従業員ポータルでお知らせを追加・編集する

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本ページでは、従業員ポータルで対応依頼を追加する方法について説明します。
※従業員ポータルは、freeeの各サービスをご利用中のお客様は無料でご利用いただけます。

  • 本機能は、管理者のみが操作可能です。
  • 従業員ポータルに関するご不明点は、ご契約中のプロダクトからお問い合わせください。

目次

お知らせを作成する

  1. ［お知らせ管理］メニュー →［＋作成］をクリックします。
    ［お知らせ管理］メニューで［＋作成］ボタンを指し示しているスクリーンショット

  2. 「お知らせの追加」画面が開きます。必要な情報を入力し、［公開］をクリックします。
    各項目の詳細は以下の通りです。
    お知らせの追加画面のスクリーンショット

    セクション

    項目名

    説明
    内容 タイトル お知らせのタイトルを入力します。
    ※最大255文字まで入力できます。
    本文 お知らせの内容を入力します。
    ※最大3000文字まで入力できます。
    ※URLを貼り付けると、公開または下書き保存した際に自動でハイパーリンク化されます。
    URLを貼り付けた際は、必ず改行してから次のテキストを入力してください。
    参考資料
    ・マニュアル    		 添付ファイル 20MBまでのファイルを最大3個添付することができます。
    PDF・PNG・JPG・JPEGのファイル形式に対応しています。
    URLリンク 参照先のURLと表示テキストを設定できます。
    最大5つまで設定できます。
    公開先 送信先グループ

    お知らせを公開するグループを選択します。
    ※公開するグループは複数選択可能です。
    ※グループが存在しない場合は、［グループ設定］ボタンから作成可能です。
    グループ設定を行う操作手順は「グループ設定を行う」のヘルプページをご覧ください。

    【選択したグループを対象外にしたい場合】

    1. 「公開先」項目の下部に表示される各グループの左側のチェックボックスにチェックを入れ、［削除］をクリックします。
      「公開先」項目の下部に表示される各グループの左側のチェックボックスと［削除］を指し示しているスクリーンショット
    2. 「公開先の削除」画面が表示されますので、［実行］をクリックします。
      ※本操作ではグループ自体は削除されません。
    通知 「通知する」のチェックボックスにチェックを入れると送信先グループに含まれるユーザーに通知を送信します。
    ※通知は登録しているメールアドレスに送信されます。
    ※Slack、LINEWORKSと事業所を連携している場合、各送信先ユーザーのアカウントに通知が送付されます。
    共同編集者 - 共同編集者に指定されたユーザーは、管理者としてこのお知らせを閲覧・編集できます。
  • お知らせを公開すると、タイトルと本文は編集できなくなります。
  • お知らせの追加画面で［下書き保存］をクリックすると、入力した内容を下書きとして保存できます。 
    下書き保存したお知らせは、詳細画面の下部にある［編集］ボタンから編集することができます。
  • 「通知する」にチェックボックスが入っている場合、お知らせの送信先として設定できるユーザー数の上限は5,000件です。5,000件を超えるユーザーにお知らせを配信する場合、複数のお知らせを作成してください。
  • Slack連携機能を利用している事業所において100名以上に、本通知を初めて行う場合、Slackへの通知に限り数十分～数時間程度通知が遅延する可能性があります。なお、2回目以降は大きな遅延なく通知がされます。 
    ※メール通知は大きな遅延なく通知がされます。

お知らせに参考資料（添付ファイル・URL）を追加する

お知らせでは、依頼時に従業員の方に参照してほしい資料を自由に添付することができます。
お知らせ内容の参考情報などにご活用ください。

種別

用途

説明
ファイル PDF、画像などのファイルを直接添付したい場合に使用します。

ファイルは最大3つまで添付可能です。（1ファイルあたり20MB容量）

ファイル形式はPDF・PNG・JPG・JPEGが可能です。
URL すでに事業所でお使いのファイル共有サービスがある場合、そのURLを添付できます。

5つまで添付できます。

  • 表示テキスト：従業員の方に表示されるリンクのタイトル
  • URL：遷移先のページ

添付ファイルを追加する場合

  1. ［お知らせ］メニューを開きます。
  2. 「添付ファイル」から、該当のファイルをアップロードします。
    ファイルをアップロードする箇所を指し示すスクリーンショット
  3. アップロードすると、ファイル名・容量が表示されます。
    アップロードしたファイル名・容量を指し示すスクリーンショット
  4. 正しいファイルが添付されているかを確認し、問題なければ次に進んでください。

URLリンクを追加する場合

  1. ［対応依頼］メニューを開きます。
  2. 「URLリンク」から、表示テキストとURLを追加します。
    表示テキストとURLを指し示すスクリーンショット
  3. 入力内容を確認し、問題なければ次に進んでください。

公開中のお知らせを編集する（送信先グループの追加）

  1. ［お知らせ管理］メニューを開きます。
  2. 「お知らせ管理」画面が開きますので、編集したい公開中のお知らせをクリックします。
    「お知らせ管理」画面で編集したい公開中のお知らせを指し示しているスクリーンショット
  3. 「お知らせの詳細」画面が開きますので、画面下部の［編集］をクリックします。
    「お知らせの詳細」画面で［編集］を指し示しているスクリーンショット
  4. 「お知らせの編集」画面が開きますので、追加したいグループを選択し、［保存］をクリックします。
    「お知らせの編集」画面で［保存］ボタンを指し示しているスクリーンショット
  • 「公開中」のお知らせを編集して新たに追加されたグループのユーザーには通知は送信されません。
  • 一度公開されたお知らせのタイトルと本文を編集することは出来ません。
  • 「非公開」のステータスのお知らせを編集することは出来ません。ステータスを「公開中」に変更する必要があります。

作成したお知らせのステータスを変更する

公開中のお知らせを非公開にする

  1. ［お知らせ管理］メニューを開きます。
  2. 「お知らせ管理」画面が開きますので、ステータスを「非公開」にしたいお知らせをクリックします。
    「お知らせ管理」画面でステータスを［非公開］にしたいお知らせを指し示しているスクリーンショット
  3. 「お知らせの詳細」画面が開きますので、画面下部の［非公開にする］をクリックします。
    「お知らせの詳細」画面で［非公開にする］を指し示しているスクリーンショット
  4. 「お知らせの非公開」の確認画面が開きますので、［非公開］をクリックします。
    「お知らせの非公開」の確認画面で［非公開］ボタンを指し示しているスクリーンショット

「非公開」のステータスとなった場合、公開先グループのユーザーはお知らせを閲覧できなくなります。

非公開のお知らせを公開する

  1. ［お知らせ管理］メニューを開きます。
  2. 「お知らせ管理」画面が開きますので、公開したい「非公開」のステータスのお知らせをクリックします。
    「お知らせ管理」画面で公開したい「非公開」のステータスのお知らせを指し示しているスクリーンショット
  3. 「お知らせの詳細」画面が開きますので、画面下部の［公開］をクリックします。
    「お知らせの詳細」画面で画面下部の［公開］ボタンを指し示しているスクリーンショット
  4. 「お知らせの公開」の確認画面が開きますので、［公開］をクリックします。
    「お知らせの公開」の確認画面で［公開］ボタンを指し示しているスクリーンショット

公開中のお知らせを削除する

  1. ［お知らせ管理］メニューを開きます。
  2. 「お知らせ管理」画面が開きますので、削除したいお知らせの「操作」部分の［三点リーダー］→［削除］をクリックします。
    削除したいお知らせの「操作」項目の［三点リーダー］で［削除］を指し示しているスクリーンショット
  3. 「お知らせ削除」の確認画面が開きますので、［削除］をクリックします。
    「お知らせ削除」の確認画面で［削除］ボタンを指し示しているスクリーンショット

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