独自の承認・申請フォームを作成する（各種申請）

機能の概要

各種申請機能は、稟議書に代表されるように社内の申請から承認までのフローに柔軟に対応するための機能です。

社内の承認フローにおいてよく使う申請内容に応じたフォームをあらかじめ作成することができ、申請者はそのフォームを用いて申請を行うことができます。

申請フォームの設定

申請フォームは「項目」と「入力形式」を組み合わせて作成することができます。
※ 既存の申請フォームをコピーして、新たにフォームを作成することもできます。

例えば、以下のように項目として「件名の説明・詳細」を設定したり、入力形式として「金額」を設定することができ、申請者が迷うことなく項目に適した入力形式により入力を行うことができます。

申請フォームの新規作成

具体的には以下の手順で申請フォームを作成することができます。

1. ［申請の設定］メニュー →［申請フォーム］をクリックします。
2. ［各種申請］タブを選択後、［新しい申請フォームを作成］ボタンをクリックし、「稟議書」「押印申請」「契約申請」「購買申請※」の各種テンプレート もしくは ［新規作成］から作成します。
   ※「購買申請」をクリックすると別画面に遷移します。なお、「申請フォーム」の［購買申請］タブから作成することも可能です。
   

3. 各項目についての名称と入力形式を指定してフォームを作成します。
   

   この際、項目は任意に設定することができますが、入力形式は予め指定できるものが以下のとおり決まっています。

   入力形式の名称	説明	補足
   申請タイトル	【必須項目】 フォームを作成するにあたって必ず設けなければ行けない入力形式です。あらかじめ項目として設定されています。	あらかじめ項目として設定されていますが、この入力形式に対応する項目名は任意に適当な名前を付ける必要があります。
   自由記述形式1行	申請者が自由に入力できる形式のうち1行での記述に限定したものです。	URLを入力するとハイパーリンクが生成されます。
   自由記述形式複数行	申請者が自由に記述でき、また行数も複数行で記述ができます。	URLを入力するとハイパーリンクが生成されます。
   プルダウン	選択肢をあらかじめ設けておき申請者がそれらから選択する形式です。	-
   日付	日付での入力が求められる形式です。	-
   金額	金額での入力が求められる形式です。	［合計金額の計算に含む］を選択することで「合計金額」欄がフォームの末尾に追加され、金額合計が自動計算されます。
   添付ファイル	申請にあたって参考ファイル等を添付させる形式です。	申請時の添付ファイルはファイルボックスにアップロードしたものを選択できます。
   部門タグ	部門タグを一覧から選択する形式です。	選択した部門は関連づけた経費精算に引き継がれます。
   取引先タグ	取引先タグを一覧から選択する形式です。	選択した取引先は関連づけた支払依頼に引き継がれます。引継元となる取引先に口座情報が含まれていた場合は、支払依頼の口座情報に転記されます。
   契約書（freeeサイン連携）	freeeサインと連携すると、承認後にfreeeサイン文書作成機能を利用できます。	連携しなくても申請・承認やファイルのダウンロード等は可能です。 freeeサインとの連携方法等については「各種申請で契約書（freeeサイン連携）を利用する事前準備を行う」のヘルプページをご確認ください。

   【入力の必須化】
   各項目については、「必須」にチェックを付けることで必須であるかどうかを指定することができます。
   

    各項目については、「必須」にチェックを付けることで必須であるかどうかを指定することができます。

   また各項目について「追加説明を設定」することで、申請者が入力する際の入力項目への説明文を補足することができます。

   基本設定

   【申請の使用】
   「各種申請」を新規作成した際に、このフォームを使用できるようにするには［使用する］を選択します。

   【表示順】
   1以上の整数を指定することにより、「申請を作成する」画面 や 「申請フォームの設定」画面におけるフォームの表示順序を任意に指定することができます。小さい数字であるほど順序は上から配置されます。

   【申請タイトルの初期値】
   この項目を設定することで、このフォームを利用する時にタイトルが自動的に入力されます。
   タイトル中に「${yyyy}」「${mm}」「{dd}」を入力することで年月日が自動入力されます。

   例：「${mm}月分申請（${yyyy}/${mm}/${dd}作成）」と入力した場合
   2024年12月1日に申請フォームから新規作成した場合は、タイトルに「12月分申請（2024/12/1作成）」と入力されます。

   

   【申請での共有先追加】

   このフォームの申請者が、申請内容を承認者以外のユーザーへ共有できるようにする場合は［使用する］を選択します。
   ※ 設定を変更しても、一度共有された申請は共有され続けます。詳しくは「申請内容を他のメンバーと共有する」をご覧ください。

   

   経路の設定

   【申請経路の適用】
   このフォームで使用する申請経路を選択します。
   また、各種申請の場合は「申請経路の設定」で設定済みの申請経路のみが選択できます。

   【基本経路】
   選択された申請経路のうち、デフォルトで使用する申請経路を設定することができます。
   ※申請経路の設定で設定を行った後は、［］ボタンを押して最新の経路を反映してください。

   【経路の自動選択ルール】
   合計金額や申請者の役職に応じて申請経路を自動的に切り替える設定ができます。
   複数ルールを設定する場合は、上位のルールが優先されます。
   詳しくは「申請経路の自動選択で分岐条件を組み合わせる（支払依頼・各種申請）」のヘルプページをご確認ください。
   

4. 作成後、画面最下部の［保存］ボタンをクリックします。

   後から修正したい箇所がある場合は、「申請フォームの設定」画面から作成されたフォームの詳細画面を開き、［編集］ボタンをクリックすると各種項目の編集を行うことができます。
   

承認を行う

承認者として指定されたメンバーは、申請を承認・却下などのアクションを行うことができます。

操作手順は次のとおりです。

1. ［発注・経費・支払］メニュー →［各種申請］をクリックします。
2. 各種申請画面の［申請・承認一覧］タブから、承認を行う申請の行をクリックします。
   
3. 詳細画面で申請内容を確認し、状況に応じて画面下部に表示された各ボタンをクリックします。
   
   • 申請内容を認める場合：［承認］ボタンをクリックします。
     ※ 代理承認する場合には［代理承認する］ボタンをクリックします。
   • 申請内容に不備があり、一旦申請者に戻す場合：［差戻し］ボタンをクリックします。
   • 申請内容を認めない場合：［却下］ボタンをクリックします。

参考：各種申請の履歴情報をCSV出力する

各種申請の申請の履歴情報を、CSV出力することが可能です。
詳細は「各種申請のCSVエクスポート」をご覧ください。

参考：申請フォームの並び替えをする

申請フォームは並び順を任意に入れ替えることができます。
これにより申請者や管理者が任意の並びで申請フォームを使用しやすくなります。
「表示順」は整数値（「1」以上：数値が小さい順に上から表示）で指定します。

新規に申請フォームを追加するとき

［新しい申請フォームを作成する］ボタンをクリックし、作成したいフォームを選択します。
その後、フォーム画面下部の［表示順］項目で整数値を指定します。

既存の申請フォームを編集するとき

任意の申請フォームを選択し、［編集］ボタンをクリックします。
その後、フォーム画面下部の［表示順］項目で整数値を指定します。

参考：各申請フォームごとの基本経路を設定する

各申請フォームごとにデフォルトの経路（基本経路）を指定することができます。
これにより申請経路選択の手間やミスを減らすことが可能です。
詳しくは「申請フォームの基本経路設定」のヘルプページをご覧ください。

参考：2022年4月以降の「申請日」の取り扱いについて

2022年4月から申請時点の日付が自動的に「申請日」として記録されるようになります。
これにより、「申請日」を内部統制上 信頼できる情報として取り扱いできるようになります。

「申請日」について、その仕様や挙動の詳細は次のとおりです。

• 申請者が［申請］ボタンがクリックしたとき：
  当該ボタンをクリックした時点の日付を、自動的に「申請日」として記録します。
• 申請者が申請内容を下書き状態にしているとき：
  申請一覧画面では「申請日」が空欄となります。