メールの送付予約について

概要

メールの送付予約機能を使うと、あらかじめ指定した日時に請求書などの帳票をメールで自動送付できます。

例えば以下の場合に便利な機能です。

• 土日・祝日や深夜に帳票を作成し、翌営業日の朝に送付したい
• 月末にまとめて作成した請求書を、月初に送付したい
• 取引先の営業時間に合わせて送付したい

注意事項

• 送付予約は「1時間単位」で指定できます。分単位の指定はできません。
• 指定可能な時間帯は7:00〜23:00（JST）です。
  　予約日時はアクセスする国・地域に関わらず 日本時間（JST） で設定されます。
• 予約できる期間は 現在時刻の2時間後〜60日以内 です。
  　例）1月1日15:30に予約する場合、1月1日18:00〜3月2日23:00まで指定可能
• 1事業所あたり有効な予約は100件までです。
• 帳票を編集すると、送付予約は自動的に取り消されます。再度メール送付画面から予約し直してください。
• 帳票を取り消すと、送付予約も取り消されます。
• 送付予約の編集はできません。予約内容を変更したい場合は、一度取り消してから再度予約してください。
• 帳票の送付権限がある場合のみ、送付予約・取消が操作できます。

操作方法

送付予約を設定する

1. 帳票の詳細画面を開きます。
2. 「送付」→「メール送付」をクリックします。
   
3. 「送付日時を指定」を選択し、日付と時間を入力します。
   カレンダーアイコンをクリックすると日付を選択できます。
   デフォルトは当月末日の午前9時が表示されます。
   
4. 画面左下の［確認］ボタンをクリックします。
   
5. 送付内容と予約日時を確認し、［送付予約］ボタンをクリックして予約を完了します。
   
6. 予約が完了すると、帳票詳細画面に送付予約日時が表示されます。
   

送付予約の内容を確認する

1. 帳票の詳細画面を開きます。
2. 帳票情報の上部に「送付予約済み」の表示と予約日時が表示されます。
   
3. 宛先・件名・本文などの詳細は、「予約内容」から確認できます。
   

送付予約を取り消す

1. 帳票の詳細画面を開きます。
2. 送付予約の表示エリアにある「予約取消」ボタンをクリックします。
   
3. 確認ダイアログが表示されるので、「取消」をクリックすると取り消しができます。
   ※ 予約日時を過ぎても送付が完了していない場合も、取り消し操作が可能です。
   

帳票一覧で送付予約の状態を確認する

帳票一覧画面で送付予約の状態を確認できます。

送付予約ステータスが表示されない場合は、表示項目設定から「送付予約ステータス」を追加してください。

表示項目設定の追加手順は以下です。

1. 帳票一覧画面の右上の「表示項目設定」をクリックします。
   
2. 表示項目設定画面で「項目追加」から「送付予約」を選択し、［設定］ボタンをクリックします。
   
3. 送付予約ステータスに「予約済み」と表示されている帳票が送付予約済みです。
   ※ 一覧画面から送付予約の取り消し・編集はできません。詳細画面から操作してください。
   

予約実行後の動作について

• 指定した予約日時以降に、順次メールが送付されます。
  予約日時ちょうどに送付されるとは限りません。
• 送付が完了すると、帳票のステータスが「送付済み」に変わります。
• 送付が正常に完了した場合、通知メールは届きません。
• 送付に失敗した場合は、予約を作成したユーザーに失敗通知メールが届きます。
  ※ 件名：【freee請求書】送付予約の実行失敗のお知らせ

よくある質問

Q. 送付予約をした後に帳票の内容を修正できますか？
A. 帳票を編集すると、送付予約は自動的に取り消されます。修正後に再度メール送付画面から予約し直してください。画面上にも「帳票の内容が更新されたため、送付予約が取り消されました。再度メール送付から送付予約を行ってください。」とアラートが表示されます。

Q. 送付予約の日時を変更したいのですが、どうすればよいですか？
A. 現在、送付予約の日時の編集はできません。一度「取消」してから、改めて希望の日時で予約し直してください。

Q. 一度に複数の帳票を予約送付できますか？
A. 現在、一括での送付予約はできません。帳票ごとに個別に設定してください。

Q. 予約した時刻ぴったりに送付されますか？
A. 指定時刻から1時間以内に送付されますが、時刻ちょうどに送付されるとは限りません。

Q. 予約日時を過ぎてもメールが届かない場合はどうなりますか？
A. 送付に失敗した場合は、予約を作成したユーザーに失敗通知メールが届きます。帳票の詳細画面からも状況を確認できます。

Q. 送付予約の操作ができるのは誰ですか？
A. 各帳票の「送付権限」を持つユーザーが操作できます。権限の詳細は「メンバーが利用できる機能を指定する(権限管理)」をご参照ください。