文書を一括作成する

更新日:
対象プラン(法人)
 新プラン Standard Advance Enterprise
旧プラン Light Plus Pro Pro Plus
対象プラン(個人)

このページでは、テンプレートとリストを利用して文書を一括作成する方法を説明します。
テンプレートの作成方法は「テンプレートを登録する(PDF)」「テンプレートを登録する(Word)」をご参照ください。

上記動画のリンクはこちら「文書を一括作成する方法」

目次

一括作成でできること

  • 一度に送信できる文書数：1,000通
    ※旧Light Plus/旧Proプランユーザー様は100通まで一度に送信できます。一度に送信できる文書数を1,000通にする場合、別途オプション機能の追加が必要です。
  • パスワード設定（任意）
  • 送信履歴確認

※ マイ印鑑の選択は設定できません。
※ 「ワークフロー承認を必須にする」設定がONの場合、本機能はご利用できかねます。設定がOFFの状態で文書を一括作成ください。
「ワークフロー承認を必須にする」の設定方法は「ワークフロー承認を必須化する」のヘルプページをご参照ください。

操作手順

  1. ［文書を作成］をクリックします。
    文書を作成ボタンを指し示しているスクリーンショット
  2. ［テンプレートを選択］をクリックします。
    文書作成の作成方法を選択画面でテンプレートを選択ボタンを指し示しているスクリーンショット
  3. ［一括作成・送信］をクリックします。
    一括作成・送信ボタンを指し示すスクリーンショット
  4. 文書一括作成の［雛形をダウンロードする］をクリックします。
    雛形をダウンロードするボタンを指し示すスクリーンショット
  5. 雛形を作成します。
    ダウンロードした雛形です。
    文書名・送信先メールアドレス・パスワード・設定した入力項目のタイトルだけが表示されています。
    ダウンロードした雛形のスクリーンショット
    ※ 使用したテンプレートに設定されている入力項目が上から順に、雛型のD列以降に反映されます。
    必須項目となっている箇所を、送信したい文書分データを入力し、保存します。任意項目は空欄でも問題ありません。    ダウンロードした雛形に必要項目を入力したスクリーンショット
    ※ 日付タイプの入力項目は「2020/01/01」や「2020-01-01」の形式で入力ください。
    ※ csv、xlsx形式で保存してください。
    ※ 相手方の人数を2名以上に設定したテンプレートを選択した場合、相手方の人数分だけメールアドレスの入力欄が表示されます。
    ダウンロードした雛形で相手方の人数分だけメールアドレスの入力欄が表示されているスクリーンショット
  6. CSVファイルをアップロードします。
    「ファイルをここにドラッグ＆ドロップ」エリアにファイルをドラッグ&ドロップまたは「ファイルを選択」をクリックし、CSVファイルをアップロードします。
    必要に応じて「保存先フォルダ」「メッセージ」の設定、「有効期限」の変更、有効期限をメール通知する設定を行い、［次へ］をクリックします。
    ※送信先に「@privaterelay.appleid.com」の含まれるメールアドレスを設定してエラーが発生する場合は「Appleでサインインで、「メールを非公開」を選択した際のエラーが表示される場合」をご覧ください。
    ※添付ファイルを設定したテンプレートから一括作成する場合のみ、ファイルを添付した状態での一括作成・送信が可能となります。
    ※利用するテンプレートの、以下設定内容は適用されません。
    • メールの言語
    • 受領者側の電話番号確認を必須にする
    • 本人確認書類の添付を必須にする
    • 受領者による署名依頼の転送
      文書一括作成・送信画面のスクリーンショット
  7. アップロードしたファイルの内容を確認し、問題がなければ［実行開始］をクリックします。
    文書一括作成・送信 予約確認画面のスクリーンショット
  8. 一括作成の予約が実行されます。
    処理開始日時になると随時送信されます。
    予約時のメッセージのスクリーンショット
  9. 一括作成した文書の送信が完了すると完了日時が表示されます。
    文書名のリンクをクリックすると詳細画面に遷移します。
    文書一括作成・送信 進捗状況画面のスクリーンショット
  10. 一括作成した文書の送信が完了すると通知メールも送信されます。
    ［作成結果を確認する］をクリックすると、進捗状況の一覧が確認できる画面に遷移します。
    ※通知メールは文書一括作成・送信したメンバーと、通知メールの連絡先に設定されたメールアドレス宛てに送信されます。
    通知メールの連絡先メールアドレスについては「チーム情報を確認・変更する」をご覧ください。
    メール画面のスクリーンショット

文書一括作成の履歴画面

  1. ［一括作成・送信一覧］をクリックします。
    一括作成・送信一覧を指し示しているスクリーンショット
  2. 一括作成の履歴が表示されます。
    進捗のリンクをクリックすると、一覧画面に遷移します。
    文書一括作成・送信の予約一覧画面のスクリーンショット
  3. 進捗状況の一覧が表示されます。
    一覧表示のスクリーンショット

CSVファイルアップロード時のエラー表示

  • 入力項目の入力ミスがある場合
    アップロードしたCSVファイル内の入力項目欄に不備があった場合に表示されます。
    CSVファイル内の入力項目欄を確認し、再度アップロードください。
    入力項目の入力ミスがある場合のスクリーンショット
  • 不正なメールアドレスに送信する場合
    CSVファイル内の送信先メールアドレス欄に不備があった場合に表示されます。
    CSVファイル内の送信先メールアドレス欄を確認し、再度アップロードください。
    不正なメールアドレスに送信する場合のスクリーンショット

文書一括作成の履歴画面でのエラー表示画面

  • 「文書作成失敗」と表示される場合
    Wordテンプレートからの文書一括作成を行う際、Google Drive連携の状態が正常でない場合に表示されます。
    「Google Drive連携する」を参照し、Google Drive連携を実施済みかご確認ください。
    「文書作成失敗」を指し示すスクリーンショット
  • 「文書送信失敗」と表示される場合
    ワークフロー承認が必須になっている状態で文書一括作成を行うと表示されます。
    「ワークフロー承認を必須化する」を参照し、設定を無効化してから再度文書の一括作成を実施ください。
    「文書送信失敗」を指し示すスクリーンショット

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