プロジェクトの作成フローを検討する – freee ヘルプセンター

本ページでは、工数管理を行うために必要なプロジェクトの作成について、運用の流れや事前に検討しておくべき3つの項目について説明します。

承認ワークフローの利用を検討する

プロジェクトが不明瞭なまま作成され、不適切な工数入力が行われるのを防ぐため、承認ワークフローを利用するかを検討します。ワークフローを利用する場合、「freee工数管理のワークフロー」か「外部のワークフロー（freee会計など）」のいずれかを選択します。

freee工数管理のワークフローを利用する場合：
- プロジェクトの「運用開始設定」を承認制にできます。承認が降りるまで工数入力はできません。
- ただし、プロジェクトの「作成自体」はワークフローを経由せずに可能です。
- 承認者は固定できず、管理者権限またはチームリーダー権限を持つユーザーであれば誰でも承認可能です。
外部ワークフロー（freee会計等）を利用する場合：
- プロジェクトの「作成そのもの」を承認制にしたい場合や、申請ルートを厳密に指定したい場合に適しています。
- この場合、現場のプロジェクトマネージャーには作成権限を付与せず、外部での承認完了後に管理者がプロジェクトを作成する運用となります。

freee工数管理のワークフローは簡易的な仕組みです。承認ルートの固定や作成制限を厳密に行いたい場合は、外部ワークフローの利用を推奨します。

プロジェクトの作成時期は、実務が動き出すタイミングに合わせるのが適切です。

ワークフローを経由する場合、承認までに時間がかかる（リードタイム）ことを考慮する必要があります。工数入力が必要なタイミングに間に合うよう、余裕を持って申請を行う運用ルールを定めてください。

集計を正しく行うために、各項目の入力ルールを明確にします。

項目	入力ルール
基本情報の入力	プロジェクト名などの基本項目を定義します。
タグの設定	「プロジェクトタグ」や「工数タグ」の付与方法を決めます。タグが曖昧だと、後からの分析や集計が正しく行えません。
自動アサインの設定	社内事務や全社会議など、全従業員が工数を入力する可能性があるプロジェクトについては、［自動アサイン設定］のチェックを入れます。

タグの運用ルールは、運用開始前に必ず決定してください。運用途中でルールを変更すると、過去のデータとの整合性が取れなくなる可能性があります。

共通業務（会議、研修、事務など）は「自動アサイン」を活用することで、メンバー追加の手間を省くことができます。