本ページでは、freee予約のオリジナルメールのおすすめの使い方について説明します。
予約メールを正しく設定することで、直前キャンセルの防止だけでなく、当日のスムーズな運営（顧客体験の向上）が実現します。
効果的なメールの作り方と設定のコツを詳しく解説します。
目次
メール役割の使い分けについて
予約システムによる予約メールは、お客様とのコミュニケーションを図る上で、大事なツールとなります。
次の表で、メール役割の使い分けについて説明します。
| メール種類 | 送信タイミング | 主な役割 | 記載すべき内容 |
|---|---|---|---|
| 予約受付メール | 予約完了直後 | 「契約の確約」と施術までの安心感 |
|
| リマインドメール | 予約の1日前 （推奨） |
「当日のエスコート」やおもてなし |
|
メール文面に必要な項目を決める
既にメール文面が確定している方は、下記の「メールテンプレートの設定手順」にお進みください。
アプリ内でメール文面を入力する前に、「どの情報を、いつお客様へ届けるべきか」を整理をすることをおすすめします。
お客様との信頼関係構築が強固になります。
住所・アクセスの記載で遅刻を未然に防止する
お客様にとって施術当日の懸念点は、店舗へスムーズに到着できるかどうかです。
正確な情報を提供し、お店のスケジュールやサービス開始時間も守れるようにしていくのがポイントです。
| 概要 | メール本文に載せるべき内容 |
|---|---|
| お店の入り口までの所要時間 |
電車の場合、〇〇駅〇〇出口からではなく「ホームからお店の入り口まで」の時間の記載します。 理由：「〇〇出口から3分（ホームからは8分）」と記載があれば、お客様は余裕を持って電車を選べます。 当日の遅刻予防につながります。 |
| 地図上の目印 |
「△△書店を右折」など、お店までの目標になるものを1つ添えます。 理由：目印があるだけでお客様の心理的ハードルを下げ、道に迷い、時間をロスするリスクを最小限に抑えます。 |
| 住所非公開時の防犯ルール ※ショップ住所非公開の方限定) |
「SNSへの住所投稿はNG」という一言を添えることで、お店のプライバシーを守ります。 理由：詳細な案内をするからこそ、同時に「大切なお客様だけに教えている特別な場所である」という境界線を示すことで、プライバシーを守ることが可能です。 |
| 遅刻に関するルール |
「次のお客様のため」という理由を添えて、「15分以上の遅刻はメニュー短縮（または自動キャンセル）」などのルールを明記します。 理由：遅刻を予防したり、お客様が遅刻された際の対応をスムーズにします。 |
キャンセル規定・ポリシーについて
| 概要 | メール本文に載せるべき内容 |
|---|---|
| 日時変更ルール |
システム上、お客様自身で日時変更ができないため、以下のような日時変更における手段を指定します。
|
| キャンセルポリシー （キャンセル料） |
キャンセル規定を記載することで、安易な直前キャンセルを抑止する「心理的なブレーキ」になります。 例： キャンセルポリシー
|
持ち物・支払い方法について
| 概要 | メール本文に載せるべき内容 |
|---|---|
| 持ち物について | サービス当日に必要な持ち物はあるか、冒頭に結論ベースで記載します。 |
| 支払い方法 | 銀行振込の期日や電子マネー、オンライン決済の利用可否を明確に記載します。 |
メール文面に必要な項目の決定・保存
メール文面に必要な項目が決まったら、内容を手元で記録します。
端末/タブレット内のメモ帳、もしくはLINEの「Keepメモ」などに文章を貼り付けしておくことを推奨します。
後で、メールテンプレートの設定で文字を直接コピー&ペーストできるように形を整えます。
詳しくは、LINEの「Keepメモの基本的な使い方」、Appleの「iPhoneのメモ帳について」のヘルプページをご覧ください。
メール例文集
以下は、幅広く利用されている例文集です。
前項で決めた必要な項目について、例文集を利用することで、効率的にメールの文面を作成可能です。ぜひ、ご活用ください。
使い方
- ［お店の名前］など、［］で囲まれている部分は、書き換えが必要です。
例：
［お店の名前］→「サロンBlueMoon」へ書き換え
- ${予約者名}など、${}で囲まれている部分は、freee予約サイト上での予約内容に応じて、自動で挿入されます。そのままお使いください。
-
自動で挿入できる項目は4つありますが、${予約者名}と${サービス名}の挿入をまずおすすめします。
詳しくは、「メール自動挿入機能について」のヘルプページをご覧ください。- ${ショップ名}は、ショップ設定で入力されている内容がそのまま自動挿入されます。SEO対策をしている場合「大崎駅 サロンBlueMoon」など、メール文面が不自然になるので、編集が必要です。
- ${日数}は、リマインド送信日を1日前以外にする予定があったり、頻回に変える可能性がある場合にご利用ください。
それ以外の場合は、「ご予約の前日になりました」「明日がご予約日になりました」など直接記載する方が分かりやすくなります。
-
- メール文面に直接画像を挿入することはできません。
- お店の入り口やマップなどの画像を挿入したい場合
- すでにウェブサイトの一部などにアップロードされている場合は、ウェブサイトのURLを挿入してお使いください。
- どこにもアップロードされていない場合は、Google Driveなど無料のファイルシェアサービスにてアップロード・限定公開し、該当するURLを挿入してください。
詳しくは、Googleの「Googleアカウントの作り方」「Googleドライブのファイルを共有する方法」のヘルプページをご覧ください。
- お店の入り口やマップなどの画像を挿入したい場合
予約受付メールの例文集
個人サロン向け：住所非公開で当日の持ち物などがない場合
＜予約受付メール＞
- 件名
-
［お店の名前］【予約確定】当日までのご案内
例：
エステBlueMoon【予約確定】当日までのご案内
-
- 本文
|
${予約者名}様 こんにちは、［お店の名前］の［あなたの名前］です。 当日スムーズにお越しいただけるよう、場所の詳細やキャンセル時のルールなど、 ※ご予約日時の詳細は、このメールの一番最後に記載しております。 ■場所のご案内 ＜電車でお越しの場合＞ ＜お車でお越しの場合＞ その他、詳しい道順は、このメールの下方に記載しております。 ■当日のお願い ■ キャンセル・日時変更について ・日時変更： お手数ですが、一度キャンセルのお手続きをしていただいた後、改めてご希望の日時で予約を取り直していただけますようお願いいたします。 ・ポリシー：［前］日キャンセルの場合は［キャンセル料50% または サービス1回分の回数券消化］を頂戴する場合がございます。あらかじめご了承ください。 ■遅刻について 次のお客様を最高の状態でお迎えするため、［10］分以上遅れる場合は、施術時間を短縮［（または［15］分以上で自動キャンセル）］とさせていただく場合がございます。 前日にも、場所の再確認ができる「リマインドメール」をお送りします。 当日お会いできるのを楽しみにしております！ ［お店の名前］［あなたの名前］ ーーーー アクセスの詳細 ーーーー 以下を参考にご来店ください。 ＜電車でお越しの場合＞ 【入館・エレベーターについて】 ＜お車でお越しの場合＞ ■ もし満車だった場合は… |
レッスン・スタジオショップ向け：持ち物や事前案内がある場合
＜予約受付メール＞
- 件名
-
［お店の名前］【予約確定】当日までのご案内
例：
Sola Yoga【予約確定】当日までのご案内
-
- 本文
|
${予約者名}様 こんにちは、［お店の名前］の［あなたの名前］です。 当日スムーズにご参加いただけるよう、持ち物やお支払い方法、事前にお伝えしたい ※ご予約日時の詳細は、このメールの一番最後に記載しております。 ■お支払いについて ・銀行振込：［銀行名・支店名・口座番号・名義］ ※お支払い完了後、確認のため［公式LINE/インスタDM］へ「お名前」と「支払い完了」のメッセージをいただけますと大変助かります！ ■場所と入室について ＜電車でお越しの場合＞ ＜お車でお越しの場合＞ その他、詳しい道順は、このメールの下方に記載しております。 ■遅刻について ※その際、レッスン料金の返金はいたしかねますので、お時間に余裕を持ってお越しください。 ■ 服装と持ち物 ■ 事前の楽しみ＆お願い ■ キャンセル・日時変更について 前日にも「お忘れ物チェック用」のリマインドメールをお送りします！ 当日は一緒に楽しみましょう！ ［お店の名前］［あなたの名前］ ーーーー アクセスの詳細 ーーーー 以下を参考にご来店ください。 ＜電車でお越しの場合＞ ［1. 品川駅「北改札口」を出て、右手（東口方面）に曲がり突き当たりまで進みます。 【入館・エレベーターについて】 ＜お車でお越しの場合＞ ■ もし満車だった場合は… |
リマインドメールの例文集
リマインドメール例①
- 件名
-
［お店の名前］【明日のご予約】場所とお時間をご確認ください
例：
エステBlueMoon【明日のご予約】サロンの場所とお時間をご確認ください
-
- 本文
|
${予約者名}様 こんにちは、［お店の名前］の［あなたの名前］です。 ※明日のご予約時間は、このメールの一番最後に記載しております。 ■場所の再確認 ■ご到着時間について ■当日の連絡先 ■ キャンセル・日時変更について ■遅刻について 明日は${予約者名}様にとって心地よい時間となりますよう、おもてなしさせていただきます。 お気をつけてお越しください！ ［お店の名前］［あなたの名前］ ーーーー アクセスの詳細 ーーーー 以下を参考にご来店ください。 ＜電車でお越しの場合＞ 【入館・エレベーターについて】 ＜お車でお越しの場合＞ ■ もし満車だった場合は… |
リマインドメール例②
- 件名
-
［お店の名前］【明日開催】お忘れ物はないですか？会場と時間のご確認
例：
Sola Yoga【明日開催】お忘れ物はないですか？会場と時間のご確認
-
- 本文
|
${予約者名}様 こんにちは、［お店の名前］の［あなたの名前］です。 ※明日のレッスン時間は、このメールの一番最後に記載しております。 ■ 明日の持ち物チェックリスト ■ お支払いの最終確認 ■場所と入室について ＜電車でお越しの場合＞ ＜お車でお越しの場合＞ その他、詳しい道順は、このメールの下方に記載しております。 ■ 当日の連絡先（遅刻・道迷いなど） ■ キャンセル・日時変更について ■ 講師からの一言 ［お店の名前］［あなたの名前］ ーーーー アクセスの詳細 ーーーー 以下を参考にご来店ください。 ＜電車でお越しの場合＞ 【入館・エレベーターについて】 ＜お車でお越しの場合＞ ■ もし満車だった場合は… |
メール内容のパーツ集
以下、メール内容を修正する際に使えるパーツ集です。こちらもご参照ください。
| 分類 | 用途 | パーツ例 |
|---|---|---|
|
件名 (メールのタイトル) |
予約受付 | ［お店の名前］【予約確定】当日までのご案内 |
| 【予約受付完了】ご予約ありがとうございます［お店の名前］ | ||
| ［お店の名前］ご予約を受け付けました！ | ||
| リマインド | ［お店の名前］【明日のご予約】場所とお時間をご確認ください | |
| ［お店の名前］【明日開催】お忘れ物はないですか？会場と時間のご確認 | ||
| 【ご予約が明日になりました】アクセスのご案内［お店の名前］ | ||
| お支払い・規約 | 銀行振込 |
［お振込のお願い］レッスン準備の都合上、本日より7日以内にお手続きをお願いいたします。 （振込手数料はご負担いただけますと幸いです。） |
| PayPay事前決済 | ［PayPay送金］以下リンクより、事前のお支払いをお願いいたします。［URL］ | |
| キャッシュレス | 【当日のお支払い】各種クレジットカード、交通系ICカード、QRコード決済（PayPay/楽天ペイ等）がご利用いただけます。 | |
| キャッシュレス推奨 |
［キャッシュレス決済のお願い］当店では非接触決済を推奨しております。主要なクレジットカード、電子マネー、PayPay等でのお支払いが可能です。 ※現金でのお支払いはなるべくお釣りが出ないようご協力をお願いいたします。 |
|
| キャンセルポリシー |
【キャンセルポリシー】
|
|
| 規約合意 | ※ご予約を確定いただいた時点で、利用規約［URL］およびキャンセルポリシーの内容に合意いただいたものとみなします。 | |
| 場所・入室 | 入室時間の指定 |
【ご来店時のお願い】ご予約時間の5分前にお越しください。 待合室がないため、早すぎるご来店はご遠慮いただけますと幸いです。 |
| 住所非公開（詳細案内） |
【ご来店時のご案内】 ▼住所：東京都〇〇区... ▼アクセス：〇〇駅東口より徒歩3分 ▼駐車場：近隣コインパーキングをご利用ください。 |
|
| 遅刻のデッドライン | 15分を過ぎてのご到着は、他のお客様の集中を妨げる可能性があるため、当日キャンセル扱い（返金不可）とさせていただきます。 | |
| 変更・キャンセル | 日時変更の手順 | 日時変更をご希望の際は、お手数ですが一度キャンセルの上、改めてご希望の日時で予約を取り直してください。 |
| インスタDMや公式LINEで受け付ける場合（非推奨） | キャンセル・変更の場合はInstagramのDM（@アカウント名）からご連絡ください。 キャンセル・変更の場合は公式LINEからご連絡ください。 |
|
| 緊急時の電話 |
※万が一ご都合が悪くなった場合は、お早めにお電話をお願いいたします。 TEL: 03-xxxx-xxxx（営業時間: 10:00-19:00） |
|
|
おもてなし： ファンを増やす事前準備 |
担当者プロフィール |
【私が担当します】当日の施術を担当する私のプロフィールや、これまでの実績・想いをこちらにまとめています。［URL］ 初めての方はぜひ一度のぞいてみてくださいね。 |
| オプションメニューの紹介 |
【おすすめオプション】当日の体調や気分に合わせて追加できるオプションメニューのご紹介です。［URL］ 施術の効果をより高めたい方は、ぜひ当日お気軽にご相談ください！ |
|
| 当日の準備（美容室等） | 【当日の準備】事前カウンセリングで理想のスタイルをお伺いしますので、もしイメージ写真などがあれば当日お持ちください♪ | |
| 想いの共有 |
私たちが大切にしている想いをこちらに綴っています。［URL］ レッスン前にぜひ読んでみてくださいね。 |
メールテンプレートの設定手順
- ショップ画面より［+メールテンプレート］をタップし、メールテンプレートの管理画面に遷移します。
- メールテンプレート作成をタップし、以下の項目を埋めます。
-
テンプレート名（管理用）を入力します。
※予約サイトには表示されません。社内管理用として、スタッフの識別しやすい名前がおすすめです。例：
予約受付 (キャンセルポリシー記載用)
-
-
メール件名を入力します。
例：
【重要】〇〇サロン ご予約内容のご確認
-
メール本文を入力します。「メール例文集」を参考にしてください。
予約情報の自動挿入について
本文の末尾には、「予約内容」「予約日時」「予約者情報」の詳細がシステムにより自動的に挿入されます。
メール本文内にこれらを重ねて書く必要はありません。
詳しくは、「自動送信メールの予約情報について」のヘルプページをご覧ください。予約者様向けに「※ご予約の詳細は、本メール下部をご確認ください」と一言添えることを、おすすめします。
メールテンプレートを作成した後は、現在公開中のサービスに紐付けが必要です。
紐付けを行わないと、デフォルトテンプレートが自動で送信される仕様になっておりますので、ご注意ください。
詳しくは、「オリジナルメール設定について」のヘルプページをご覧ください。
メール文面のテストをする
設定が終わったら、必ずご自身のメールアドレスでテスト予約を行い、予約者に届くメール文面の見栄えを確認します。
-
リマインドメールのテスト時の注意点
送信タイミングを「1日前」に設定している場合、予約を入れる時点から「26時間以上先」の日時でテスト予約を作成してください。
※直近すぎる予約だと、システムが「送信タイミングを過ぎている」と判断し、メールが送信され無い場合があります。 -
スマ－トフォンやタブレットでの見え方を意識する
お客様 (予約者)の多くはスマ－トフォンでメールを確認します。
適度に改行を入れ、重要なポイントが箇条書きになっているか確認してください。
作成した文面をfreee予約にテンプレートとして保存する
まずはメモ帳やドキュメントで作った文章をfreee予約に保存します。
- 「ショップ」 ページの［＋メールテンプレート］→［メールテンプレート管理］をクリックします。
- ［受付］タブが選択されていることを確認し、［メールテンプレートを作成］をタップして文面を入力・保存します。
- ［リマインド］タブに切り替え、リマインド用の文面を作成・保存します。
詳しくは、「メールテンプレートを作成する」のヘルプページをご覧ください。
「受付」で作った文章はリマインド用には使えません。
必ずそれぞれのタブで作成してください。
サービスに紐づける（自動送信の設定）
保存したテンプレートを作成済みのサービスと連携させます。
- 「ショップ」 ページで、設定したいサービスをタップします。
- ［予約受付メール］をタップし、先ほど作ったテンプレートを選んで［変更する］をタップします。
- ［リマインドメールの送信］をタップします。
- 送信日を選びます。（お客様へ安心感を提供するため、前日の「1日前」を推奨します。）
※送信タイミングの基準-
「予約開始日時の◯時間前」という計算で送られます。
例：「1日前」に設定し、予約が3月2日の10時の場合
リマインドメールは、3月1日の10時前後に自動送信されます。
-
- 最後に［変更する］ボタンをタップし忘れないように注意してください。
- 「サービス内容」の画面で、作成したテンプレート名が表示されているかご確認ください。
詳しくは、「オリジナルメール設定について」のヘルプページをご覧ください。
自分で予約して、メールテンプレートが届くか確認する
紐づけたメールテンプレートが届くか、ご自身で予約し確認します。
- 「ショップ」 ページの［シェア］→［予約ページのURLをコピー］し、ブラウザで開き、URLをペーストします。
- メールテンプレートを紐づけたサービスを選び、26時間以上先の日時で、予約をします。
- 自分のメールアドレスに届く「受付メール」と、翌日届く「リマインドメール」の内容を確認します。文面に違和感があれば編集します。
詳しくは、「自身で予約を入れてみる」のヘルプページをご覧ください。