従業員ポータルで対応依頼を追加する

対応依頼を追加する

1. ［対応依頼］メニュー →［＋追加］をクリックします。
   

2. 「対応依頼の追加」画面が開きます。必要な情報を入力し、［公開］をクリックします。
   詳細は下表のとおりです。

   対応依頼の追加画面で［下書き保存］をクリックすると、入力した内容を下書きとして保存できます。

   

   セクション	項目名	説明
   内容	タイトル	対応依頼のタイトルを入力します。
   	本文	対応依頼の内容を入力します。 ※本文セクションにURLを貼り付けると、対応依頼を公開または下書き保存した際に自動でハイパーリンク化されます。
   	締切日時	対応依頼の締切日時を入力します。
   参考資料 ・マニュアル	添付ファイル	20MBまでのファイルを最大3個添付することができます。 PDF・PNG・JPG・JPEGのファイル形式に対応しています。
   	URLリンク	参照先のURLと表示テキストを設定できます。 最大5つまで設定できます。
   リマインド	-	必要な場合に「リマインドを利用する」のチェックボックスにチェックを入れます。 詳しくは本ページ「対応依頼にリマインド通知の設定を行う」をご覧ください。
   依頼先	-	管理者側で事前にグループ設定を行っていると、タスクを依頼する依頼先グループを選択できます。 管理者がグループ設定を行う操作手順は「グループ設定を行う」のヘルプページをご覧ください。
   共同編集者	-	共同編集者に指定されたユーザーは、管理者としてこのタスクを閲覧・編集できます。

対応依頼に参考資料（添付ファイル・URL）を追加する

対応依頼では、依頼時に従業員の方に参照してほしい資料を自由に添付することができます。
操作方法の手順マニュアルや補足説明などにご活用ください。

添付ファイルを追加する場合

1. ［対応依頼］メニューを開きます。
2. 「添付ファイル」から、該当のファイルをアップロードします。
   
3. アップロードすると、ファイル名・容量が表示されます。
   
4. 正しいファイルが添付されているかを確認し、問題なければ次に進んでください。

URLリンクを追加する場合

1. ［対応依頼］メニューを開きます。
2. 「URLリンク」から、表示テキストとURLを追加します。
   
3. 入力内容を確認し、問題なければ次に進んでください。

対応依頼を依頼する従業員をCSVで一括登録する

1. ［対応依頼］メニューを開きます。
2. 「対応依頼」画面が開きますので、依頼先の［一括登録］をクリックします。
   
3. 対応依頼の「一括登録」の確認画面が開きますので、CSVファイルの［ダウンロード］をクリックし、インポートに適したCSVファイルをダウンロードします。
   
4. ダウンロードをしたCSVファイルに依頼する従業員のID（メールアドレス）を登録後、［ファイルを選択］をクリックします。
   登録するファイルを選択した後、［アップロード］をクリックします。
   
5. 対応依頼に登録される従業員のプレビューが表示されます。
   登録内容に問題がなければ［インポート実行］をクリックします。
   
6. インポートが完了すると対応依頼の依頼先ユーザーにデータが反映されます。
   必要事項を入力し、［公開］ボタンをクリックすると完了です。
   

対応依頼を削除する

1. ［対応依頼］メニューを開きます。
2. 「対応依頼」画面が開きますので、削除したいタスクの「操作」部分の［三点リーダー］→［削除］をクリックします。
   
3. 「対応依頼削除」の確認画面が開きますので、［削除］をクリックします。
   

対応依頼にリマインド通知の設定を行う

1. ［対応依頼］メニューを開きます。
2. 「対応依頼」画面の［＋追加］ボタンをクリックします。
3. 「対応依頼の追加」画面が開きますので、「リマインド」項目の「リマインドを利用する」にチェックを入れます。
   

4. リマインドの条件を設定する項目が表示されますので、任意の項目を追加します。
   
   リマインドの項目にて設定可能な項目は下表の通りです。

   項目		説明
   土日祝日除く		この設定をオンにすると、リマインド送信日が土日祝日と重なった場合に、自動で送信日を調整します。 締切日より前のリマインド：該当する土日祝日の直前の営業日に送信されます。 例：締切3日前のリマインドが日曜日の場合、金曜日に送信されます。 締切日より後のリマインド：該当する土日祝日の直後の営業日に送信されます。 例：締切3日後のリマインドが土曜日の場合、月曜日に送信されます。 締切日当日のリマインド：土日祝日に関わらず、締切日当日に送信されます。
   送付設定日数		締切日を起点に前後30日まで設定が可能です。
   設定可能タイミング		設定可能なステータスは以下となります。 （締切）日前 （締切）当日 （締切）日後
   設定可能時間		通知を行う時間を24時間内にて設定ができます。
   上司含む		この設定をオンにすると、選択したリマインド日時以降に送信されるすべてのリマインドが、タスクを依頼された従業員だけでなく、その従業員の上司にも送られます。 ※一度この設定をオンにしてタスクを公開すると、後からオフにすることはできません。 送信先の選定 リマインドが送信される上司は従業員情報の「所属先設定」を参照します。 従業員情報に上司が設定されていない場合、この設定がオンでも上司にはリマインドは送信されません。 複数の部門に所属する従業員の場合、「主務」として登録されている部門の上司にリマインドが送信されます。 もし主務が設定されておらず、「兼務」または「指定なし」のみの場合、所属する各部門の上司全員にリマインドが送信されます。 従業員への事前通知 上司にリマインドが送信される最初のタイミングの、一つ前のリマインドに、「次回以降のリマインドはあなたの上司にも送信されます」という旨のメッセージが追加されます。 最初のリマインドから上司含む設定がされている場合、タスク通知内にこのメッセージが記載されます。

5. 条件を設定後、その他必須項目を記載し、［公開］ボタンをクリックすることで設定が完了します。

• リマインドは、対応依頼の公開時の通知と同様、メールで送信されます。
• Slack、LINEWORKSと事業所を連携している場合、アカウントに通知が送付されます。
• 上司含む設定をされている場合は、以下の形式でリマインドが送信されます。
  • メールの場合：To:に依頼先の従業員、Cc:にその上司が設定されたメールが自動送信されます。
  • slackの場合：リマインド通知の送信時に、依頼先の従業員とその上司を含めたDM（ダイレクトメッセージ）グループを自動で作成し、そのグループに通知が送信されます。
  • LINEWORKSの場合：依頼先の従業員とその上司に対して、それぞれリマインドが送信されます。

対応依頼を公開する

対応依頼を公開すると、依頼先の従業員の方にタスクが作成されます。

依頼先の従業員の方は、「タスク一覧」画面にて自身に依頼されているタスクを一覧できます。

タスクをクリックすると、作成されたタスクの詳細を確認することができます。

作成済みの対応依頼を編集する

1. ［対応依頼］メニュー → 作成済みの対応依頼をクリックします。
   
2. 作成済みの「対応依頼」画面が開きます。画面左下部にある［編集］をクリックします。
   

3. 開いた画面にて従業員の追加・削除、対応依頼のステータスを変更することができます。

   編集した内容は左下部の［公開］をクリックすることで確定します。編集後に「公開」をクリックしない、画面を閉じた場合などは編集内容が反映されません。

   
   編集の画面にて編集可能な項目は下表の通りです。

   番号	項目		説明
   ①	リマインドを追加する		リマインドを追加できます。 既に設定済のリマインドの編集・削除は出来ません。 また、以下の設定を変更することも出来ません。 土日祝日含む設定（リマインド自体の登録がない場合は設定が可能です。） 上司含む設定
   ②	対応依頼に従業員を追加する		依頼先ユーザーもしくは依頼先グループ項目から追加する従業員を選択します。
   ③	対応依頼中の従業員のステータスを変更する		変更可能なステータスは以下となります。 「未完了」を「完了」に変更する 「完了」を「未完了」に変更する 当該従業員項目右部の［操作］をクリックし、［完了にする］、もしくは［未完了に戻す］をクリックします。 ※ 編集後、［公開］をクリックすることで確定になりますのでご注意ください。
   ④	対応依頼済の従業員を削除する		依頼先従業員の左側のチェックボックスにて削除を行う従業員を選択、その後、［削除］をクリックします。 ※個別に削除する場合は当該従業員項目の右部「操作」の三点リーダー →［削除］を選択することで削除することも可能です。

   以下項目は新規公開後の「編集」は不可となります。変更が必要な場合は改めて「対応依頼」を作成ください。

   • タイトル
   • 本文
   • 締切日時