月次勤怠締め申請依頼を設定する

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「月次勤怠締め申請依頼」機能とは毎月労務担当者が行っている、従業員への勤怠締め申請の提出依頼を自動化することができる機能です。

あらかじめ毎月の提出期限や送信タイミングをセットしておくことで、指定した日時が到来した時に、freeeが自動で従業員にタスクを作成し、連携しているチャットツール等に通知を送ります。

これにより、未提出者への手動での連絡や催促にかかる手間を大幅に削減できます。

依頼パターンを設定する

まずは、従業員に「いつまでに」「どのタイミングで」依頼を送るかのパターンを設定します。

勤怠の締め日が複数ある場合、その数だけ「依頼パターン」を設定します。

※依頼パターンは最大5件まで作成可能です。

［勤怠］メニュー →［勤怠モニター］をクリックします。
「勤怠モニター」画面の［自動リマインド設定］→［月次勤怠締め申請依頼］をクリックします。
「勤怠締め申請依頼設定」画面が開きますので、「①依頼パターン」の「パターン名」を入力し、［設定を表示］をクリックします。
表示された「自動依頼ルール」の以下の項目を設定します。
- 提出期限や送信日時を避ける日（除外曜日・祝日）：土日や祝日など、依頼の送信や期限の対象外としたい日を指定します。
- 勤怠締め申請の提出期限：従業員に勤怠締め申請を提出してほしい期限を設定します。
  - 例：月末締めの会社の場合、毎月3日 18:00
- 依頼の送信日時（送信タイミング）：従業員にタスクと通知を自動送信する日時を設定します。
  - 例：月末締めの会社の場合、提出期限の3日前 9:00
［保存して次へ］をクリックしてパターンを作成します。
依頼パターンにリマインドを設定する場合は、後述「依頼パターンにリマインドを設定する」をご覧ください。

除外日と重複した場合のスケジュールの動きについて

設定した日付が「提出期限や送信日時を避ける日」と重複した場合、自動的に別の日へ日付が移動します。

勤怠締め申請の提出期限（締切日）が除外日と重複した場合：後ろの日（翌営業日など） に移ります。
- 例：土日を「提出期限や送信日時を避ける日」に設定している場合
  - 3日(土) → 5日(月) に移動
依頼の送信日時が除外日と重複した場合：前の日（前営業日など） に移ります。
- 例：土日を「提出期限や送信日時を避ける日」に設定している場合
  - 28日(土) → 27日(金) に移動

従業員に作成するタスク・通知の勤怠詳細への遷移先について

この設定によって従業員に対して作成する勤怠締めタスク・通知押下時の勤怠詳細ページへの遷移先は、以下のように判定しています。

「依頼の送信日時」を起点に、その日付が属する給与の支払い月の勤怠カレンダーに遷移する
例1：月末締め、翌月15日払いの場合
- 「依頼の送信日時」を月末（例：4月30日）に設定している場合、支払日は5月15日であるため、5月支払月（4月1日〜4月30日の勤怠カレンダー）に遷移する

「依頼の送信日時」を締め日の後に設定してしまうと、勤怠詳細ページへの遷移先が1ヶ月ずれてしまうため、「依頼の送信日時」が締め日の前に設定されていることを確認してください。

例2：月末締め、翌月15日払いの場合
- 「依頼の送信日時」を月初（例：5月1日）に設定している場合、支払日は6月15日であるため、6月支払月（5月1日〜5月31日の勤怠カレンダー）に遷移する
- 従業員は4月分の勤怠締め申請をしているため、1ヶ月ずれてしまう

依頼パターンにリマインドを設定する

「リマインド」項目の「利用する」にチェックを入れると、リマインドの送信スケジュールを設定することができます。
「勤怠締め申請依頼設定」画面の「リマインド」項目にチェックを入れると表示される画面のスクリーンショット

リマインドの項目にて設定可能な項目は下表の通りです。

「提出期限や送信日時を避ける日」にリマインド日が重複した際の挙動リマインド日時に設定された内容によって、前後どちらに移動するかが変わります。

提出期限の前、または当日に指定されたリマインド
- 重複時、前の日付へリマインド日が移動します。
提出期限の後に指定されたリマインド
- 重複時、後の日付へリマインド日が移動します。
  （上司リマインドがONの際、締切日の前に移動することで提出期限前に上司リマインドが送られることを避けるため）

依頼先の従業員に割り当てる

次に、作成した依頼パターンを従業員に割り当てます。

「勤怠締め申請依頼設定」画面の「②依頼先設定」に進みますので、以下いずれかから割り当て方法を選択します。
- 全従業員に一括で割り当てる
- 従業員ごとに個別に割り当てる
選択した割り当て方法により操作方法が異なります。
- 「全従業員に一括で割り当てる」を選択した場合
  全従業員に割り当てる「依頼パターン」を選択します。
- 「従業員ごとに個別に割り当てる」を選択した場合
  
  表示される従業員一覧から対象の従業員にチェックを入れると、「一括操作」ができるようになりますので、紐づける「依頼パターン名」が入った［割当］ボタンをクリックします。
  - 例：パターン名が「設定1」の場合、ボタン名は［設定1割当］ボタンとなります。
  従業員は以下の項目でフィルタリングが可能です。
  - 締日支払日
  - 勤務・賃金設定
  - 雇用形態
  - 部門
  - 依頼パターン
［保存］をクリックして割り当てを完了します。

表示される従業員：依頼先として従業員一覧に表示されるのは、操作時点で「在籍中」または「入社予定」の従業員です。退職済み・退職予定の従業員は表示されません。
タスクが作成・通知されない従業員について：依頼パターンを割り当てた場合でも、その従業員の「勤務・賃金」設定で「月次勤怠締め申請を利用しない」と設定されている場合は、タスクおよび通知は作成されません。

従業員に依頼を通知する

「依頼パターンを設定する」で設定した送信日時が到来すると、freeeが自動的に従業員に勤怠締めを行う旨を連絡します。労務担当者による手動での操作は不要です。

タスクの作成： 依頼対象の従業員の「従業員ポータル」上に、「勤怠締め申請」のタスクが自動で作成されます。
通知の送信： 従業員に以下の手段で依頼通知が送られます。
- メール
- Slack（※事業所が連携設定を完了している場合）
- LINE WORKS（※事業所が連携設定を完了している場合）
リマインド：リマインドを設定している場合は、従業員の方にリマインドのメッセージが送られます。

※上司へのリマインドをONにしている場合は、上司に対しても同様のメッセージが送られます。

従業員が月次勤怠締め申請を提出する

依頼と通知を受け取った従業員は、以下の手順で月次勤怠締め申請を提出します。

従業員ポータル上に作成されたタスク、または届いたメール・チャット（Slack・LINE WORKS）の通知内のリンクをクリックし、freee人事労務の勤怠編集（勤怠カレンダー）画面を開きます。
自身の勤怠実績（労働時間、打刻漏れやエラーがないか等）を確認し、問題がなければ［申請を作成］ボタンから、勤怠締め申請を提出します。操作について詳しくは「勤怠ワークフロー - 申請を行う - 月次勤怠締め申請を行う」のヘルプページをご覧ください。
申請が提出されると、従業員ポータル上のタスクのステータスが「未完了」から「完了」へと自動的に切り替わります。

未完了ステータスとなっているタスクは、30日経過時に自動で完了となります。
申請を提出した時点でタスクのステータスは完了となりますが、その後承認者が申請を差し戻した場合、新たなタスクが従業員ポータル上で作成され、メールやチャットで従業員に通知されます。

項目	説明
提出期限や送信日時を避ける日	「自動依頼ルール」欄で設定した内容をもとに、リマインドの日時を避けるように設定できます。
送付設定日数	締切日を起点に前後15日まで設定が可能です。
送信スケジュール	設定可能なステータスは以下となります。（締切）日前（締切）当日（締切）日後
設定可能時間	通知を行う時間を15分刻みにて設定できます。
上司への送信	本設定にチェックを入れると、リマインドはタスクを依頼された従業員だけでなく、その従業員の上司にも送られます。送信先の選定リマインドが送信される上司は従業員情報の「所属先設定」を参照します。所属先設定の詳細は「部門・役職設定を行う」のヘルプページをご参照ください。従業員情報に上司が設定されていない場合、この設定がオンでも上司にはリマインドは送信されません。複数の部門に所属する従業員の場合、「主務」として登録されている部門の上司にリマインドが送信されます。もし主務が設定されておらず、「兼務」または「指定なし」のみの場合、所属する各部門の上司全員にリマインドが送信されます。

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