ファイルボックスのファイルをフォルダで整理する

フォルダ機能の概要

ファイルボックスにアップロードしたファイルを、部署別・店舗別・書類別などの目的に合わせてフォルダに分けて保管できます。フォルダはファイルボックス直下に作成でき、フォルダの中にさらにフォルダを作成することもできます。

フォルダに入っていないファイルは「未分類」として扱われます。

【例】複数の店舗を運営している場合、店舗ごとにフォルダを作成し、各店舗の担当者がアップロード時に自分の店舗のフォルダを指定することで、経理担当者は店舗単位でまとめて証憑を確認できます。

フォルダの構造と制限

フォルダ機能に必要な権限

フォルダに関する操作には、権限管理の「ファイルボックス」内にある「フォルダ」の権限が必要です。権限は「参照」と「操作」の2種類です。

管理者および一般（経理）の権限セットでは、「参照」「操作」がどちらも有効になっています。それ以外の権限セットでは、どちらも無効です。

フォルダごとに閲覧できるユーザーを指定する機能はありません。「参照」の権限があるユーザーには、事業所内のすべてのフォルダ構造が表示されます。

ファイルのアップロードには、フォルダの「参照」に加えてファイルボックスのファイルの登録権限が必要です。ファイルの移動には、フォルダの「参照」に加えてファイルボックスのファイルの作成権限が必要です。

フォルダの「参照」の権限がない場合、フォルダに関する画面や導線は表示されません。

フォルダを設定する

フォルダの作成・名前の変更・削除は、「フォルダ設定」画面で行います。

フォルダを作成する

1. 画面上部の事業所名から［事業所情報］をクリックします。
   
2. 事業所の設定ページの［詳細設定］をクリックします。
   
3. ファイルボックス設定セクションの［フォルダの設定］をクリックします。
   
4. ファイルボックス直下に作成する場合はTOPフォルダの［追加］をクリックします。フォルダの中に作成する場合は、作成したいフォルダの行の［追加］をクリックします。
   
5. 「フォルダ名」を入力します。
   
6. ［追加］をクリックします。
   ※ ファイルボックスの一覧画面からは、［フォルダ設定］メニューからも同じ画面を開けます。

フォルダ名を変更する

1. 画面上部の事業所名から［事業所情報］をクリックします。
2. 事業所の設定ページの［詳細設定］をクリックします。
3. ファイルボックス設定セクションの［フォルダの設定］をクリックします。
4. 名前を変更したいフォルダをクリックします。
5. 「フォルダ名」を入力します。
6. ［保存］をクリックします。
   ※ フォルダの階層（親フォルダ）は変更できません。
   

フォルダを削除する

1. 画面上部の事業所名から［事業所情報］をクリックします。
2. 事業所の設定ページの［詳細設定］をクリックします。
3. ファイルボックス設定セクションの［フォルダの設定］をクリックします。
4. 削除したいフォルダをクリックします。
5. ［三点リーダ］アイコンをクリックします。
6. ［削除］をクリックします。
   

ファイルをフォルダに保存する

フォルダを指定してファイルを保存する方法は2つあります。

フォルダを指定しない場合、ファイルは「未分類」に保存されます。

フォルダを開いてアップロードする

1. ［取引入力］→ ファイルボックスの順に開きます。
2. ［フォルダ別］をクリックします。
   
3. 保存先のフォルダをクリックします。
   
4. ファイルをドラッグ＆ドロップするか、［ファイルを選択］をクリックしてファイルを選びます。

アップロード時にフォルダを指定する

1. ［取引入力］→ ファイルボックスの順に開きます。
2. ［フォルダの指定］にチェックを入れます。
3. 表示されたフォルダの選択欄から、保存先のフォルダを選択します。
4. ファイルをドラッグ＆ドロップするか、［ファイルを選択］をクリックしてファイルを選びます。
   ※ 選択欄では、フォルダをツリー状に表示して選択できます。子フォルダを持つフォルダも選択できます。［未分類］を選択した場合は、ファイルボックス直下に保存されます。

フォルダを指定できない場合の保存先

以下の方法でアップロードしたファイルは、すべて「未分類」に保存されます。アップロード後に、フォルダへ移動してご利用ください。

• メール取込
• 領収書データ化
• API経由のアップロード
• モバイルアプリからのアップロード
• 取引の登録・編集画面、支払依頼・承認申請フォームなどからのファイル添付

ファイルのフォルダを変更する

1件ずつ移動する

1. ［取引入力］→ ファイルボックスの順に開きます。
2. 移動したいファイルの［詳細］をクリックします。
   
3. 画面上部のフォルダ名の横にある［移動］をクリックします。
   
4. 移動先のフォルダを選択します。
   
5. ［移動］をクリックします。

まとめて移動する

1. ［取引入力］→ ファイルボックスの順に開きます。
2. 移動したいファイルのチェックボックスにチェックを入れます。
3. ［一括操作］から、指定のフォルダへ移動する操作を選択します。
4. 移動先のフォルダを選択して実行します。

フォルダごとにファイルを確認する

1. ［取引入力］→ ファイルボックスの順に開きます。
2. ［フォルダ別］をクリックします。
3. 画面左側のフォルダツリーから、確認したいフォルダをクリックします。
   ※ 前回開いていたフォルダは、次回ファイルボックスを開いたときに復元されます。開いていたフォルダが削除されている場合は「未分類」が表示されます。

フォルダを絞り込んで探す

［フォルダ別］画面と［フォルダ設定］画面では、［フォルダ名で絞り込み］にキーワードを入力すると、名前が部分的に一致するフォルダが表示されます。

フォルダ内でファイルを絞り込む

［フォルダ別］画面では、［書類別］画面と同じ条件でファイルを絞り込めます。絞り込み条件はフォルダごとに設定できます。

参考：プランを変更した場合の動作

• 対象プランから対象外のプランに変更した場合、フォルダの構造は表示されなくなります。フォルダやファイルのデータは削除されず、ファイルへのアクセスは引き続き可能です。
• 対象外のプランに変更した後にアップロードしたファイルは、すべて「未分類」に保存されます。
• 再び対象プランに変更した場合、変更前のフォルダの構造をそのままご利用いただけます。

参考：既存機能との関係

• フォルダ機能の提供開始前にアップロードされていたファイルは、すべて「未分類」として扱われます。
• 一括更新や取引への連携など、ファイルに対して行う既存の機能は、フォルダをまたいで従来どおりご利用いただけます。
• ファイルを削除すると、そのファイルはフォルダから外れます。
• ファイルを改訂した場合、改訂後のファイルは元のファイルと同じフォルダに保管されます。異なるフォルダにあるファイルどうしでも改訂できます。
• 「無視」にしたファイルは、フォルダに保管したままでも「無視」のラベルが付いた状態で表示されます。