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※ 本記事はfreee人事労務についてのヘルプページです。freee勤怠管理Plusについては「freee勤怠管理Plusのカテゴリー」をご覧ください。
管理者以外に代理申請を許可する場合、申請を編集可能なカスタム権限を代理申請者に付与する必要があります。申請を編集可能なカスタム権限には、勤怠申請の閲覧権限だけでなく「身上変更申請（住所や家族情報の変更などを行うための申請）」の閲覧権限も含まれます。
そのため、管理者以外の代理申請者に申請を編集可能な権限を付与される際は、「身上変更申請も閲覧可能になる」という点にご留意のうえ、事業所内での運用ルールをご検討ください。
勤怠ワークフローの「代理申請機能」とは、PCやスマートフォンを持たない従業員や、病欠・休職等でシステムを操作できない従業員に代わって、代理申請者となるための権限を持つユーザーが勤怠に関する申請を行うことができる機能です。
この機能を利用することにより、申請承認の記録を残しつつ業務フローを円滑に進めることができます。
目次
1. 代理申請機能の対象となる申請種別
代理申請の対象となるのは、以下の申請です。
-
勤怠申請
- 勤務時間修正
- 遅刻
- 早退
- 残業
- 有給休暇
- 特別休暇
- 欠勤
- 休日出勤
- 振替休日出勤
- 代休
- 勤怠タグ
- 月次勤怠締め申請
-
勤怠カスタム申請
- 申請種別が「勤怠」に設定されているもの
2. 前提条件
代理申請機能を利用するためには、代理申請者と代理申請の対象となる従業員（本来の申請者）について、以下の条件を満たす必要があります。
-
代理申請者の権限： 代理申請者は、管理者権限または申請を編集可能なカスタム権限が付与されている必要があります。
- 操作権限の管理については「操作権限を管理する」のヘルプページをご参照ください。
- カスタム権限については「カスタム権限について」のヘルプページをご参照ください。
-
従業員の招待： 代理申請の対象となる従業員（本来の申請者）が、freee人事労務に「メールアドレス」または「ログインID」で招待済みである必要があります。未招待の従業員は、代理申請の対象となる従業員のリストに表示されません。
- 従業員の招待については、「従業員の追加・招待の流れ」のヘルプページをご参照ください。
-
勤怠申請の利用設定： 代理申請の対象となる従業員（本来の申請者）の「勤務・賃金設定」において、勤怠申請が「利用する」になっている必要があります。
- 本来の申請者自身が申請できない申請は、代理申請することができません。
3. 勤怠ワークフローの代理申請機能を有効化・無効化する
勤怠ワークフローの代理申請機能を有効化・無効化する手順は以下のとおりです。
有効化の手順
- ［設定］メニュー → ［申請］をクリックします。
- 「勤怠」タブ内の「勤怠の申請機能の有効化」にチェックを入れます。
- その下に表示されている代理申請セクションの 「有効」 にチェックを入れます。
- ［保存］をクリックします。
無効化の手順
- ［設定］メニュー → ［申請］をクリックします。
- 「勤怠」タブ内の代理申請セクションの 「有効」 にチェックを外します。
- ［保存］をクリックします。
代理申請機能を無効にした場合の挙動について
事業所設定で代理申請機能を無効化しても、作成済みの代理申請が消えることはありません 。機能の無効化後も、以下の通り閲覧や操作が可能です。
-
閲覧
- 代理申請者、代理申請の対象となる従業員（本来の申請者）、承認者は、引き続き申請一覧や各画面から内容を確認できます 。
-
操作
- 承認者による「承認・差し戻し・承認取り消し」や、管理者による「削除」（申請ステータスが申請中の場合のみ）などの操作は、機能の有効/無効に関わらず引き続き行えます。
※ 代理申請機能が無効化されている間は、新規の代理申請の作成のみができなくなります 。作成済みの代理申請に対する取消申請も、新規の代理申請に該当します。
4. 代理申請を行う
代理申請は、「申請一覧画面」または「勤怠編集画面」のいずれかから行うことができます。
月次勤怠締め申請の代理申請は勤怠編集画面からのみ実施可能です。
申請一覧画面から行う
- ［申請］メニューをクリックします。
-
［作成した代理申請］タブをクリックします 。
初期状態では、［作成した代理申請］タブは代理申請者となるための権限を持つユーザーに対してのみ表示されます。 代理申請者として作成した代理申請が1件以上存在する場合には権限によらず［作成した代理申請］タブが表示され続けます。
- 右上の ［＋代理申請］ボタン をクリックします。
-
「代理申請の新規作成」画面で、代理申請の対象となる従業員（本来の申請者）を選択します。
代理申請者自身を代理申請の対象として選択することはできません。
また、月次勤怠締め申請しか提出できない従業員をこの画面で選択することはできません。月次勤怠締め申請の代理申請は勤怠編集画面からのみ実施可能です。 - 本来の申請者が申請可能な申請種別が表示されるため、該当するものを選択して［実行］ボタンをクリックします。
- 作成画面の上部に「代理申請者：〇〇（代理申請者の名前）」「申請者：〇〇（本来の申請者の名前）」と表示されていることを確認し、内容を入力して ［申請］ボタン をクリックします。
勤怠編集画面から行う
- ［勤怠］メニューから、代理申請の対象となる従業員（本来の申請者）の勤怠編集画面を開きます。
- 対象日の ［代理申請］ ボタンをクリックします。
- 本来の申請者が申請可能な申請種別が表示されるため、該当するものを選択して［実行］ボタンをクリックします。
-
作成画面の上部に「代理申請者：〇〇（代理申請者の名前）」「申請者：〇〇（本来の申請者の名前）」と表示されていることを確認し、内容を入力して ［申請］ をクリックします。
勤怠編集画面から代理申請を実施する場合、対象の従業員と日付が自動的に選択された状態で開始されます。
5. 承認状況を確認する
承認状況を確認する方法は以下のとおりです。
代理申請者が確認する場合
申請一覧画面の ［作成した代理申請］タブ から、自身が代理で作成した申請を一括で確認できます。
一覧の「申請者」列には、「本来の申請者の名前（代理申請者の名前）」 の形式で表示されます。
本来の申請者が確認する場合
申請一覧の ［申請］タブ に、代理で申請してもらった代理申請が表示され、内容を閲覧できます。
- 代理申請に対しては、申請種別列に代理申請であることを示すラベルが表示されます。
- フィルタの［代理申請を表示する］チェックボックスを外して絞り込むことにより、自分自身で申請した申請のみを表示することができます。
勤怠ワークフローの代理申請の注意点
勤怠ワークフローの代理申請の注意点は以下のとおりです。
申請を編集可能なカスタム権限について（再掲）
管理者以外に代理申請を許可する場合、申請を編集可能なカスタム権限を代理申請者に付与する必要があります。申請を編集可能なカスタム権限には、勤怠申請だけでなく「身上変更申請（住所や家族情報の変更などを行うための申請）」の閲覧権限も含まれるため、この点をご留意のうえで、事業所内での運用ルールをご検討ください。
本来の申請者の操作について
代理申請された申請について、本来の申請者は「閲覧のみ」可能です。申請の取り下げ、内容の編集、コメントの送信などは一切行えません。
代理申請の取消申請については、代理申請者のみが実施することができます。
通知について
代理申請が申請・承認された時には、本来の申請者にも通知が届きます。
モバイルアプリ上での操作について
モバイルアプリから代理申請を新規作成することはできません。Webブラウザから操作してください。
※本来の申請者が、自分の代わりに申請された代理申請をモバイルアプリ上で閲覧することは可能です。