拠点・サービス区分をインポート・エクスポートする

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 社会福祉法人会計オプション

社会福祉法人会計freeeにおいて、CSV形式のファイルを用いて区分（結合拠点区分・拠点区分・結合サービス区分・サービス区分）データをインポート・エクスポートする手順やファイル形式について説明します。
 

目次

区分データのインポート・エクスポートについて

機能の概要と利用ケース

freee社会福祉法人では、4階層の区分構造（結合拠点区分・拠点区分・結合サービス区分・サービス区分）をCSVファイルを用いて一括で新規登録・更新できます。 
また、現在登録されている区分データをCSV形式でエクスポートし、Excelなどで編集した後に再度取り込んで一括更新することも可能です。
 

以下のようなケースで活用できます。

  • 初期導入時・拠点やサービスの増設時： 複数の拠点区分やサービス区分を一括でまとめて登録する場合
  • 期中の設定見直し： 正式名称や表示設定などを表計算ソフト上でまとめて編集し、一括で反映させる場合
     

インポート・エクスポートの制限事項と仕様

区分のインポート・エクスポートを利用する際は、以下の制限事項および仕様をご確認ください。
 

  • 4階層構造に対応： 結合拠点区分 → 拠点区分 → 結合サービス区分 → サービス区分の最大4階層構造に対応しています。
  • 更新・新規登録の判定基準： 「事業区分」「区分種別」「所属先」「略称」の4項目がすべて一致する場合に、既存の区分データが上書き更新されます。1つでも一致しない項目がある場合は、新しい区分として新規登録されます。
  • 略称の変更はできません： 略称は既存データを特定するための照合キーとなるため、CSVインポートで略称そのものを変更することはできません。
  • インポートによる削除はできません： CSVインポートによって既存の区分を削除することはできません。不要になった区分の削除は、画面上から手動で行ってください。
  • freee会計との自動連携： サービス区分を新規登録すると、freee会計側にも対応する「部門」および内部取引用の取引先タグが自動で作成・連携されます。すでにfreee会計に存在する部門と同名のサービス区分を登録した場合は、既存の部門に自動的に紐付けられます。
  • サービス区分の略称および正式名称は、freee会計の部門と1対1で対応するため、事業所内で重複して登録することはできません。
  • 既存の区分の「所属先（親区分）」を変更したい場合は、CSVインポートによる上書きでは変更できません。サービス区分画面上から手動で変更してください。
  •  データのインポート、仕訳連携、年度締めなどの別処理が実行中の場合は、インポートを開始できません。

区分データをエクスポートする

  1. ［サービス区分］画面を開きます。
  2. 画面右上の［三点リーダー］→［区分をエクスポート］の順にクリックします。
    区分をエクスポートを指し示すスクリーンショット
  3. エクスポートの開始メッセージが表示されたら、処理が完了するまで待ちます。

  4. ［出力した書類一覧］画面を開きます。

    出力した書類一覧のスクリーンショット

  5. 対象のCSVファイルの［ダウンロード］をクリックします。

区分のインポート・エクスポート権限があるユーザーのみ実行できます。

区分データインポート前の準備をする

ファイルの形式と制限事項

インポートに使用するファイルは、以下の条件を満たしている必要があります。

  • ファイル形式： CSV形式（文字コードはUTF-8）
  • ファイルサイズ： 20MB以内
  • 行数制限： 200行以内

インポートできるCSVファイルの文字コードはUTF-8です。WindowsのExcelでCSVデータを作成・保存する場合は、ファイルの種類で「CSV UTF-8」を選択してください。

CSVファイルの編集ルール・項目一覧

CSVファイル（10列）に設定する項目一覧は以下の通りです。ヘッダー行の項目名・列数・列順は変更せずに作成してください。

項目名（CSVヘッダ） 必須 入力内容・留意点
区分種別 ⚪︎ 「結合拠点区分」「拠点区分」「結合サービス区分」「サービス区分」のいずれかを指定します。「事業区分」を行として記載することはできません。
事業区分 ⚪︎ 「社福」「公益」「収益」のいずれかを指定します。すべての行で入力が必須です。
親区分名（略称） △

所属先となる親区分の略称を指定します。

・結合拠点区分：必ず空欄にします。

・拠点区分：所属する結合拠点区分の略称を入力するか、単独拠点の場合は空欄にします。

・結合サービス区分：所属する拠点区分の略称を入力します。

・サービス区分：所属する拠点区分または結合サービス区分の略称を入力します。
略称 ⚪︎

既存データの照合キーとなる名称です。

・結合拠点区分、拠点区分、結合サービス区分：90文字以内

・サービス区分：30文字以内（freee会計の部門名として連携されます）
正式名称 ⚪︎ 255文字以内で指定します。サービス区分の場合は、会社内で重複しない名称を指定してください。
表示

「TRUE」または「FALSE」で指定します。

・新しく登録する場合：空欄にすると「非表示（FALSE）」として登録されます。

・既存データを更新する場合：空欄にすると「非表示（FALSE）」に変更されます。
就労授産

「TRUE」または「FALSE」で指定します。

・新しく登録する場合：空欄にすると「設定なし（FALSE）」として登録されます。

・既存データを更新する場合：空欄にすると「設定なし（FALSE）」に変更されます。

※サービス区分の就労授産設定は、所属する拠点区分の設定に従います。拠点区分が「設定なし（FALSE）」の場合、その配下にあるサービス区分を「TRUE」にすることはできません。
事業所種別（拠点） △ 拠点区分の行で就労授産を「TRUE」にする場合のみ必須です。「一般」「多機能」「授産」のいずれかを指定します。空欄で更新すると、設定が解除（未設定）されます。拠点区分以外の行では空欄にします。
多機能事業所名（拠点） △ 事業所種別（拠点）が「多機能」の場合のみ、255文字以内で入力が必須です。空欄で更新すると、設定が解除（未設定）されます。
特例適用（拠点）

拠点区分のみ設定可能です。「TRUE」または「FALSE」で指定します。

・新しく登録する場合：空欄にすると「適用なし（FALSE）」として登録されます。

・既存データを更新する場合：空欄にすると「適用なし（FALSE）」に変更されます。
  •  拠点区分の就労授産が「FALSE」または空欄の場合、「事業所種別（拠点）」「多機能事業所名（拠点）」「特例適用（拠点）」に値を設定することはできません。必ず空欄にしてください。
  • すでに登録されている区分の設定を変更したくない項目は、空欄にせず元の値を入力した状態で取り込んでください。空欄のままインポートすると、設定が解除されたり「FALSE」に切り替わったりします。

区分データをインポートする

ファイルの選択とアップロード

  1. ［サービス区分］画面を開きます。
  2. 画面右上の［三点リーダー］→［区分をインポート］の順にクリックします。
  3. ［ファイルを選択］をクリックし、作成したCSVファイルを選択します。 区分のインポート画面のスクリーンショット
  4. ファイルの形式確認が完了すると、自動的にプレビュー画面が表示されます。

区分の編集権限を持つユーザーのみインポートを実行できます。

プレビュー確認とインポートの実行

  1. プレビュー画面で、データの件数やエラーの有無を確認します。

  2. エラーが表示されていないことを確認し、［インポートする］をクリックします。

    インポートするボタンを指し示すスクリーンショット

  3. インポートが開始されます。

プレビュー画面でエラーが1件でも検知された場合、［インポートする］ボタンはクリックできません。エラー内容と該当する行番号を確認し、手元のCSVファイルを修正してから再度アップロードしてください。

区分インポートのトラブルシューティング

プレビュー画面や実行時にエラーが表示された場合は、メッセージ内容に応じて以下の対処を行ってください。

エラーメッセージ・症状 主な原因 対処方法
ファイルの形式が間違っています。CSVファイル(UTF-8形式)をアップロードしてください。 ファイルの拡張子が「.csv」以外であるか、文字コードがUTF-8ではありません。 ファイル形式をCSV（文字コード：UTF-8）に変換して保存し直してからアップロードしてください。
ファイルのデータ上限を超えています。200行以内かつ20MB以下のファイルをアップロードしてください。 ファイルサイズが20MBを超えているか、データ行数が200行を超えています。 ファイルサイズを20MB以内、かつデータ行数を200行以内に収まるように分割してアップロードしてください。
CSVファイルのヘッダー行が正しくありません。正しい項目名や列数になっているか確認してください。 1行目のヘッダーが存在しないか、項目名や列数（10列）が指定フォーマットと一致していません。 指定のフォーマットに沿ってヘッダー行の項目名や列数を修正してください。
区分種別「事業区分」は指定できません。事業区分は各行の「事業区分」列で指定してください。 区分種別の列に「事業区分」と入力された行が存在します。 事業区分は行として登録できません。各行の「事業区分」列に直接指定してください。
所属先「〇〇」が見つかりません。所属先となる区分を同じCSV内に含めるか、既にマスタに存在する略称を指定してください。 親区分として指定した区分の略称が、CSV内または既存の区分一覧に見つかりません（または指定した事業区分が親区分と異なっています）。 親区分となる区分を同じCSV内に含めるか、登録済みの正しい略称を指定してください。また、親区分と同一の事業区分を指定しているか確認してください。
所属先「〇〇」が同一CSV内に複数存在します。名称が一意になるように修正してください。 親区分として指定した略称がCSV内に複数存在するため、どの親区分に所属させるべきか特定できません。 親区分となる区分の略称が重複しないように名称を修正してください。
サービス区分の略称「〇〇」は既に使用されています。 サービス区分の略称が、同一CSV内の他の行またはすでに登録済みのサービス区分と重複しています。 freee会計の部門と1対1で対応するため、会社内で重複しない一意の略称を指定してください。所属先を変更したい場合は、CSVではなく画面上から変更してください。
サービス区分の正式名称「〇〇」は既に使用されています。 サービス区分の正式名称が、同一CSV内の他の行またはすでに登録済みのサービス区分と重複しています。 会社内で重複しない正式名称を指定してください。
拠点区分の就労授産がFALSEの場合、〇〇は空欄で指定してください。 就労授産が「FALSE」または空欄の拠点区分において、事業所種別・多機能事業所名・特例適用のいずれかに値が入力されています。 就労授産がFALSEの拠点区分では、関連する3項目を空欄に修正してください。
略称「〇〇」に該当するfreee会計の部門は利用できません。「使用しない」設定になっていないか、freee会計側で該当部門を確認してから再度お試しください。 freee会計側で同名の部門が「使用しない」設定になっているか、重複して存在しています。 freee会計側で該当部門の設定を確認し、「使用する」設定に変更するか、部門名の重複を整理してください。
freee会計への部門一括登録に失敗しました。… freee会計側でグループ管理により部門作成が制限されているか、部門コードの必須設定が有効になっている、または契約プランの部門登録上限に達しています。 freee会計側の権限や設定、契約プランを確認し、部門が作成できる状態にしてから再度お試しください。

インポート履歴を確認する

  1. ［サービス区分］画面を開きます。

  2. 画面右上の［三点リーダー］→［区分インポート履歴］の順にクリックします。

    区分インポート履歴を指し示すスクリーンショット

  3. 過去に実行したインポート履歴の一覧を確認します。
  • アップロードしたCSVファイルは、インポートを実行した日時から1年間ダウンロードできます。
  • 区分インポートには履歴の削除機能はありません。取り込んだデータを修正したい場合は、内容を修正したCSVファイルを再度インポートして上書き更新してください。

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