資料回収タスクを管理する

概要

本機能では、以下のような資料回収における依頼のやり取りを支援します。

1. 依頼の作成（アドバイザー）
   顧問先へ提出を依頼する資料の内容・期限・宛先などを設定し、タスクを作成します。定期タスク機能を使用すれば、毎月の依頼も自動化できます。
2. システム通知
   タスクが公開日時を迎えると、メールや各種チャットツールで顧問先へ通知が送信されます。
3. 依頼の確認（顧問先）
   通知内のリンクからタスクを開き、スマートフォンやPCから資料をアップロードします。
   すべてのアップロードを終えたら、タスク上で［完了］ボタンを押します。
4. 自動補完・連携
   提出された全ての資料は「資料ストレージ」へ保管します。
   また、領収書・請求書はAIが内容を判断し、会計の「ファイルボックス」へ自動で連携します。
5. 資料の確認（アドバイザー）
   提出された資料をタスク上で確認し、問題がなければタスクをクローズします。
   不備がある場合は［差し戻し（完了解除）］を選択し、顧問先へ再提出を依頼します。

タスクの状況を一覧で確認する

タスクの状況は以下の手順で確認します。

1. ［資料回収］を開きます。
   
2. 各顧問先のタスク状況（確認待ち・未対応・期日超過）を一覧で確認します。
   
3. 検索窓（「顧問先名、管理IDを検索」欄）や［フィルタ］ボタンを使い、対応が必要な顧問先を確認します。
   

タスクを作成する

顧問先への資料回収タスクは、以下の手順で作成します。

1. 顧問先の画面を開き、［タスク作成］をクリックします。
   

2. 依頼の「タスク種別」を「単発」または「定期」から選択します。
   

   種類	説明
   単発	今回限りの依頼を作成します
   定期	繰り返す間隔（月次・3か月ごと・半年など）を指定します。 終了日を設定することで、タスクが継続して作成される期間を限定することも可能です。

3. 「タスク担当者」欄で、宛先とする顧問先の担当者を指定します。（複数名の指定も可能です）

4. 必要項目を設定し［保存］をクリックします。
   各項目の説明は以下の通りです。
   

   種類	項目名	説明
   共通	タスク名	タスクの名称
   共通	タスク説明	タスクの目的や回収したい資料などをテキストで入力できます
   共通	タスク担当者	タスクを依頼・通知する宛先を設定します
   単発	受付期間	タスクの公開開始から終了までの期間を設定します
   定期	間隔	タスクが実行される間隔を1か月単位で指定します。
   定期	受付開始日	タスクが公開される日付を設定します 例）翌月の5日から開始させたい場合は「5」を設定
   定期	受付開始時刻	タスクが公開され、宛先へ通知する時刻を設定できます。
   定期	受付日数	タスクを開始日から何日間受け付けるかを設定します 例）翌月5日を開始日とし、20日を提出期限とする場合は「15日間」を設定
   定期	定期開始日	設定中のタスクをいつから開始するかを設定します 例）翌月の5日から開始とする場合は、翌月の4日までの日付を設定
   定期	定期終了日	設定中のタスクをいつまで継続するかを設定できます 例）年度末までとする場合は、翌年の3月末日を設定

自動通知のタイミングについて

作成されたタスクは、以下のタイミングで自動で宛先に通知します。

• タスクが公開されたとき（新規依頼時）
• 提出期限の3日前の朝9:00（未完了の場合）
• 提出期限の1日前の朝9:00（未完了の場合）
• 提出期限を1日超過した後の朝9:00（未完了の場合）

タスクを修正する

作成済みのタスクのタイトル・説明文・受付期間などは、以下の手順で修正します。

1. タスク一覧から対象のタスクをクリックします。
2. ［（編集アイコン）］をクリックします。
   
3. 各項目の内容を修正し、［保存］をクリックします。
   

タスク上のファイルの種別を変更する

アップロードされたファイルはシステムによって解析され、証憑タイプに対応する書類種別が自動付与されます。

付与された種別が誤っている、または適切でないと判断された場合は、手動で変更することができます。

1. タスク詳細画面を開きます。
2. 対象のファイルに付与された種別判定を確認します。
3. 変更が必要な場合は、任意の種別へ変更します。

タスクを削除する

不要になったタスクは、以下の手順で削除できます。

1. 削除する対象のタスクを開きます。
2. タスクの状態が「受付中」であり、かつ資料が1件もアップロードされていない状態であることを確認します。
3. 画面右上の［（ごみ箱アイコン）］をクリックします。
   
4. 確認画面が表示されたら［削除］をクリックします。
   

進行タスクを確認・管理する

提出された資料を確認・管理する

タスクは進行状況に応じて以下のステータス（状態）で管理されます。

アイコン	ステータス	説明
	予約	受付開始日が未来日付であり、まだ公開されていない状態です。
	受付中	受付開始日が到来し、顧問先へ公開されている状態です。 アドバイザー・顧問先のどちらもファイルをアップロードでき、アップロードされたファイルは即時にタスク上で確認できます。
	期日超過	公開されたタスクの提出期限が過ぎているにもかかわらず、顧問先が［完了］を押していない状態です。
	完了	顧問先が［完了］を押した状態です。アドバイザーが内容を確認後、再提出が必要な場合は、［差し戻し（完了解除）］を選択します。 また、顧問先側から［取り下げ］を行い提出を再開することもできます。
	クローズ	アドバイザーのみ行える終了操作です。 クローズ後はアドバイザー・顧問先のどちらからもタスクへのファイルアップロードができなくなります。

1. タスク一覧から、対象のタスクをクリックします。
   
2. アップロードされたファイルを、画面上の「プレビュー」から確認します。
   
3. 回収した資料に不備や不足がある場合は、タスク詳細画面の［差し戻し（完了解除）］をクリックします。
   タスクが再び「受付中」の状態に戻り、顧問先へ再提出の通知が送信されます。
   
4. すべての資料が揃い確認が終わったら［クローズ］をクリックしてタスクを終了させます。
   期日を過ぎても自動でクローズされることはありません。
   

資料の自動振り分け結果を確認する

顧問先がファイルをアップロードすると、すべてのファイルは「資料ストレージ」へ保管され、AIが内容を自動で判断して適切な場所へ振り分けます。

• タスクにアップロードされた全ての資料：「資料ストレージ」へ保管します。
• 領収書・請求書と判断された資料：タスク上で「freee会計連携」にチェックを入れることで、「ファイルボックス」に自動で連携されます。

AIの振り分けに誤りがある場合の変更手順

AIの自動判定に誤りがある場合（例：請求書が「その他」と判定された場合など）は、以下の手順で手動にて「ファイルボックス」へ連携させることができます。

1. タスク上で対象のファイルをクリックします。
2. ［連携］をクリックします。
3. 連携したファイルが、会計の「ファイルボックス」に正しく表示されることを確認します。
   

タスク上のファイルを削除する

タスクにアップロードされたファイルは、タスクの状態が「受付中」または「完了」の場合に、以下の手順で削除できます。

1. タスク一覧から、対象のタスクをクリックします。
2. 削除したいファイルの「操作」欄にある［（ごみ箱アイコン）］をクリックします。
   
3. 確認のダイアログが表示されるため、内容を確認のうえ［削除］をクリックします。