※ 本記事はfreee勤怠管理Plusについてのヘルプページです。freee人事労務については「freee人事労務のカテゴリー」をご覧ください。
「有給休暇付与機能」を利用して、有休を特定日に一斉付与、ただし入社日から一斉付与日までの期間が半年を超える場合は、初回付与を入社半年後に行う方法を解説します。
※ 「有給休暇付与機能」について詳細は「「有給休暇付与機能」の設定方法」のヘルプページをご参照ください。
【設定後の付与イメージ（一斉付与日が4月1日の場合）】
※ 一斉付与日や付与日数は設定によって変更可能です。
※ 上図の4月1日入社のように、入社日と一斉付与日（第2基準日）が同じ日になる場合は、入社日に初回付与されます。この際、入社日当日に付与アラートは出ますが、勤務実績がないため、付与日数は0日と表示されます。このため手動で付与日数を調整した上で付与が必要です。詳しくは、本ページの「運用上の重要なご注意：一斉付与日に入社した従業員について」をご参照ください。
目次
【手順1】オプション
有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。
※ 全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- 設定 ＞ その他 ＞ オプション を開きます。
- スケジュール設定カテゴリ ＞ 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを確認します。
【手順2】雇用区分設定
雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。
※ 全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。
「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。
- 設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 を開き、対象区分の［編集］をクリックします。
- 休暇関連カテゴリ ＞ 有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。
1. 週の契約労働日数を設定してください（必須）
付与日数の算出方法を設定します。
以下のいずれかを選択してください。
◯日（日数設定）
週の契約労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。出勤率が80％を超えていることが付与の条件です。出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。
年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算
週の契約労働日数を定めていない場合に利用できます。従業員の年間勤務日数に応じて週の契約労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。この際、出勤率は参照しません。
例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、ある従業員が年間200日勤務したとき、週の契約労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。
「年間所定労働日数」は1年間勤務した場合の基準です。勤続半年時点では、勤務日数を倍にした数値が「年間所定労働日数」に達しているかどうかで判定されます。
詳細は「【有給休暇付与機能】勤続0.5年（半年）時点での有休付与日数計算方法 - 「年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算」が選択されている場合」のヘルプページをご覧ください。
2. 第1基準日を設定してください（必須）
有休の初回付与日を設定します。「入社から6ヶ月後に初回付与し、毎年の付与日とする」と設定します。その下の項目にはチェック不要です。
3. 第2基準日を設定してください（オプション）
2回目以降の付与日を設定します。「付与日を◯月◯日に統一する」を選択し、一斉付与したい月日を設定します。その下の「第2基準日を優先する」項目にチェックします。
4. 比例付与日数を入力してください
週の契約労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。［初期値を読み込む］をクリックすると、法定基準が入力されますが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。
下図は入力例です。
「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。
5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください
出勤率の計算対象を設定します。
出勤率の計算式
- 出勤率＝勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100
「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。
「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と各休暇の、「勤務日」「全労働日」にチェックします。下図は設定例です。
前述の「1. 週の契約労働日数を設定してください（必須）」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。
一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。
※ 有休付与対象者画面の詳細は、「「有給休暇付与機能」で算出された有休の付与 / 棄却方法 - 各項目の説明」のヘルプページをご覧ください。
【手順3】従業員設定
各従業員に入社日を入力します。入社日が入力されていない場合は付与対象者になりません。
※ 全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、該当者の［編集］をクリックします。
- 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力して登録します。
一括登録する場合
従業員データをCSVインポートすることで、「入社日」を一括登録できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「入社日」項目を含めてください。
操作の詳細は「【インポート】従業員データの一括登録方法（従業員データ［CSV］）」のヘルプページをご参照ください。
運用上の重要なご注意：一斉付与日に入社した従業員について
一斉付与日（第2基準日）と入社日が同じ日になる従業員については、入社日に初回付与されます。この際、入社日当日に有休付与対象者アラートとして表示されますが、勤務実績がないため、付与日数は0日と表示されます。
「付与日数」を手動で「10」日などに書き換えたうえで、付与を行ってください。
2年目以降の付与については、勤務実績に基づいた付与日数で、一斉付与日にアラートされます。
有休付与早見表
本ページの手順に従って、以下のように設定した場合、
- 週の契約労働日数：5日
- 第2基準日：4月1日
- 比例付与日数：本ページの「入力例」の通りに設定
付与日数とタイミングは以下の表の通りです。
初回付与日
入社半年後の日付（第1基準日）が、一斉付与日（第2基準日）より先に来る場合は、入社半年後に初回付与されます。入社半年後の日付（第1基準日）が、一斉付与日（第2基準日）より後になる場合は、一斉付与日に初回付与されます。
- 4月2日～9月30日に入社した場合は、入社半年後に付与に初回付与
- 10月1日～4月1日に入社した場合は、4月1日に初回付与
2回目以降の付与日
- 4月1日に一斉付与