【新】「入社手続き」の進め方（人事担当者）

操作方法

入社手続きの申請を作成する

1. ［ワーク］メニューから［新規申請］をクリックします。
2. ［入社手続き］を選択します。
3. 確認ダイアログが表示されますので、関連企業がある場合は、企業を選択します。
4. 入社手続き設定が複数ある場合は、種別を選択します。
5. ［作成する］をクリックします。

労働条件を証明する書類をアップロードする

労働条件通知書や雇用契約書などをアップロードします。

1. ［労働条件を証明する書類］セクションを開きます。
2. ［OCRアップロード］または［通常アップロード］を選択します。
   • OCRアップロード：画像から自動的に情報を読み取ります。
   • 通常アップロード：画像のみをアップロードします。
3. ファイルを選択してアップロードします。
   • 画像は2枚までアップロードできます。

基本情報を登録する

入社予定日を入力する

入社日を入力します。

本人情報を入力する

以下の項目を入力します。

• 姓名：姓と名をそれぞれ入力します。
• 姓名（カタカナ）：カタカナで入力します。
• 生年月日：生年月日を入力します。
• 社員番号：社員番号を入力します。
• 学生該当：学生の場合は「はい」を選択します。

就労形態を入力する

以下の項目を入力します。

• 雇用形態：以下から選択します。
  • 正社員
  • 契約社員
  • アルバイト・パート
  • 役員
• 契約種別：「無期」または「有期」を選択します。
  • 「有期」の場合、契約開始日・契約終了日・契約期間・契約更新有無を選択します。
• 勤務・賃金設定：該当する勤務・賃金設定を選択します。
• 締め日支払い日：該当する締め日支払い日を選択します。

社会保険計算に使用する項目を入力する

以下の項目を入力します。

• 1ヶ月の平均所定労働日数：初期値は勤務・賃金設定から自動入力されます。
• 1週間の所定労働時間：初期値は勤務・賃金設定から自動計算されます。

アカウント設定を入力する

1. freee人事労務・ボードの操作有無を選択します。
   • 「操作あり」の場合
     • ログイン方法：メールアドレスまたはログインIDを選択します。
     • メールアドレスの場合：メールアドレスを入力します。
     • ログインIDの場合：ログインIDを入力します。
     • 社用メールアドレスの切り替え有無を選択します（メールアドレスの場合）。
     • freee人事労務の権限：権限を選択します。
     • freeeボードの権限：権限を選択します。
2. ［登録する］をクリックします。

所属を登録する

1. ［所属］セクションを開きます。
2. 以下の項目を入力します。
   • 就任日：就任日を入力します。
   • 部門：該当する部門を選択します。
   • 役職：該当する役職を選択します。
3. 複数の所属を追加する場合は［追加］をクリックします。
4. ［登録する］をクリックします。

勤怠情報を登録する

企業情報の勤怠取り込み方法が「ハーモス勤怠」の場合のみ表示されます。

1. ［勤怠情報］セクションを開きます。
2. 以下の項目を入力します。
   • 勤怠制度：該当する勤怠制度を選択します。
   • 管理監督者：管理監督者の場合は「はい」を選択します。
3. ［登録する］をクリックします。

給与情報を登録する

基本給を入力する

1. ［給与情報］セクションを開きます。
2. 給与支給形態を選択します。
   • 月給
   • 日給
   • 時給
3. 基本給を入力します。
   • 時給の場合：複数の時給を追加できます。
4. 役員報酬を入力します（雇用形態が役員の場合のみ表示）。

固定手当・固定控除・固定残業代を入力する

1. 固定手当を入力します（該当する場合）。
2. 固定控除を入力します（該当する場合）。
3. 固定残業代を入力します（該当する場合）。
   ※月給のみ表示されます。

通勤手当を入力する

通勤手当の有無を選択します。

• 「有」の場合
  • 固定または変動を選択します。
  • 固定の場合：支給予定額を入力します。
  • 変動の場合：1ヶ月あたりの出勤予定日数と1日あたりの予定支給額を入力します。

現物給与・変動報酬を入力する

現物給与・変動報酬（freeeに登録しない給与）の有無を選択します。

• 「有」の場合
  • 現物給与・変動報酬の合計額を入力します。
  • 現物給与・変動報酬の内訳を入力します。

入社月の不就労日数を入力する

月給の場合のみ表示されます（設定で利用しないにしている場合は非表示）。

1. 入社月の不就労日数を入力します。
2. ［登録する］をクリックします。

所得控除情報を登録する

概算の報酬月額を確認する

1. ［所得控除情報］セクションを開きます。
2. 概算の報酬月額が自動表示されます。
   • 計算内訳を確認できます。
3. 社会保険の加入判定が自動表示されます。
   • 判定条件の内訳を確認できます。
4. 雇用保険の加入判定が自動表示されます。
   • 判定条件の内訳を確認できます。

報酬月額調整を入力する

報酬月額調整の有無を選択します。

• 「有」の場合：調整内容を入力します。

健康保険の加入情報を入力する

1. 健康保険の加入・非加入を選択します。
   • 初期値は自動判定結果です。
2. 自動判定結果から変更した場合は、変更理由を入力します。
3. 健康保険の被保険者番号を入力します（ワーク設定で表示にしている＆指定したい場合）。

厚生年金保険の加入情報を入力する

1. 厚生年金保険の加入・非加入を選択します。
   • 初期値は自動判定結果です。
2. 自動判定結果から変更した場合は、変更理由を入力します。
3. 厚生年金保険の整理番号を入力します（ワーク設定で表示にしている＆指定したい場合）。

雇用保険の加入情報を入力する

1. 雇用保険の加入・非加入を選択します。
   • 初期値は自動判定結果です。
2. 自動判定結果から変更した場合は、変更理由を入力します。

住民税特別徴収切替を入力する

1. 住民税特別徴収切替の有無を選択します。

   住民税特別徴収切替を「有」にすると、住民税特別徴収切替ワークフローが自動起票されます。

2. ［登録する］をクリックします。

依頼メッセージを確認・修正する

アカウント設定でログインがメールアドレス方式のときのみ表示されます。入社予定者に送信するメールの内容を確認・修正します。

1. ［依頼メッセージ］セクションを開きます。
2. タイトルと本文が表示されます。
   • 初期設定で設定した依頼メッセージが初期値として表示されます。
3. 必要に応じてタイトルと本文を編集します。
4. ［登録する］をクリックします。

入社予定者に手続きを依頼する

すべての必須項目を登録すると、ステップを完了できます。

1. すべての必須項目が登録されていることを確認します。
2. ［ステップを完了する］をクリックします。
3. 確認ダイアログが表示されますので、［完了する］をクリックします。
4. 入社予定者に招待メールが送信されます。
   • メールアドレスの場合：入力されたメールアドレスに依頼メールが送信されます。
   • ログインIDの場合：freee人事労務の管理者に仮パスワードメールが送信されます。

従業員の入力内容を確認する

従業員が入力を完了すると、オフィスセンターによる確認ステップに進みます。

代理入力する

従業員に代わって入力することもできます。

1. 申請詳細画面を開きます。
2. 従業員ステップの各セクションで［代理入力］をクリックします。
3. 必要な情報を入力します。
4. ［登録する］をクリックします。

社会保険・雇用保険の通知結果を確認する

社労士が届出を完了すると、通知結果を確認できます。

1. 申請詳細画面を開きます。
2. 最終ステップ「社会保険・雇用保険の通知結果の確認」が表示されます。
3. 通知書ファイルを確認します。
   • 事業所用
     • 健康保険の決定通知書
     • 厚生年金保険の決定通知書
     • 雇用保険の確認通知書（事業主通知用）
   • 被保険者通知用
     • 雇用保険の確認通知書（従業員通知用）

4. 必要に応じてファイルをダウンロードします。

   健康保険、厚生年金保険、雇用保険それぞれ非加入の場合は、その旨が表示されます。

5. ［ステップを完了する］をクリックします。
6. 確認ダイアログで［完了する］をクリックします。

入社手続きが完了します。

申請を取り下げる

ステップ完了前であれば、申請を取り下げることができます。

1. 申請詳細画面を開きます。
2. ［取り下げる］をクリックします。
3. 確認ダイアログが表示されますので、［取り下げる］をクリックします。

よくある質問

Q1. 入社日を過去の月に変更できますか？

A1. 入社日を過去月に変更することはできません。未来月への変更は可能です。過去月への変更が必要な場合は、オフィスセンターにご連絡ください。

Q2. 基本情報登録後に雇用形態を変更したら給与情報が消えました

A2. 給与情報登録後に雇用形態を変更すると、給与情報が未登録状態に戻ります。再度給与情報を登録してください。

Q3. ［アップロードして自動入力］ボタンが消えました

A3. 基本情報または給与情報を登録後は、アップロードして自動入力する機能は利用できません。通常アップロードをご利用ください。

Q4. 通勤手当を「あり」から「なし」に変更できません

A4. 従業員が通勤手当手続きのステップ1を完了している場合は削除できません。オフィスセンターにご連絡ください。

Q5. 招待メールの有効期限が切れた場合はどうすればよいですか？

A5. メールアドレスアカウントの招待有効期限が切れた場合、ステップ1に戻りアラートメッセージが表示されます。再度ステップを完了して再招待してください。

Q6. 所得控除情報を登録後に基本情報を修正したら、警告が表示されました

A6. 所得控除情報登録後に特定の項目（契約種別、契約期間、学生、社会保険計算に使用する項目）を修正すると、所得控除に関する事項の登録が解除されますので、再確認・再登録してください。

Q7. 代理入力の権限について教えてください

A7. 人事担当者は従業員ステップ完了まで代理入力できます。オフィスセンターはワーク完了まで代理入力できます。

Q8. 複数の入社手続き設定がある場合、どれを選べばよいですか？

A8. 申請作成時に設定の種別を選択できます。雇用形態や部門ごとに適切な設定を選択してください。不明な場合は、人事責任者に確認してください。

Q9. 自動起票されるワークフローは何ですか？

A9. 以下のワークフローが条件に応じて自動起票されます。

• 通勤手当：給与情報で通勤手当支給を「あり」にした場合
• 振込口座：すべての申請
• 住民税特別徴収切替：所得控除情報で住民税特別徴収切替を「あり」にした場合
• 緊急連絡先：ワーク設定で緊急連絡先を「収集する」にした場合
• 社用メール切り替えワーク：アカウント設定で社用メール切り替えを「はい」にした場合

その他、従業員ステップで扶養親族を「あり」で登録した場合、扶養親族の追加・変更・削除ワークが自動起票されます。