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このページでは、経費科目ごとに利用できる部門やユーザーを設定し、経費精算の申請時に選択可能な科目を制御する方法について説明します。
目次
経費科目に利用可能部門・ユーザーを設定する
利用可能部門を設定する
- 「申請の設定」→「経費科目」から経費科目の編集画面を開きます。
- ［利用可能部門］の設定欄で、1つ以上の部門を選択します。
- ［保存］をクリックします。
利用可能部門の選択をすべて解除して保存した場合、未設定状態となります。利用可能ユーザーも未設定の場合に限り、すべての部門が利用対象となります。利用可能ユーザーが設定されている場合は、ユーザー個別の許可のみで利用可否が判定されます。
利用可能ユーザーを設定する
- 「申請の設定」→「経費科目」から経費科目の編集画面を開きます。
- ［利用可能ユーザー］の設定欄で、1人以上のユーザーを選択します。
- ［保存］をクリックします。
利用可能ユーザーの選択をすべて解除して保存した場合、未設定状態となります。利用可能部門も未設定の場合に限り、すべてのユーザーが利用対象となります。利用可能部門が設定されている場合は、部門の一致のみで利用可否が判定されます。
［利用可能ユーザー］に指定されたユーザーは、部門での利用可否にかかわらず、対象の経費科目を選択できます。
設定を変更・解除する
- 「申請の設定」→「経費科目」から経費科目の編集画面を開きます。
- ［利用可能部門］や［利用可能ユーザー］の設定を変更、または追加・削除します。
- ［保存］をクリックします。
経費科目の設定変更は、変更時点で申請中（未承認）の経費明細には影響を与えません。設定変更の効力は新規申請からのみ適用されます。
申請時の経費科目の選択について
経費科目を選択する
- 「申請の設定」→「経費科目」から経費精算申請の明細入力画面を開きます。
- ［明細部門］を選択します。
- 表示された利用可能な経費科目の一覧から、1つを選択します。
申請者が選択できる経費科目は、「選択した申請部門か明細部門で使える科目」と「申請者本人に許可された科目」の和集合となります。申請者が複数部門に所属する場合は、所属するいずれかの部門で使える科目をすべて選択できます。明細部門が未入力の場合は、申請全体の部門（申請部門）で判定されます。
経費科目選択後に明細部門を変更する
- 経費科目を選択した状態で、［明細部門］を変更します。
- 変更後の部門でも選択済みの経費科目が利用可能と判定された場合、そのまま明細の設定が維持されます。
変更後の部門で経費科目が使用できなくなる場合、「選択中の経費科目は変更後の部門では使用できません」とエラーが表示され、経費科目の入力がクリアされます。一覧から利用可能な経費科目を再度選択してください。
利用可否判定の仕組みと具体例
利用可否判定の仕組み
- 利用可能部門・利用可能ユーザーがともに未設定の経費科目のみ、すべての部門・すべてのユーザーに対して利用可能（全体公開）として扱われます。
- 片方のみが未設定の場合、未設定側は許可判定に影響しません。設定されている側の一致結果のみに基づいて判定されます。
- ユーザー単位の許可は部門単位の制限を上書きします。部門で使えない経費科目であっても、本人が利用可能ユーザーに含まれていれば選択可能です。
判定の具体例
【例】経費科目の設定による表示の違い
- 科目1（会議費）：利用可能部門［未設定］、利用可能ユーザー［未設定］
- 科目2（旅費交通費）：利用可能部門［営業本部］、利用可能ユーザー［未設定］
- 科目3（出張手当）：利用可能部門［営業本部］、利用可能ユーザー［特定のユーザーA］
- 科目4（特別接待費）：利用可能部門［未設定］、利用可能ユーザー［特定のユーザーA］
明細部門・申請部門ともに未入力の場合
ユーザーAは、科目1、科目3、科目4を選択できます。ユーザーA以外の人は、科目1のみ選択できます。
申請部門に「営業本部」が入力されている場合（明細部門は未入力）
ユーザーAは、すべての科目（1、2、3、4）を選択できます。ユーザーA以外の人は、科目1、科目2、科目3を選択できます。