【新】「入社手続き」に関するよくある質問

更新日:

freee人事労務アウトソースは、労務業務をまるごとfreeeに委託できるサービスです。

このページでは、入社手続きの進め方について説明します。

目次

新入社者にはどのような招待メールが送信されますか？

新入社者には、freee人事労務から招待メールが届きます。初回ログイン時にパスワード設定が必要ですので、設定ルールにあわせてご対応ください。

ログイン方法について詳細は「freeeボードとfreee人事労務のログイン方法」のヘルプページをご覧ください。

社用メールアドレスを発行する場合、何が変更になりますか？

社用メールアドレスを発行する場合、入社日以降に、freeeボードへのログインIDが社用メールアドレスに変更されます。

その際、以下のようなメールが入社者の社用メールアドレス宛に送信されます。

件名：【ご案内】freeeアウトソース：ボード　ログインID（メールアドレス）変更のご案内
ログインID変更の案内メール画面のスクリーンショット

なお、社用メールアドレスの登録は、入社手続きの途中で実施する「マイナンバー登録」のワークフローで行います。

※2025年1月23日以降に起票された入社手続きに関しては、「社用メールアドレスの切替」というワークフローで行います。

送信元メールアドレスは、「notification@rakfice.jp」です。

メールが届かない場合、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかもご確認ください。

部門・役職はどのように設定すれば良いですか？

設定を行いたい場合は、所属セクションの［＋追加］ボタンをクリックして、表示される項目より選択してください。

なお、部門・役職の設定は必須ではありません。設定不要の場合は入力せずに進んでください。

また、新入社者が就労する部門・役職が、表示される項目より選択できない場合、部門・役職の新規設定を行いますので、［メッセージ］よりオフィスセンターにご連絡ください。

オフィスセンターへのメッセージについての詳細は、「オフィスセンターとのコミュニケーション方法について」のヘルプページをご覧ください。

有期・無期とは何ですか？

契約種別の有期・無期とは、それぞれ以下の内容となります。

どちらを選択して良いか分からない場合は、労働契約書や労働条件通知書の定めをご確認ください。

  • 有期：事業主と労働者が労働期間（1年間、6カ月間など）の定めのある労働契約を結ぶ契約のこと。
  • 無期：期間に定めを設けない労働契約のこと。

適用する勤務・賃金設定とは何ですか？

「定時」「時給」「フレックス」「8時間勤務」など、表示される選択肢より、新入社者に適用する勤務・賃金設定を選択します。

また、新入社者に適用する勤務・賃金設定が、表示される項目より選択できない場合、「勤務・賃金設定の追加」より新規設定ください。

「勤務・賃金設定の追加」は、「「勤務・賃金設定の追加」の進め方」のヘルプページをご覧ください。

入社月で勤務しない日数とは何ですか？

月途中で入社する場合など、入社月に勤務しない日数がある場合、そちらの日数を入力します。

こちらで記載された日数分、入社初月の給与で支給額からマイナス処理を行います。

勤務しない日数がない場合は「0」と入力します。

マイナス処理は、「勤怠調整F1」という控除名で、以下の計算式で算出した金額を控除します。

  • 控除額＝控除単価 × 所定労働時間 × 控除対象日
  • 控除単価は以下の計算方法で算出されます
    • 【1ヶ月の平均所定労働時間を「自動計算」で設定している場合】
      • 「月給」の場合
        • 控除単価 = ｛基本給＋手当金額（「割増・控除の計算に含める」設定の手当）｝÷ 1ヶ月の平均所定労働日数 ÷ 1日の所定労働時間
      • 「日給」の場合
        • 控除単価 = [日給単価＋｛手当金額（「割増・控除の計算に含める」設定の手当）÷1ヶ月の平均所定労働日数｝]÷1日の所定労働時間数
      • 「時給」の場合
        • 控除単価＝時給単価＋｛手当金額（「割増・控除の計算に含める」設定の手当）÷1ヶ月の平均所定労働日数÷1日の所定労働時間｝
    • 【1ヶ月の平均所定労働時間を「直接入力」で設定している場合】
      • 「月給」の場合
        • 控除単価 = ｛基本給＋手当金額（「割増・控除の計算に含める」設定の手当）｝÷ 1ヶ月の平均所定労働時間
      • 「日給」の場合
        • 控除単価 = [日給単価＋｛手当金額（「割増・控除の計算に含める」設定の手当）÷1ヶ月の平均所定労働日数｝]÷1日の所定労働時間数
      • 「時給」の場合
        • 控除単価＝時給単価＋｛手当金額（「割増・控除の計算に含める」設定の手当）÷ 1ヶ月の平均所定労働時間｝

具体例

ケース① 土日祝休み・末日締めで、15日に入社した場合

  • 入社日：7月15日(金)
  • 締め日：7月31日(日)

上記例の場合、土日祝日はカウントせず、

  • 7月
    • 1日(金),4日(月),5日(火),6日(水),7日(木),8日(金),11日(月),12日(火),13日(水),14日(木)

の10日間が、入社月で勤務しない日数になります。

上記例の状況を図(カレンダー)で表すと次のようになります。
※「入社月で勤務しない日」に該当

【7月のカレンダー】

日

月

火

水

木

金

土
1 ※ 2
3 4 ※ 5 ※ 6 ※ 7 ※ 8 ※ 9
10 11 ※ 12 ※ 13 ※ 14 ※ 15(入社日) 16
17 18(祝日) 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31(締め日)

ケース② 土日祝休み・15日締めで、1日に入社した場合

  • 入社日：8月1日(月)
  • 締め日：7月15日(金)

上記例の場合、土日祝日はカウントせず、

  • 7月
    • 19日(火),20日(水),21日(木),22日(金),25日(月),26日(火),27日(水),28日(木),29日(金)

の9日間が、入社月で勤務しない日数になります。

上記例の状況を図（カレンダー）で表すと次のようになります。
※「入社月で勤務しない日」に該当

【7月のカレンダー】

日 月 火 水 木 金 土
          1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15(前月締め日) 16
17 18(祝日) 19 ※ 20 ※ 21 ※ 22 ※ 23
24 25 ※ 26 ※ 27 ※ 28 ※ 29 ※ 30
31            

【8月のカレンダー】

日 月 火 水 木 金 土
  1(入社日) 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11(祝日) 12 13
14 15(締め日) 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31      

現在の仕様上、固定残業代については日割計算が行われません。恐れ入りますが、以下のいずれかの方法でご対応ください。

  • 固定残業代のみ、日割分を給与計算時に手当・控除データで調整する。
  • 「入社月で勤務しない日数」は0日とし、給与計算時に日割計算分を手当・控除データで調整する。

毎月手当・毎月控除とは何ですか？

こちらで登録する手当・控除は、毎月一定の金額を支給・控除するものとなります。

具体例：

  • 役職手当のように、毎月一定の金額を支給するもの
  • 何らかの積立金のように、毎月一定の金額を控除するもの

毎月金額が変動する手当・控除については、こちらの申請ではなく、給与計算の際に「給与（一回）」という手当として登録するため、こちらでの登録は不要です。

こちらで選択できない手当・控除を設定する場合は、「手当・控除項目の新規作成」より設定ください。

「手当・控除項目の新規作成」は、「「手当・控除項目の新規作成」の進め方」のヘルプページをご覧ください。

基本給と異なる時給はどのように設定すれば良いですか？

たとえば土日など基本時給と異なる時給を設定している場合は、「はい」を選択します。

「はい」を選択した場合は、以下の関連項目について入力してください。

  • 基本給と異なる時給額
  • 基本給と異なる時給で働くおおよその月間日数

3つ以上の時給を設定する場合、入社手続きのワークフローの中で設定することができかねるため、［メッセージ］よりオフィスセンターにご連絡ください。

オフィスセンターへのメッセージについての詳細は、「オフィスセンターとのコミュニケーション方法について」のヘルプページをご覧ください。

税の扶養対象とは何ですか？

税の扶養対象とは、所得税上の被扶養者となるかどうかを選択します。

税の扶養対象となるかどうかは、主に以下のような条件が適用されます。

詳細条件は変更となる可能性もあるため、必ず国税庁のホームページをご参照ください。

配偶者

  • 民法上の規定で配偶者と認められていること（内縁関係の方は該当しません）
  • 扶養者と生計を一にしていること
  • 年間所得が48万円以下（給与のみの場合は、年収103万円以下）であること
  • 青色申告者の事業専従者として、年間一度も給与の支払いを受けていない、または白色申告の専業専従者ではないこと

詳しくは、国税庁のページをご参照ください。

配偶者以外

  • 6親等内の血族と3親等内の姻族
  • 扶養者が年末調整を行った年の12月31日時点で16歳以上であること
  • 扶養者と生計を一にしていること
  • 年間所得が48万円以下（給与のみの場合は、年収103万円以下）であること
  • 白色申告専従者ではなく、青色申告専従者として給与を受け取っていないこと

詳しくは、国税庁のページをご参照ください。

社会保険の扶養対象とは何ですか？

社保の扶養対象とは、社会保険（健康保険）上の被扶養者となるかどうかを選択します。

社保の扶養対象となるかどうかは、主に以下のような条件が適用されます。

詳細条件は変更となる可能性もあるため、必ず全国健康保険協会「被扶養者とは」のページをご参照ください。

条件

  • 被保険者の直系尊族、配偶者（事実上婚姻関係と同様の人を含む）、子、孫、兄弟姉妹で、主として被保険者に生計を維持されている人（同居している必要はない）
  • 被保険者と同一の世帯（同居して家計を共にしている状態）で主として被保険者の収入により生計を維持されている次の人
    • （1）被保険者の三親等以内の親族（上記に該当する人を除く）
    • （2）被保険者の配偶者で、戸籍上婚姻の届出はしていないが事実上婚姻関係と同様の人の父母および子
    • （3）（2）の配偶者が亡くなった後における父母および子
  • 月々の収入が一定額未満であること

雇用保険被保険者番号がわかる画像はどのようなものが必要ですか？

氏名・生年月日・雇用保険被保険者番号（11桁の番号）が一画面で確認できる状態で撮影してください。

例：雇用保険被保険者証、離職票、会社が証明した社会保険資格喪失証明書の撮影画像

（見本）雇用保険被保険者証

氏名・生年月日・雇用保険被保険者番号の3点が一画面で確認できる状態で撮影しアップロードしてください。
見本の雇用保険被保険者証で氏名・生年月日・雇用保険被保険者番号を指し示している画像

※ 雇用保険番号がわからない場合は、社会保険労務士が雇用保険番号を照会するために履歴書を添付していただく必要があります。

基礎年金番号がわかる画像はどのようなものが必要ですか？

氏名・生年月日・基礎年金番号（4桁と6桁、計10桁の番号）が一画面で確認できる状態で撮影してください。

例：年金手帳、ねんきん定期便、国民年金保険料納付書の撮影画像

（見本）年金手帳

氏名・生年月日・基礎年金番号の3点が一画面でわかる状態で撮影しアップロードしてください。
見本の年金手帳で氏名・生年月日・基礎年金番号を指し示している画像

マイナンバーの登録はどのように行えば良いですか？

以下の流れでfreeeボードおよびfreeeマイナンバー管理を操作し、登録を行います。

  1. freeeボード「Step11」の「マイナンバーを登録する手順」で［freeeマイナンバー管理］をクリックします。
    [freeeマイナンバー管理] を指し示しているスクリーンショット
  2. freeeマイナンバー管理という別の画面が開くので、基本情報欄にある新入社者ご自身のマイナンバーの［登録する］をクリックします。
    基本情報欄にあるマイナンバー項目の[登録する]ボタンを指し示しているスクリーンショット
  3. freeeマイナンバー管理の画面では、基本情報（自分の情報）と家族情報が表示されます。
    新入社者がご自身のマイナンバーを登録するときは、基本情報の欄にある［登録する］をクリックして登録を進めてください。
  4. ご自身のマイナンバー登録の画面が開くので、マイナンバー（個人番号）の入力と番号確認書類のアップロードを行った後、［登録する］ボタンをクリックすると完了です。
    マイナンバー登録画面のスクリーンショット
    • 番号確認書類は、以下のいずれかをアップロードしてください。
      • マイナンバーカードのうら面
      • 個人番号決定通知書
    • 番号確認書類をアップロードする際は、「氏名」「生年月日」「マイナンバー」が一画面で確認できる画像をアップロードしてください。

入社手続きを中止したい場合、 どうすればいいですか？

入社手続きを中止する場合、入社手続きの進捗度合いにより、必要な対応が異なります。

まずは［メッセージ］よりオフィスセンターに以下の内容をご連絡ください。

  • 入社手続きを中止する旨
  • 入社手続きを中止する理由
  • 入社手続きの対象者氏名

オフィスセンターへのメッセージについての詳細は、「オフィスセンターとのコミュニケーション方法について」のヘルプページをご覧ください。

二以上事業所勤務を行う従業員には、 どのように対応したら良いですか？

新たに所属する企業がfreeeアウトソースのユーザーであるかどうかで必要な手続きが異なるため、［メッセージ］よりオフィスセンターにご連絡ください 。

オフィスセンターへのメッセージについての詳細は、「オフィスセンターとのコミュニケーション方法について」のヘルプページをご覧ください。

外国籍の新入社者が入社する場合、どうすれば良いですか？

「入社手続き」のワークフロー内で必要な情報が収集できるようになっていますので、通常通り入社手続きを進めてください。

なお、freeeボードは日本語のみ対応しております。

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