と「課長」（の場合）を選択 「一般経路」を選択

上表の条件を実際に設定した場合のスクリーンショット

このように、条件指定した「申請者の役職が『係長』または『課長』である場合」、結果的には「申請者の役職が『部長』以外」を意味することとなります。

ただし、この方法は 役職に増減等の変動がない ことが前提となります。役職に何らかの変動が生じた際には、条件指定の見直しを要する可能性がありますので、本条件指定をご利用の際はご注意ください。

参考：関連ヘルプページ

申請経路の自動分岐にまつわる詳細は、次の各ヘルプページをご参考ください。

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