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kintoneには、ワークフローの構築に便利な「プロセス管理」というしくみがあります。
2022年6月以降、freee for kintoneではこのプロセスを利用して、マスタ / 機能連携を制御できるようになりました。 本ページでは、kintoneで設定した(プロセスの)ステータスによって、マスタ / 機能連携をする方法などについてご説明します。
目次
kintoneの「プロセス管理」とは
kintoneには、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするための「プロセス管理」のしくみがあり、申請の承認や稟議の決裁をアプリで管理して、ワークフローのように使うことができます。これにより、作業タスク管理やクレーム処理など複数のユーザーで作業するタスクも管理できます。
「プロセス管理」についての詳細は、次の各ページをご覧ください。
- プロセス管理でできること (外部サイト)
- プロセス管理の基本的な使いかた (外部サイト)
本機能でできること
本機能では、kintone側で設定した特定の(プロセス管理で切り替えた)ステータスをきっかけとして、freee会計側にマスタ / 機能連携をすることができます。
普段の業務上、kintone側でワークフローを構築しており、特定のステータスに応じてfreee会計側にデータ連携を要するようなシーンにおいて、便利にご活用いただけます。
【例】kintoneのプロセス管理を利用したfreee会計への連携例
[マスタ連携における利用例 - 取引先を連携する]
※取引先は「取引先」マスタに連携されています。
A社は「取引先」管理において、マスタデータの新規登録・更新時に登録者と確認者の二者間でダブルチェックを行なっています。
今回、kintoneの「取引先」アプリにプロセス管理として「確認前→確認中→確認済み」という一連のステータスを用意し、「確認済み」ステータスとなったレコードのみをfreee会計に連携することにしました。
[機能連携における利用例 - 取引を連携する]
B社は「取引」登録を承認制にしています。
今回、kintoneの「取引」アプリにプロセス管理として「申請前→確認中→承認済み」という一連のステータスを用意し、「承認済み」ステータスとなったレコードのみをfreee会計に連携し、「取引」が生成されるしくみを構築することにしました。
本機能でデータ連携可能な項目
本機能によって、 kintoneからfreee会計へ データ連携可能な項目は次のとおりです。
マスタ連携の対応項目 | 機能連携の対応項目 |
---|---|
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|
(※1)実際の連携先は取引先マスタです。
(※2)「セグメント1」はアドバンスプラン以上(または旧プロフェッショナルプラン以上)、「セグメント2」および「セグメント3」はアドバンスプラン以上(または旧エンタープライズプラン)で対応しています。
大まかな流れ
本機能を利用するための大まかな流れは下表のとおりです。
順番 | ステップ内容 | 操作対象 プロダクト |
ステップ詳細 |
---|---|---|---|
1 |
【事前準備1】 プロセス管理を有効にする |
kintone | 連携対象アプリにて、プロセス管理を有効化します。 |
2 |
【事前準備2】 プロセスによる連携設定を有効にする |
freee for kintone | マスタ / 機能連携の設定画面にて、プロセスによる連携を有効化します。 |
3 | 特定プロセスのデータ連携操作を行う | kintone | kintoneの連携元アプリにて、連携操作を行います。 |
【事前準備1】プロセス管理を有効にする
このステップでは、kintone上で以下2つの操作を行います。
1. プロセス管理を設計する
「 プロセス管理の設計 」(外部サイト)のページを参考に、業務の流れを「ステータス」「作業者」「アクション」の三要素で整理しておきます。
2. 連携元アプリでプロセス管理の設定を行う
「 プロセス管理の基本的な使いかた 」(外部サイト)の内容を参考に、連携元となるアプリにて次の3つの設定を完了させます。
- 「プロセス管理」機能の有効化
- 「ステータス」の設定
- 「プロセス」の設定
【事前準備2】プロセスによる連携設定を有効にする
このステップでは、freee for kintone上で データ連携対象 別に以下の操作を行います。
マスタ連携の設定を行う
- freee for kintoneにログインし、画面上部のメニューから[マスタ連携]をクリックします。
- 「マスタの管理」画面にて、連携設定を行う項目の[設定]ボタンをクリックします。
- 対象となる「kintoneアプリ」の[設定]ボタンをクリックします。
- 「共通設定」タブ内の項目を次のとおり変更し、[保存]ボタンをクリックします。
- プロセス管理を有効にする: [する]を選択します。
-
登録対象のステータス名: 連携のきっかけとなるステータス名を選択します(複数選択可)。
※ あるステータスに切り替わって以降、後工程にわたって連携状態を維持するには、連携のきっかけとなるステータス名以降に存在するステータス名をすべて選択します。
- 他のマスタ連携項目にもプロセスによる連携設定を行う場合は、手順1〜4を繰り返します。
機能連携の設定を行う
- freee for kintoneにログインし、画面上部のメニューから[機能連携]をクリックします。
- 「機能連携の管理」画面にて、連携設定を行う項目の[設定]ボタンをクリックします。
- 対象となる「kintoneアプリ」の[設定]ボタンをクリックします。
- 「共通設定」タブ内の項目を次のとおり変更し、[保存]ボタンをクリックします。
- プロセス管理を有効にする: [する]を選択します。
-
登録対象のステータス名: 連携のきっかけとなるステータス名を選択します(複数選択可)。
※ あるステータスに切り替わって以降、後工程にわたって連携状態を維持するには、連携のきっかけとなるステータス名以降に存在するステータス名をすべて選択します。
- 他の機能連携項目にもプロセスによる連携設定を行う場合は、手順1〜4を繰り返します。
特定プロセスのデータ連携操作を行う
このステップでは、kintone上で以下の操作を行います。
- kintoneにログインし、プロセスによる連携をしたいアプリを開きます。
- 連携対象とするレコードが「 【事前準備2】プロセスによる連携設定を有効にする 」で、連携対象に設定したステータスになっていることを確認します。
- アプリごとの連携操作([freeeへ●●●登録]ボタン(「●●●」にはマスタや機能の名称が入ります)のクリックなど)を行います。
エラーメッセージが表示された場合
kintoneのプロセス管理設定が無効になっていた場合
「kintoneとの連携に失敗しました。 (520) 操作に失敗しました。プロセス管理機能が無効化されています。」というメッセージが表示されることがあります。
このメッセージが表示されるのは、freee for kintone側のプロセス管理設定(「 【事前準備2】プロセスによる連携設定を有効にする 」)が有効になっているものの、kintone側のプロセス管理設定(「 【事前準備1】プロセス管理を有効にする 」)が 無効 になっていることが原因です。
この場合、kintone側のプロセス管理設定を 有効 にし、再度連携操作をお試しください。
連携対象ではないステータスのレコードを連携しようとした場合
freee for kintoneの各画面上で、次のようなエラーメッセージが表示される場合があります。
-
マスタ連携アプリの一覧画面 または 機能連携の一覧画面:
「freee会計に紐づく情報がレコードで見つかりませんでした。(400)」 -
機能連携の詳細画面:
「ステータスが「●●●」ではないため、登録することが出来ません。」(「●●●」にはプロセス連携を行うよう設定したステータス名が入ります)
これらのメッセージが表示されるのは、連携設定を行うよう設定したステータス名 ではない レコードを連携しようとしたことが原因です。
この場合、連携対象レコードのステータス名やプロセス管理設定を確認し、再度連携操作をお試しください。