アドバイザー(税理士や社労士などの士業の方)から依頼された資料提出のタスクに対応するための操作方法です。
通知の受取から依頼内容の確認、資料のアップロード、および提出完了の報告を行うことができます。
また、過去に提出した資料を一覧で確認することも可能です。
目次
通知を受け取る
アドバイザーが資料回収のタスクを公開すると、登録済みの通知先へ自動で通知が送信されます。
通知は以下のチャネルで受け取ることが可能です。
- メール
- Slack(ダイレクトメッセージ)
- LINE WORKS
- Microsoft Teams
- Web 画面上の通知(グロナビ)
Slack、LINE WORKS、Microsoft Teamsへの通知を受け取るには、事前の連携・設定が必要です。
[アカウント管理]→[事業所管理]→[通知設定]メニューから設定を行います。
依頼されたタスクを確認する
アドバイザーから依頼されたタスクは、以下の手順で確認します。
- 受信した通知メールやチャットツール内のリンクをクリックし、タスク画面を開きます。
または、freee画面左下の通知メニューからタスクを直接開くことも可能です。 - タスクの詳細画面で、依頼内容(「タスク名」・「タスク説明」・「提出期限」)を確認します。
- 依頼内容に不明な点がある場合は、事前にアドバイザーへ問い合わせを行った上で、提出する資料を準備します。
資料をアップロードする
準備した資料は、以下の手順でアップロードします。スマートフォンおよびPCのどちらからでも操作が可能です。
- [タスク一覧]メニューをクリックし、対象のタスクを開きます。
- 画面内の[ファイルを選択]ボタンをクリックするか、または画面内の指定エリアへファイルを直接ドラッグ&ドロップして資料を選択します。
複数のファイルをまとめて一度にアップロードすることも可能です。
アップロードされたファイルは、即時にアドバイザー側へ共有されます。
アップロード可能なファイル形式に制限があります。
画像ファイル(JPEG、PNG、GIFなど)のほか、PDF、Excel、CSV、Wordファイルがご利用いただけます。
同一ファイルのアップロード時の重複検知について
すでにアップロードされているファイルと同じファイルをアップロードしようとした場合、システムが重複を検知し、確認ダイアログを表示します。
- ファイルのアップロード操作を行います。
- 重複が検知された場合、アップロード中のファイル名とともに確認ダイアログが表示されます。
- 重複を許容してそのまま提出する場合は、[アップロードする]をクリックします。
- 提出を取りやめる場合は、[やめる]をクリックします。
[やめる]を選択した場合、重複検知された対象ファイルはアップロードされませんが、同時にアップロード操作を行っている他のファイル群のアップロードは継続されます。
タスクのステータス更新と完了報告
タスクの状態は以下のステータスで管理されます。
| ステータス | 説明 |
|---|---|
| 受付中 | 受付開始日が到来し、タスクが公開されている状態です。ファイルのアップロードが可能です。 |
| 完了 |
資料の提出を終え、タスク画面で[完了]ボタンをクリックした状態です。 アドバイザーが確認した結果、再提出が必要な場合は「差し戻し(完了解除)」が行われます。また、クローズされる前であれば、自身で[取り下げ]を選択して提出を再開することも可能です。 |
| クローズ | アドバイザー側で終了操作が行われた状態です。クローズ後は、ファイルの追加アップロードや削除などの操作は一切できなくなります。 |
完了報告の手順
すべての資料のアップロードを終えたら、以下の手順でアドバイザーへ完了報告を行います。
- タスク画面で、アップロードしたすべてのファイルが正しく表示されているか確認します。
- 画面右上の[完了]をクリックします。完了操作を行うと、アドバイザーへ自動で通知が送信されます。
[完了]ボタンをクリックした後でも、アドバイザーがタスクを「クローズ」するまでの間であれば、いつでも操作を取り下げてファイルの追加や再アップロードを行うことができます。
差し戻された場合の対応
提出した資料に不足や不備があるとアドバイザーが判断した場合、タスクが「差し戻し」されます。
差し戻しが行われると通知が届き、タスクのステータスが再び「受付中」に戻ります。
- 差し戻しの通知を受け取ったら、対象のタスク画面を開きます。
- アドバイザーからの指示内容(コメント等)を確認し、不足している資料や修正が必要な資料、または追加で依頼された資料をアップロードします。
- 再アップロードが完了したら、改めて画面右上の[完了]をクリックします。
資料ストレージで過去の提出資料を確認する
タスクへアップロードした資料は、すべて「資料ストレージ」に自動で保管されます。
過去に提出した資料を振り返って確認したい場合は、以下の手順で参照します。
- [資料ストレージ]メニューをクリックします。
- 自身が過去にアップロードしたファイルの一覧を確認します。
- 対象のファイルをクリックしてプレビューを表示し、必要に応じて右上の[...]から[ダウンロード]または[削除]を選択します。
「資料ストレージ」画面から直接ファイルを新規アップロードすることはできません。
資料を新しく提出・保管したい場合は、必ずアドバイザーから依頼されたタスク内からアップロードを行ってください。